Microsoft beschreibt den Outlook-Kalender als eine "Kalender- und Zeitplanungskomponente, die vollständig in E-Mail, Kontakte und andere Funktionen integriert ist", mit der der Benutzer Termine und Ereignisse erstellen, Besprechungen organisieren, Gruppenzeitpläne anzeigen und andere Aufgaben ausführen kann. Outlook bietet auch Funktionen zum Erstellen von Notizen, ein Journal- und Web-Browsing und ermöglicht Dritten die Verwaltung von Firmen- und individuellen Kalendern von externen Standorten aus. Outlook kann mit dem PDA oder Smartphone einer Person konfiguriert und synchronisiert werden, um unterwegs Funktionen und Kalender verwalten zu können.
Öffnen Sie Outlook mit einem PC, PDA oder Smartphone. Outlook wird geöffnet, um das Postfach und die E-Mail-Anwendung anzuzeigen. Suchen Sie auf der linken Seite des Bildschirms die Registerkarte Kalender, um auf die Kalenderanwendung zuzugreifen.
Klicken Sie auf die Kalenderregisterkarte, um die persönliche Kalenderanwendung aufzurufen. Der Kalender zeigt häufig den aktuellen Tag der Woche oder Wochenübersicht an und listet alle vorherigen Einträge oder Termine für eine oder mehrere Personen innerhalb des Unternehmens auf.
Suchen Sie den Home-Button oben auf dem Bildschirm und wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Neue Elemente aus. Ein Ereignis unabhängig vom Typ ist ein neuer Artikel, und jedes neue Ereignis muss separat eingegeben werden.
Wählen Sie die Registerkarte ganztägiges Ereignis, wenn das Ereignis den ganzen Tag dauert. Die meisten Ereignisse haben eine Start- und Endzeit. Ein neues Ereignis-Popup-Fenster wird erstellt.
Geben Sie einen Betreff für die Veranstaltung in das Betrefffeld ein. Der Betreff wird in der Zusammenfassungsansicht des Kalenders angezeigt, nachdem das Ereignis erstellt wurde. Ein Ort für die Veranstaltung muss ebenfalls angegeben werden.
Klicken Sie auf das Symbol "Optionen", um den anderen Status des Ereignisses anzuzeigen. Die Statusanzeigen sind farblich gekennzeichnet und umfassen den Status Abwesend, Beschäftigt, Frei oder der Status ist vorläufig.
Wählen Sie die Start- und Endzeit des Ereignisses aus dem Pulldown-Menü aus. Wenn das Ereignis mehrere Tage dauert, geben Sie es mit den Start- und Endzeiten an. Das Ereignis wird über mehrere Tage in der Zusammenfassungsansicht Tag / Woche / Monat des Kalenders angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um das hinzugefügte Ereignis zu speichern und das Browserfenster zu schließen. Das Ereignis sollte in der Zusammenfassungsansicht Tag / Woche / Monat des Kalenders angezeigt werden. Wenn sich der Kalender in einem öffentlichen Ordner befindet, können andere Benutzer das Ereignis anzeigen, sobald es hinzugefügt wird.
Wiederholen Sie die obigen Schritte für jedes Ereignis. Nicht zusammenhängende Ereignisse müssen einzeln zum Kalender hinzugefügt werden. Durch Doppelklicken auf ein Datum in der Kalenderansicht Tag / Woche / Monat wird eine Verknüpfung zum Popup-Fenster des Add-On-Ereignisses geöffnet.
