Computergestützte Buchhaltungssysteme sind so alltäglich geworden, dass es kaum Sinn macht, sich moderne Alternativen vorzustellen, die ausschließlich auf handgeschriebenen Ledgern und alten Addiermaschinen basieren. Es ist jedoch leicht, übermäßig auf die rechnergestützte Buchhaltung angewiesen zu sein. Bevor Sie sich eingehender mit Technologielösungen beschäftigen, sollten Sie die möglichen Fallstricke berücksichtigen, die es einer Maschine und einem Softwareprogramm ermöglichen, alle Ihre Daten zu speichern und wesentliche numerische Beziehungen zu berechnen.
Qualität der Informationen
Die Qualität der Informationen, die ein computergestütztes Buchhaltungssystem bereitstellt, hängt von der Qualität der von Ihnen eingegebenen Informationen ab. Sie können jeden einzelnen Scheck, jede Quittung und jede Rechnung in QuickBooks eingeben. Wenn Sie Ihren QuickBooks-Kontenplan jedoch nicht so eingerichtet haben, dass er die Feinheiten Ihres Unternehmens genau widerspiegelt, werden Ihre Bemühungen nur unvollständige oder irrelevante Informationen liefern. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise mit mehreren Arten von Konten wie Online-Einzelhändlern, stationären Ladengeschäften und Direktverkäufen an Kunden zusammenarbeitet, sind Ihre Buchhaltungsdaten nur dann von Bedeutung, wenn Sie diese Kategorien separat verfolgen.
Das menschliche Element
Obwohl computergestützte Buchhaltungssysteme Technologien verwenden, um Summen zu berechnen und Informationen zu speichern, müssen diese Daten von Menschen eingegeben werden und diese Menschen müssen geschult werden. Das Schulungspersonal für Softwareprogramme kann teuer sein, und das Wissen muss regelmäßig aktualisiert werden, da sich computergestützte Buchhaltungssysteme manchmal jedes Jahr ändern. Fehler treten in vielen Phasen der Lernkurve auf, und ein Computersystem mit aufeinander aufbauenden Formeln führt wahrscheinlich zu scheinbar einfachen Fehlern, wodurch die Problemursache noch schwieriger zu finden ist.
Technologiekosten
Praktisch jeder Aspekt eines computergestützten Buchhaltungssystems ist kostspielig. Computer sind exponentiell teurer als Papierledger, und die für Ihre Buchhaltungsdaten erforderliche Software verursacht einen zusätzlichen Aufwand, der häufig erneuert oder jährlich aktualisiert werden muss. Möglicherweise müssen Sie auch Geld für Reparaturen aufbringen oder Fachkräfte für Schulungen, kundenspezifische Software oder das Lösen besonders komplexer Missgeschicke einstellen.
Sicherheit und Beständigkeit
Computergestützte Buchhaltungssysteme sind anfällig für Fragen der Cybersicherheit. Cloud-basierte Systeme speichern Ihre Unternehmensdaten aus der Ferne, wo sie gehackt werden können. Ihr System ist möglicherweise mit einem Virus infiziert, der Informationen zerstört oder beschädigt. Computer stürzen auch regelmäßig ab. Wenn Sie also beim Sichern von Dateien nicht besonders sorgfältig sind, verlieren Sie möglicherweise viele Stunden an Arbeit. Während computergestützte Buchhaltungssysteme Informationen organisieren und schnell und effizient Berechnungen durchführen, können sie ein falsches Sicherheitsgefühl erzeugen. Das Fazit ist, dass sie nie in der Lage sind, direktes Wissen über Systeme oder die Kenntnisse über die Details Ihres Betriebs aus erster Hand zu haben.
