Der IRS verfügt über ein Informationsprogramm, bei dem Unternehmen bestimmte Informationen zurücksenden müssen. Die verschiedenen 1099-Formulare sind Teil dieses Programms. Unternehmen müssen 1099 für verschiedene Arten von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer, professionelle Dienstleistungserbringer und andere Einzelpersonen und Organisationen ausstellen. Der IRS vergleicht die 1099-Informationen mit der betreffenden Partei, um sicherzustellen, dass die erhaltenen Zahlungen ordnungsgemäß als Einkommen ausgewiesen werden. Für kleine Unternehmen ist es wichtig, die Berichtsanforderungen von 1099 zu erfüllen. Die IRS verhängt strenge Strafen für die Nichteinhaltung.
Berichtsanforderungen
Es gibt zahlreiche 1099 Formulare, die zum Melden verschiedener Transaktionen verwendet werden. Das gebräuchlichste 1099 für ein kleines Unternehmen ist jedoch das Formular 1099-MISC, mit dem verschiedene Einkommenszahlungen an Nichtarbeitnehmer (Vertragsnehmer) gemeldet werden. Dieses 1099-Formular ist dem Auftragnehmer vor dem 31. Januar und dem IRS vor dem 28. Februar des folgenden Jahres zu zahlen. Kopien sollten bei Bedarf auch in Zustände geschickt werden. Das Unternehmen muss außerdem ein Formular 1096 einreichen, das die 1099 MISC-Formularinformationen zusammenfasst. Die Formulare 1096 und 1099 werden gemeinsam als Paket beim IRS abgelegt.
Für jede bezahlte Person sollte ein 1099-MISC-Antrag eingereicht werden: - Zahlungen von 600 USD oder mehr an Vertragsbedienstete, unabhängige Auftragnehmer und / oder Berater, Ärzte, Ärztegesellschaften oder andere Erbringer von Gesundheits- oder medizinischen Dienstleistungen, Einkäufe von Fisch für Wiederverkauf und Ernteversicherungserlöse. - Zahlungen von 10 USD oder mehr für Lizenzgebühren, Ersatzdividenden und steuerfreie Zinsen. -Zahlungen an Anwälte und Besatzungsmitglieder von Fischerbooten in beliebiger Höhe. -Zahlungen in beliebiger Höhe an Personen, die den Regeln für die Einbehaltung von Backups unterliegen. - Verkauf von Konsumgütern im Wert von mindestens 5.000 USD für den Weiterverkauf an einem anderen Ort als einem ständigen Einzelhandel.
Strafen für verspätete Einreichung
Die nach Ablauf der Rückgabefrist eingereichten Formulare 1099 MISC unterliegen den folgenden Sanktionen: - Bei Korrekturen, die innerhalb von 30 Tagen nach dem Anmeldetag vorgenommen werden, beträgt die Strafe 15 USD pro 1099 USD, für kleine Unternehmen ein jährliches Maximum von 25 000 USD. -Für Korrekturen, die zwischen dem 1. April und dem 1. August des Kalenderjahres, in dem die 1099 fällig waren, vorgenommen wurden, beläuft sich die Strafe auf 30 USD pro 1099, wobei der jährliche Höchstbetrag für kleine Unternehmen bei 50 000 USD liegt. -Für Korrekturen nach dem 1. August des Jahres, in dem die 1099 fällig sind, beträgt die Strafe 50 USD pro 1099 USD, mit einem jährlichen Höchstbetrag von 100 000 USD für kleine Unternehmen.
Mitarbeiter versus unabhängiger Auftragnehmer
Für kleine Unternehmen ist es oft schwierig, festzustellen, ob ein Arbeitnehmer ein Angestellter oder ein unabhängiger Auftragnehmer ist. Als allgemeine Regel gilt laut IRS "ein Arbeitnehmer" als unabhängiger Auftragnehmer, wenn er oder sie zum Zwecke der Beschreibung der auszuführenden Arbeiten der Leitung oder Kontrolle eines anderen unterliegt, nicht jedoch hinsichtlich der Mittel und Methoden welche die Arbeit vollbracht ist."
Die IRS stellt häufig die Einstufung der Beschäftigung in Frage. Die 20 im Einnahmenverfahren 85-18 aufgeführten Schlüsselfaktoren werden vom IRS zur Ermittlung des Arbeiterstatus verwendet. Wenn der IRS die Einstufung eines Arbeitnehmers erfolgreich anficht, würde das kleine Unternehmen für die Quellensteuer verantwortlich sein und Geldbußen und Geldstrafen dafür zahlen, dass die fälligen Steuern nicht einbehalten und nicht bezahlt werden.
Gesetzliche Mitarbeiter
Einige Arbeitnehmer werden automatisch als Arbeitnehmer eingestuft. Das Unternehmen muss zunächst feststellen, ob der Arbeitnehmer ein „gesetzlicher Arbeitnehmer“ oder ein „gesetzlich unabhängiger Auftragnehmer“ ist. Wenn der Arbeitnehmer keiner dieser Kategorien unterliegt, muss das Unternehmen den Status des Arbeitnehmers unter dem 20 Faktor-Test.
Fazit
Die Nichteinhaltung der 1099 Berichtsanforderungen kann für kleine Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Wenn Zweifel an der Fähigkeit des Unternehmens bestehen, die 1099-Berichterstattungsanforderungen zu handhaben, sollte externe professionelle Hilfe in Anspruch genommen werden.
