Sie wären nicht der erste Unternehmer, der überlegt, wie er mit einer vertraulichen Faxübertragung am besten umgeht. Wenn Sie es als "vertraulich" bezeichnen, können Sie ungewollt Neugier und einen Eingriff in die Privatsphäre von Personen einladen. Überspringen Sie es und die Konsequenzen könnten noch schlimmer sein. Beheben Sie beide Aspekte, indem Sie Ihr Fax auf dem Faxdeckblatt als "vertraulich" kennzeichnen. Setzen Sie dann ein paar Zähne in die Warnung vor Augenabschürfungen ein, indem Sie eine vertrauliche Fußzeilenachricht am unteren Rand des Blattes schreiben.
Erstellen Sie in Ihrem Textverarbeitungsprogramm ein neues Dokument mit 1-Zoll-Rändern. Fügen Sie ggf. Ihr Unternehmenslogo oben auf der Seite ein.
Zentrieren Sie das Wort "Vertraulich" in Fettdruck oben auf der Seite. Schreibe die Buchstaben groß. Platzieren Sie unter und zentriert die Wörter "Fax", "Faxdeckblatt" oder "Faxübertragung" zur schnellen Erkennung.
Schreiben Sie auf der linken Seite des Deckblatts „Datum:“, „Zeit:“ und „Anzahl der Seiten einschließlich Deckblatt:“. Geben Sie zweimal ein Leerzeichen ein und schreiben Sie in getrennten Zeilen "Adressat:", "Faxnummer" und "Telefonnummer:". Lassen Sie zweimal wieder Platz und schreiben Sie: "Absender", "Faxnummer" und "Telefonnummer:" in separaten Zeilen. Das Einbeziehen von Fax- und Telefonnummern ist eine intelligente Methode, um Ihre Basisstationen abzudecken, insbesondere wenn das Fax verloren geht, verlegt wird oder nie ankommt. Wenn eine Nummer falsch ist oder zwei Nummern transponiert sind, können Sie den Fehler bei zukünftigen Faxübertragungen korrigieren.
Personalisieren Sie Ihr Faxdeckblatt mit einem Abschnitt, der Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Wenn Sie beispielsweise regelmäßig Faxe an dieselbe Person oder Abteilung senden, können Sie eine Box mit der Überschrift „Routing information“ oder „Next steps“ erstellen. Oder halten Sie Ihre Optionen offen, indem Sie einen Abschnitt „Kommentare“ erstellen, den Sie übergeben können - Schreiben Sie eine Notiz oder Anweisungen wie "Bitte rufen Sie mich sofort an, um den Erhalt dieses Faxes zu bestätigen."
Schreiben Sie eine Fußzeilennachricht unten im Faxdeckblatt. Ähnlich wie bei einer vertraulichen Warnung, die Sie in einigen E-Mails sehen, sollte diese Nachricht darauf hinweisen, dass das Fax: vertraulich ist; ist nur für den Empfänger bestimmt; und enthält Informationen, deren "Weitergabe, Vervielfältigung, Verwendung oder Verbreitung" verboten ist. Er sollte außerdem verlangen, dass der Absender über eine fehlerhafte Empfangsbestätigung informiert wird - ein weiterer guter Grund, eine Telefonnummer oben auf einem Faxdeckblatt anzugeben.
