Best Practices für das Vertragsmanagement empfehlen regelmäßige Vertrags-Compliance-Audits. Im Gegensatz zu Abschlussprüfungen, die in der Regel jährlich stattfinden, finden Vertragsüberprüfungen jedoch häufiger statt. Beispielsweise umfasst ein Prüfungsplan für Ingenieur- und Fertigungsaufträge häufig monatliche Zahlungsprüfungen sowie vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Prüfungen für längere Projekte. Wenn Sie die Compliance-Prüfungsverfahren vollständig verstehen, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Fehler entdecken, die andernfalls zu verschwenderischen Ausgaben und Kostenüberschreitungen führen könnten.
Prüfungsziele festlegen
Wenn die Überprüfung innerhalb des Vertragslebenszyklus erfolgt, werden die Prüfungsziele festgelegt. Ein Kontrollaudit, das zu einem frühen Zeitpunkt des Vertragslebenszyklus stattfindet, konzentriert sich in der Regel auf die Bewertung der Prozesse und internen Kontrollen des Auftragnehmers. Ziel ist es, die Kommunikation zu verbessern und risikobehaftete Prozesse für Mehrausgaben zu identifizieren und zu rationalisieren. Bei einem Wiederherstellungsaudit - das monatlich oder vor Fälligkeit der endgültigen Vertragszahlung stattfindet - werden Rechnungsabweichungen wie ungültige, überhöhte und doppelte Gebühren geprüft. Ziel ist es, Abrechnungsfehler zu vermeiden und Überzahlungen wiederherzustellen.
Stellen Sie das Audit-Team zusammen
Bei der Entscheidung über Größe und Zusammensetzung des Auditteams sollten Sie die Größe und Komplexität des Vertrags prüfen. Zumindest sollten die Kontroll- und Wiederherstellungsprüfungsteams den Vertragsmanager, einen Vertreter der Buchhaltungsabteilung und einen neutralen Dritten umfassen. Bei großen oder komplexen Verträgen können jedoch zusätzliche Teammitglieder erforderlich sein, die mit dem Vertragsmanagement und den Prüfverfahren vertraut sind. Wenn die Prüfung betrügerische Aktivitäten aufdeckt, muss möglicherweise ein erfahrener Wirtschaftsprüfer oder Betrugsermittler hinzugezogen werden.
Kontrollprüfungsverfahren
Bei einem Kontrollaudit werden hauptsächlich Abrechnungs- und Zahlungsverfahren sowie präventive Kontrollen untersucht. Die Verfahren umfassen eine intensive Prüfung des Vertrags und sowohl der Kontrahenten als auch der Rechnungs- und Zahlungsverfahren für die Erfassung von Zahlungsdaten. Bei der Überprüfung werden angemessene interne Kontrollen wie Aufgabentrennung, Autorisierungssystem und Informationssicherheit angestrebt. Zu den Tests können das Erstellen, Bearbeiten und Bezahlen einer Musterrechnung gehören. Dies kann häufig absichtliche Fehler verursachen, um festzustellen, ob die vorhandenen Kontrollen wirksam sind.
Wiederherstellungsprüfungsverfahren
Monatliche Wiederherstellungsprüfungen stimmen den letzten Auftragskostenbericht des Auftragnehmers mit den in der aktuellen Periode in Rechnung gestellten Beträgen ab. Die Prüfer prüfen zunächst den Auftragskostenbericht und vergleichen ihn mit den Vertragsabrechnungen und Zahlungsbedingungen. Auditoren können aufgrund des Vorhandenseins roter Flaggen nur einige oder viele Beispieltransaktionen für verschiedene Arten von Kosten auswählen, z. B. Arbeits-, Material-, Verwaltungs- und Gemeinkosten. Transaktionstests bestehen in der Regel aus Neuberechnungen und dem Erstellen von Prüfpfaden. Laut KPMG, einem Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Beratungsunternehmen, suchen Prüfer nach Unstimmigkeiten wie erheblichen Überstunden, Kostenumklassifizierungen, Kostenabgrenzungen, ungewöhnlichen oder fehlenden Kostenbeschreibungen, hohen oder ungewöhnlichen Dollarbeträgen, Kosten, die vor Vertragsbeginn entstanden sind, und dem Overhead des Home Office Kosten.
Erstellen Sie einen Folgebericht
Nach der Prüfung erstellt das Team einen Abschlussbericht und legt diesen in der Regel in einem persönlichen Gespräch dem Unternehmer und dem Auftragnehmer vor. Obwohl die Ergebnisse bestimmen, wie viele Informationen der Bericht enthält, liegt der Schwerpunkt auf der Ermittlung, Erklärung und Bereitstellung von Empfehlungen zur Beseitigung von Abweichungen oder ineffizienten Verfahren. Die Prüfer geben auch die Ziele an, erläutern die Vertragsüberprüfung und die Prüfverfahren.
