Eine Kurzzusammenfassung kann jede Art von Bericht begleiten - es ist lediglich eine Zusammenfassung der wichtigen Details, wenn Ihre Zielgruppe nicht den gesamten Bericht selbst lesen möchte. Die Unterschiede liegen in den feineren Details. Sie müssen das Standardformat genau auf Ihr Thema und Ihre Zielgruppe abstimmen. Wenn Ihr Publikum das Militär ist, warnt die Strategic Marketing Group, dass allein die Marine jedes Jahr mehr als 500 Millionen Dokumentenseiten produziert. Dies zu berücksichtigen, sollte Ihre größte Sorge sein, da das Personal auf Ihren Seiten möglicherweise nicht viel Zeit hat.
Organisieren Sie Ihre Informationen
Ihre erste Herausforderung besteht darin, die Informationen in Ihrem Bericht so zu organisieren, dass Sie die wichtigsten Teile in ein viel kürzeres Dokument integrieren können - in Ihre Zusammenfassung. Gehen Sie den gesamten Bericht durch und entfernen Sie die Informationen, die Sie in Ihre Zusammenfassung aufnehmen möchten. Die Reihenfolge der Darstellung sollte der Darstellung in dem Bericht selbst ähneln. Fügen Sie Überschriften in Ihre Zusammenfassung ein, die übereinstimmen oder einfach mit den Abschnitten Ihres Berichts verbunden werden können. Wenn sich Ihr Bericht nicht für Überschriften eignet, können Sie in der Zusammenfassung Notizen machen, wenn Sie ihn schreiben, und den Leser dahin führen, wo er in dem längeren Bericht genauere Informationen finden kann. Sie möchten keine spezifischen Daten in Ihre Zusammenfassung aufnehmen, aber Ihr Leser sollte sie finden können, wenn er mehr wissen möchte.
Zusammenfassung schreiben
Der Zweck einer Zusammenfassung ist es, alle grundlegenden Informationen, die Ihr Leser benötigt, um eine Entscheidung bezüglich des von Ihnen behandelten Problems zu treffen, so schnell wie möglich zu erklären. Strukturieren Sie Ihre Zusammenfassung so, dass die wichtigsten Informationen am Anfang erscheinen. Dazu gehören der Zweck und der Umfang Ihres Berichts sowie möglicherweise auch Ihre Schlussfolgerungen. Möglicherweise möchten Sie Ihr militärisches Publikum nicht bis zum letzten Absatz Ihrer Zusammenfassung erraten. Je nach Inhalt des Berichts können Sie dann die zu implementierenden Verfahren, die von Ihnen durchgeführten Untersuchungen, die Analyse, die Optionen und Ihre endgültige Entscheidung verfolgen. Halten Sie Ihre Absätze kurz, nicht mehr als sieben oder acht Sätze, und widmen Sie sich jeweils einem Abschnitt Ihres Berichts. Bleiben Sie auf drei Seiten, es sei denn, Sie fassen einen technischen Bericht zusammen. In diesem Fall kann Ihre Zusammenfassung bis zu 10 Prozent der Seiten Ihres Berichts ausmachen. Wenn Sie jedoch so lang sind, können Sie zwei separate Zusammenfassungen schreiben. Je länger man sich mit technischen Problemen beschäftigen kann und eine kürzere 3-seitige Zusammenfassung kann einen Überblick über den gesamten Bericht geben. Springen Sie nicht zwischen Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft - dies verlangsamt die Lesbarkeit.
Ansprache eines Militärpublikums
Die Strategic Marketing Group weist darauf hin, dass der Standard-Schreibstil der Armee eine klare Botschaft erfordert, die ein schnelles Lesen fördert. Wenn in Ihrem Bericht jemandem in einem Zweig der Streitkräfte ein Pitch erteilt wird, halten Sie die Sätze Ihrer Zusammenfassung kurz und knapp. Vermeiden Sie es, Meinungen wie "Ich denke, dass dies funktionieren wird, weil X gleich Z ist." Zu vermeiden. Sie können sechs Wörter löschen, indem Sie einfach "X gleich Z" angeben. Dann legen Sie Ihre wichtigsten Fakten dar und korrelieren sie mit Ihren erwarteten Ergebnissen.
Vorsichtsmaßnahmen treffen
Betrachten Sie Ihre Leserschaft, wenn Sie militärische Angelegenheiten besprechen. Wenn Sie Mitglied der Streitkräfte sind und an eine zivile Einheit schreiben, vergewissern Sie sich, dass Sie keine vertraulichen Informationen enthalten, die gegen die Sicherheit verstoßen. Wenn Sie Ihren Vorgesetzten und Ihren Bericht an Ihren Vorgesetzten schreiben, können beide andere Hände durchlaufen, bevor Sie an seinem Schreibtisch ankommen. Stellen Sie also sicher, dass alle Beteiligten das Lesen Ihrer Texte gelesen haben.
