Projektkoordination - manchmal auch als Projektmanagement bezeichnet - erfordert mehrere Fähigkeiten und die Fähigkeit, sich an ein sich veränderndes Umfeld anzupassen. Projektkoordinatoren müssen in der Regel mit einer Reihe von Personen zusammenarbeiten und benötigen die Fähigkeit, Daten und Personen zu organisieren und zu verwalten. Obwohl jedes Projekt unterschiedlich ist, sind einige Tipps für alle Projektkoordinatoren hilfreich.
Entwickeln Sie einen detaillierten Arbeitsplan
Bevor sich eines der Projekträder dreht, sollten Sie einen detaillierten Arbeitsplan erstellen, der jeden Aspekt des Projekts abdeckt. Fügen Sie solche Elemente wie ein Budget, eine Zeitleiste, eine Kontaktliste und bei Bedarf Notfallpläne oder Reaktionsszenarien hinzu. Wenn Sie einen Plan haben, können Sie durch jedes unsichere Gelände geleitet werden, und Sie können auch eine allgemeine Richtung für das Projekt festlegen. Verteilen Sie den Plan an alle relevanten Akteure, sodass sich jedes Projektmitglied auf derselben Seite befindet.
Seien Sie darauf vorbereitet, vom Plan abzuweichen
Ein detaillierter und klarer Plan ist für die Projektkoordination unerlässlich, aber auch die Fähigkeit, zu improvisieren und den Plan nach Bedarf zu ändern. Die besten Projektkoordinatoren folgen einem Plan, solange es funktioniert. Wenn der Plan das Projekt jedoch nicht in Richtung seiner Ziele ausrichtet oder in einem oder mehreren Bereichen Mängel festgestellt werden, ist es an der Zeit, die Pläne zu ändern. Projektkoordinatoren sollten bei der Änderung der Pläne für die Mitwirkung anderer Teammitglieder zur Verfügung stehen, und Änderungen sollten allen relevanten Akteuren mitgeteilt werden.
Kommunikation minimieren
Kommunikation ist für die Projektkoordination unerlässlich - mehrere Akteure aus verschiedenen Sektionen, Organisationen, Städten, Staaten oder sogar Ländern werden häufig zu einem bestimmten Zweck zusammenarbeiten müssen. Dies erfordert normalerweise eine häufige Kommunikation zwischen den Parteien. Dieser Prozess sollte jedoch nicht schwächend werden. Legen Sie eine Mindestanzahl wichtiger Kommunikationsbeauftragter fest und halten Sie die E-Mails auf ein Minimum. Was mehrere E-Mails benötigt, um zu arbeiten, kann oft schnell und einfach durch ein Telefongespräch organisiert werden.
Führungsqualitäten entwickeln
Führungsqualitäten sind weitreichend und die erforderlichen Fähigkeiten variieren von Projekt zu Projekt. Einige Fertigkeiten zeichnen sich jedoch als wesentlich für den Erfolg bei der Projektkoordination aus - Organisation, Intelligenz, Offenheit und sogar Sinn für Humor helfen, eine Atmosphäre zu schaffen, die zum Erfolg beiträgt. Koordinatoren sind nicht perfekt, aber sie können besser oder schlechter sein, und es gibt immer Raum für Verbesserungen. Projektkoordinatoren sollten offen für Rückmeldungen anderer sein und überlegen, wie ihre Führungsfähigkeiten nützlicher und effektiver entwickelt und umgesetzt werden können.
