Um einen Vertragsvorschlag zu verfassen, müssen Sie eine überzeugende Erzählung verfassen, aus der hervorgeht, warum Ihr Unternehmen für die Arbeit einer öffentlichen Agentur oder das von einem privatwirtschaftlichen Unternehmen geforderte Beratungsprojekt am besten geeignet ist. Da die Vorschläge des öffentlichen Sektors am schwierigsten zu schreiben sind und häufig am zeitaufwändigsten sind, ist das Erstellen eines Auftrags für die Arbeit im privaten Sektor ein Kinderspiel, wenn Sie wissen, wie ein erfolgreicher Vertragsvorschlag für die Regierung verfasst wird.
So schreiben Sie ein Vertragsangebot
Durch das Durchsuchen der hilfreichen Angebote für Angebotsschreiber auf einer Online-Jobbörse wird deutlich, dass die Fähigkeiten, die Sie zur Erstellung eines erfolgreichen Vorschlags verwenden, äußerst wertvoll sind. Um gewinnbringende Vertragsvorschläge schreiben zu können, sind jedoch nicht nur gute Schreibfähigkeiten und Beherrschung der englischen Sprache erforderlich. Hervorragend geschriebene Vertragsvorschläge erfordern Teamarbeit und ein klares Verständnis der Dienstleistungen oder Produkte des Unternehmens, der Vertrags- und Akquisitionsprozesse sowie der Preisgestaltung. Das Erstellen eines Vertragsvorschlags kann Wochen und sogar Monate der Planung, Strategie und Forschung in Anspruch nehmen. Das Schreiben von Vertragsvorschlägen ist keine Einzelperson. Viele Organisationen haben "Capture-Teams" als Erweiterung des Geschäftsentwicklungsbereichs des Unternehmens.
Wenn Unternehmen einen Vertragsvorschlag verwenden
Viele Unternehmen, die Dienstleistungen oder Produkte für staatliche Stellen anbieten, verwenden Vertragsvorschläge als Mittel, um im öffentlichen Sektor Geschäfte zu tätigen. Es gibt Verwendungszwecke für Vertragsvorschläge im privaten Sektor, aber die Vorschläge für die Arbeit im privaten Sektor sind oft weniger komplex und strukturiert als Vorschläge für Vertragsbedienstete und Akquisitionsbeamte. Wenn Sie Vertragsvorschläge für Ihre Organisation erstellen möchten, sollten Sie aufgrund der einzigartigen Struktur der Regierungsaufforderungen und der Anforderungen, die mit Behörden des öffentlichen Sektors zu tun haben, mehr über auf Regierung bezogene Vorschläge erfahren. Wenn Sie zum Beispiel einen erfolgreichen Vertragsvorschlag für die Bundesregierung schreiben können, ist es im Vergleich einfach, einen solchen zu schreiben, mit dem Ihr Unternehmen in der Privatwirtschaft gewonnen wird.
Der Akquisitionsprozess
Die US General Services Administration veröffentlicht die Federal Acquisition Regulations (FAR). The FAR ist ein Buch mit über 2.000 Seiten, das alles enthält, was Sie schon immer über Übernahmeverfahren und -regeln der Bundesregierung wissen wollten. Amazon führt das Buch und die Cliffs-Notes-artigen Versionen ebenfalls, aber Sie können es von der Regierungsseite herunterladen und wissen, dass Sie alle aktualisierten Versionen und Änderungen erhalten. Machen Sie sich mit dem FAR vertraut und er wird viele Fragen beantworten, die Sie zum Verfassen eines Vertragsvorschlags haben. Zumindest wissen Sie besser, wie und warum die Regierung so detaillierte Antworten auf ihre Anfragen nach Produkten und Dienstleistungen benötigt.
Der staatliche Akquisitionsprozess beginnt oft mit einer Aufforderung. Eine Aufforderung ist ein der Öffentlichkeit zugängliches Dokument, das Informationen über die Agentur enthält, die die Dienstleistungen oder Produkte benötigt. Die Aufforderung enthält Informationen über die Art der Dienstleistung oder des Produkts und wie die Regierung die Lieferung der Dienstleistung oder des Produkts wünscht. Sie enthält auch die Bedingungen für die Verwaltung der Beziehung zwischen Verkäufer und Agentur. In einer Regierungsaufforderung werden Sie als "Auftragnehmer" oder "Verkäufer" bezeichnet. In einigen Fällen gibt die Regierung ein Request for Information (RFI) aus, das der Veröffentlichung der Aufforderung vorangeht. Zweck eines RFI ist die Ermittlung der Arten von Unternehmen, die in der Lage sind, die von der Regierung gewünschten Dienstleistungen oder Produkte bereitzustellen. Die Beantwortung einer RFI erfordert einige Arbeit, jedoch nicht annähernd die Anstrengung, um auf eine Regierungsaufforderung zu reagieren.
Es gibt verschiedene Arten von Anfragen: Angebotsanforderung (Request for Proposal, RFP), Angebotsanforderung (Request for Quotation, RFQ) und Ausschreibung (ITB). Die Nuancen zwischen diesen Anforderungsarten bestimmen, wie Sie Ihren Vertragsvorschlag strukturieren. Eine RFP erfordert in der Regel, dass Sie die Ideen und Herangehensweise Ihres Unternehmens in einer sehr detaillierten und überzeugenden Art und Weise präsentieren, in der Ihre Fähigkeit aufgezeigt wird, das in der RFP beschriebene Problem zu lösen.
Wenn beispielsweise eine Agentur eine Ausschreibung veröffentlicht, in der die Notwendigkeit von Führungskräftecoachings und Führungsentwicklungsdiensten für Regierungsvertreter genannt wird, sollten Sie in Ihrem Vertragsvorschlag die Führungscoachingleistungen Ihres Unternehmens beschreiben. Fachwissen und Qualifikationen Ihrer Trainer und Berater; Theorien, auf die sich Ihre Trainer in ihren Coaching-Sitzungen verlassen, und den Prozess, den Sie verwenden, um sicherzustellen, dass Regierungsbeamte das Beste aus dem Coaching-Engagement herausholen. Darüber hinaus sollten Sie Einzelheiten zu den Qualitätssicherungsmaßnahmen Ihres Unternehmens sowie Angaben dazu enthalten, wie Sie die Verwaltung des Coaching-Engagements durch regelmäßige Berichterstellung, Protokollierung und Zuteilung von Ressourcen vorschlagen.
Wer schreibt ein Vertragsangebot in einem Unternehmen?
Stellen Sie Ihr Capture-Team zusammen, bevor Sie den Stift zu Papier bringen oder sich an Ihren Computer setzen. Im Allgemeinen schreibt nicht nur eine Person den Vertragsvorschlag. Das Verfassen von Vorschlägen ist eine Teamleistung. Es handelt sich um eine Zusammenarbeit, bei der das Talent und das Fachwissen einer Reihe von Mitarbeitern des Eroberungsteams einbezogen werden. Jede Person im Eroberungsteam hat eine Rolle beim Verfassen von Vorschlägen. Wenn Sie in Ihrem Beispiel bereits ein Executive Coaching-Angebot für Ihr Unternehmen anbieten, sind die Personen, die das Capture-Team wahrscheinlich aufwerten werden, Executive Coaching-Projektmanager, Vertragsadministrator, Antragsteller, ein Buchhalter oder ein Business Officer der Firmenpräsident. Der Präsident wird den Prozess überwachen und den Vertragsvorschlag unterzeichnen, wenn er der Regierung vorgelegt wird. Der Präsident des Unternehmens oder sein Beauftragter ist an der Phase der Angebotserstellung und -einreichung beteiligt, da er befugt ist, verbindliche Dokumente auszustellen.
Während des gesamten Angebotserstellungsprozesses sollte Ihr Erfassungsteam regelmäßig Besprechungen abhalten. Während dieser Besprechungen besprechen Sie Strategie, Herangehensweise, neue Informationen und Fortschritte. Der Eroberungsteamleiter kann ein Experte für Geschäftsentwicklung sein, der für die Logistik beim Zusammenstellen des Vertragsvorschlags verantwortlich ist. Alternativ kann der Anführer jemand sein, den der Firmenpräsident als Anführer ernennt, oder eine erfahrenere Person, die einfach die Verantwortung für die Führung des Teams übernimmt. Durch regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Eroberungsteam wird sichergestellt, dass Ihr Vertragsangebot auf dem richtigen Weg ist und Sie die Frist für die Einreichung Ihres endgültigen Angebots einhalten. Es wird zahlreiche Reviews, Redlinings und Diskussionen über den Vorschlag geben - es ist eine enorme Anstrengung, auch für kleine Verträge.
So gewinnen Sie ein Vertragsangebot
Ihr Ziel ist es, eine Auftragsvergabe zu gewinnen - und nicht einen Vertragsvorschlag. Was zählt, ist der Inhalt und die zwingende Natur des Vorschlags, nicht die Semantik. Der erste Schritt beim Schreiben eines erfolgreichen Vertragsvorschlags besteht darin, die Agentur zu recherchieren, die die Ausschreibung ausgestellt hat. Einige Unternehmen bieten Informationen zu Regierungsbehörden. Jedes Mitglied Ihres Eroberungsteams sollte jedoch alle Informationen zur Agentur beitragen. Wenn Ihr Projektmanager beispielsweise Informationen über die strategische Ausrichtung der Agentur aus früheren Executive Coaching-Aktivitäten hat, könnte dies hilfreich sein, um die Ergebnisse eines Coaching-Engagements mit dieser Agentur zu beschreiben. Wenn Ihr Unternehmensberater die Mittel für den Kongress bei der anfragenden Behörde geprüft hat, ist dies hilfreich, um die Preisgestaltung zu ermitteln, die Ihrem Vertragsvorschlag beiliegt.
Das Schreiben eines erfolgreichen Vertragsvorschlags erfordert einen methodischen und systematischen Ansatz, um auf eine Regierungsaufforderung zu reagieren. Zuerst forschen Sie. Wenn Sie mit der Agentur nicht vertraut sind, informieren Sie sich auf der Website des Unternehmens über Mission, Vision und Kernprinzipien. Beziehen Sie diese Dinge in Ihr Angebot ein und, wenn sie mit der Mission, Vision und den Grundprinzipien Ihres Unternehmens übereinstimmen, umso besser. Zeichnen Sie diese Parallelen auf, so dass das Vorschlagsteam der Regierung die Übereinstimmung mit Ihrem Unternehmen sieht. Dies ist ein wichtiger strategischer Ansatz, um eine gleichgesinnte Verbindung zur Agentur herzustellen.
Studieren Sie die Aufforderung, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, was die Agentur wünscht, und versöhnen Sie sich mit der erforderlichen Zeit und Anstrengung, um auf die Aufforderung zu reagieren. Wenn Sie einen Vorschlag für ein umfangreiches Projekt einreichen, für den Sie absolut keine Leistung oder Erfahrung auf diesem Gebiet haben, müssen Sie entweder diese Aufforderung weiterleiten oder einen außergewöhnlich überzeugenden Vorschlag verfassen, der Ihre Fähigkeiten im Servicebereich umfassend beschreibt Die Regierungsbehörde verlangt. Recherchieren Sie auch im Wettbewerb. Bundesbehörden müssen ihre Bewerbungen auf der Website von Federal Business Opportunities - FedBizOpps (fbo.gov) - veröffentlichen. Unter der Registerkarte "Interessierte Anbieter" in der Anforderungsliste finden Sie eine Liste potenzieller Auftragnehmer und Anbieter. Alle auf dieser Registerkarte aufgeführten Unternehmen können keine Vertragsvorschläge einreichen. Es ist jedoch ein guter Anfang, um zu verstehen, wer Ihre Konkurrenz ist.
Muster für einen Vertragsvorschlag
Ein wichtiger Schritt bei der Einreichung eines erfolgreichen Vertragsvorschlags ist die Bestellung der Komponenten Ihres Angebots. Für viele Geschäftsberichte wird eine Zusammenfassung erst erstellt, nachdem das "Fleisch" des Berichts fertiggestellt ist. Die gleiche Vorgehensweise ist sinnvoll für die Erstellung des Vertragsvorschlagsschreibens. Stellen Sie sich den Vertragsvorschlagsbrief als eine Zusammenfassung vor. Bereiten Sie einen Entwurf einer Erklärung vor, die Sie für alle Ihre Vertragsvorschläge verwenden, speichern Sie jedoch die Verfeinerung für den letzten Schritt schriftlich in Ihrem Vertragsvorschlag.
Die meisten Vertragsvorschläge für die Regierung werden elektronisch übermittelt. Daher ist ein Musterantrag für einen Vertragsvorschlag lediglich eine Übermittlungs-E-Mail, die etwa wie folgt lautet: "ABC Consulting freut sich, die beigefügte Antwort an RFP # 0000 zu senden, die den technischen Ansatz, die Preise und die Lebensläufe von ABC für das Schlüsselpersonal umfasst Getriebe." Der Grund, aus dem Sie eine Empfangsbestätigung wünschen, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie den Nachweis haben, dass Sie das Angebot fristgerecht eingereicht haben. Die Einführung eines erfolgreichen Vertragsvorschlags ist jedoch eher ein Angebotsschreiben als die Übermittlungs-E-Mail.Der erste Abschnitt Ihres Vertragsvorschlags sollte Hintergrundinformationen zu Ihrem Unternehmen und den von Ihrem Unternehmen angebotenen Dienstleistungen enthalten. Geben Sie kurz an, warum Sie ein qualifizierter Auftragnehmer oder Verkäufer sind. Hier eine Beispieleinführung, die als Brief eines Vertragsvorschlags dient:
ABC Consulting (ABC) ist ein wirtschaftlich benachteiligtes kleines Unternehmen (EDWOSB) mit 8 (a), das sich in der Hand von Frauen befindet und die Aufgabe hat, überlegene kundenorientierte Lösungen, Flexibilität und Innovation zu bieten. Wir arbeiten mit unseren Kunden zusammen, um ihre Kernziele zu bewerten und kosteneffiziente, effiziente und ergebnisorientierte Lösungen bereitzustellen. Das ABC-Management-Team verfügt über mehr als 150 Jahre kombinierte Managementerfahrung, die sich auf die einzigartigen Aspekte von Bundesaufträgen konzentriert. Mit unserer kombinierten Erfahrung im Bereich des Rechts- und Programmmanagements bietet ABC Branchenkunden mit praktischer Erfahrung und Wissen unseren Kunden der Bundesregierung an.
ABC hat in den letzten Jahren ein enormes Wachstum erlebt und ein durchschnittliches Wachstum von 25 Prozent pro Jahr erzielt. Unser explosives Wachstum führen wir auf unser uneingeschränktes Bekenntnis zur Qualität zurück. Wir verwenden Best Practices der Branche, um sowohl kleine als auch komplexe Projekte zu verwalten. Zu unseren Qualitätskontrollmethoden gehören Analysen, um 1) Managementstrategien und Programmziele quantifizierbar und messbar zu definieren, 2) Systeme und Verfahren zur Überwachung der Systemleistung anhand bestimmter Ziele zu implementieren und 3) sicherzustellen, dass dem Programmmanagement und den Mitarbeitern Performance-Feedback zur Verbesserung der Planung übermittelt wird und erlernte Lektionen anwenden. Wir erweitern unsere Qualitätsmethodik mit Risikomanagementlösungen, um die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung von Fehlern durch professionelle Risikoabwehrsysteme zu reduzieren.
Unsere Unternehmensinfrastruktur ist darauf ausgelegt, unserer schnell wachsenden Geschäftsbasis qualitativ hochwertige Dienstleistungen bereitzustellen. Unsere Führungskraft fungiert kollektiv als allgemeine Unterstützung für unsere Programmmitarbeiter und nicht als typische „Manager“, die Verfahren, Prozesse oder Unternehmensrichtlinien diktieren. Die Geschäftsführung von ABC ist eine Stiftung, die den Programmmitarbeitern, die unsere Kunden direkt unterstützen, umfassende Unterstützung und Ressourcen bietet. Wir verstehen die Bedürfnisse und Prioritäten unserer Kunden und verwalten unsere Ressourcen, um ihre Ziele zu unterstützen.
Wir werden unsere bisherigen Erfolge, unser Know-how und unsere bewährten Praktiken nutzen, um die Name der Agentur von der Regierung einfügen mit verschiedenen Organisationsentwicklungsinitiativen zu versorgen. Die Organisationsentwicklungsinitiativen, die wir entwickeln, verbessern die Leistung von Einzelpersonen und Teams. Das Ergebnis unserer Initiativen wird das Engagement der Mitarbeiter durch effektive Kommunikation, Zusammenarbeit und Konsensbildung erhöhen. ABC Consulting verfügt über Hintergrundwissen, Schulungen, Qualifikationen und Fachkräfte, um die im Rahmen des Performance Work Statement (PWS) erforderlichen vielfältigen Humankapital-Dienstleistungen erfolgreich zu erbringen.
