Als Unternehmer müssen Sie Ihre Finanzen im Auge behalten und Ihre Steuern pünktlich zahlen. Abhängig von Ihren Präferenzen können Sie Ihre eigene Buchhaltung durchführen, einen Fachmann einstellen oder jemanden in Ihrem Unternehmen bestimmen, der diese Aufgabe erledigt. Egal für welche Option Sie sich entscheiden, nehmen Sie sich die Zeit, sich mit den verschiedenen Buchhaltungssystemen in der Umgebung vertraut zu machen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Unterschiede zwischen Einstiegssystemen und Doppeleinstiegssystemen sowie manuelle und computergestützte Buchhaltungssoftware-Programme genau kennen.
Was ist ein Buchhaltungssystem?
Es gibt verschiedene Arten von Buchhaltungssystemen, und jedes hat unterschiedliche Merkmale. Sie alle haben jedoch ein gemeinsames Ziel: Sie steuern die finanziellen Aktivitäten eines Unternehmens wie Einnahmen, Ausgaben und Verbindlichkeiten. In diesem digitalen Zeitalter verwenden die meisten Buchhalter hochentwickelte Systeme mit überfälligen Zahlungserinnerungen, erweiterten Berichtsfunktionen, automatisierten Datensicherungen, Cloud-basierten Diensten und vielem mehr.
Ohne ein Buchführungssystem ist es schwierig, Ihre Bücher für die monatliche und jährliche Berichterstattung vorzubereiten, Ihre täglichen Ausgaben zu verfolgen und die finanzielle Leistung Ihres Unternehmens zu bewerten. Manuelle Berechnungen sind veraltet und anfällig für menschliches Versagen. Computergestützte Buchhaltungssysteme hingegen sind genau und machen alles viel einfacher. Sie oder Ihr Team sparen Zeit und Geld und vermeiden kostspielige Fehler.
Diese Programme können alle Arten von Abrechnungsinformationen verarbeiten und detaillierte Berichte erstellen. Sie können sie verwenden, um die Löhne und Gehälter zu berechnen, die an die Mitarbeiter gezahlt werden, um Transaktionen zu erfassen, die Bonitätsquoten zu prüfen und Prozessdaten zu erfassen, die sich auf Umsatz, Gehaltsabrechnung, Inventar und andere wichtige Aspekte Ihres Unternehmens beziehen. Einige Buchhaltungssysteme sind für kleine Unternehmen und Freiberufler konzipiert, während andere große Unternehmen, Regierungsbehörden oder bestimmte Branchen ansprechen.
Arten von Buchhaltungssoftware
Die Auswahl eines Buchhaltungssystems hängt von Ihrem Budget, Ihren Präferenzen und der Unternehmensgröße ab. Die vier Haupttypen von Finanz-Softwaresystemen umfassen:
- Single-Entry-Systeme
- Doppeleinstiegssysteme
- Manuelle Buchhaltungssysteme
- Computergestützte Buchhaltungssysteme
Diese können in mehrere andere Kategorien unterteilt werden, z. B. Cloud-Accounting-Software, Custom-Accounting-Software, Enterprise-Resource-Planning-Software, kommerzielle Standardsoftware und vieles mehr. Die neuesten Programme verfügen über Marketing- und Vertriebsautomatisierungsfunktionen, unbegrenzte Rechnungsplanung, Abrechnungsmodule und andere hochmoderne Funktionen. Ihre Anwendung in der Buchhaltung geht über die Verfolgung Ihrer täglichen Finanzgeschäfte hinaus.
Single-Entry-Systeme sind die grundlegendste Option. Wie der Name vermuten lässt, erfassen sie jede Transaktion mit einem einzigen Eintrag im Buchungsjournal. Diese Methode ist einfach zu verwenden und erfordert keine Schulung im Rechnungswesen. Sie spricht kleine Unternehmen mit geringem Aktivitätsvolumen an. Der Nachteil ist, dass es fehleranfällig ist und keine Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Verbindlichkeiten und vieles mehr nachverfolgt.
Heutzutage verwenden die meisten Arten von Finanz-Softwaresystemen, einschließlich derjenigen für kleine Unternehmen, die doppelte Buchführung. Dies bedeutet, dass jede Transaktion mindestens zwei Konten umfasst, was eine genauere Berichterstattung und eine zeitnahe Fehlererkennung ermöglicht.
Manuelle versus rechnergestützte Buchhaltungssysteme
Beide Arten von Buchhaltungssystemen basieren auf den gleichen Grundsätzen. Die manuelle Buchhaltung ist jedoch zeitaufwändig und erfordert mehr Papierarbeit. Diejenigen, die es verwenden, müssen Abschlussberichte erstellen, Test-Salden berechnen, Transaktionen in physischen Registern erfassen und so weiter. Da alles manuell gemacht wird, besteht ein höheres Risiko für menschliche Fehler.
Computergestützte Systeme hingegen erfassen Finanztransaktionen elektronisch und können Ihre Abläufe rationalisieren. Benutzer können Daten in verschiedenen Formaten anzeigen, in der Cloud speichern und unterwegs darauf zugreifen. Beispiele sind FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero und ActivityHD.
Abhängig von Ihrer Nische können Sie sich auch für branchenspezifische Abrechnungssysteme entscheiden, wie Sage 300 Construction und Real Estate, Abila MIP Fund Accounting oder Sage Fixed Assets. Viele Programme sind speziell für Gesundheitseinrichtungen, produzierende Unternehmen, gemeinnützige Organisationen und andere Arten von Organisationen konzipiert.
