Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, müssen Sie die Möglichkeit haben, Vorräte auf Kredit zu beziehen. Die einzige Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Bestellung zu übermitteln, die angibt, wer den Kauf genehmigt. Ohne eine Bestellung besteht die Gefahr, dass Sie Ihren Cashflow verringern oder Ihre Schulden erhöhen, da Sie mit Bargeld oder Kredit erwerben müssen. Wenn Sie eine Bestellung erstellen, können Sie innerhalb von 90 Tagen bezahlen. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Sie im Geschäft bleiben.
Öffnen Sie ein neues Dokument mit Ihrer bevorzugten Dokumentbearbeitungssoftware. MS Word, MS Excel, Peach Tree Accounting oder Quickbook enthalten die Werkzeuge zum Erstellen einer Bestellung. Wenn Sie eine kostenlose Option wünschen, können Sie in Google Docs das Online-Textverarbeitungsprogramm verwenden. Open Office.org bietet kostenlose Alternativen zu MS Office-Produkten.
Geben Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse in die obere linke Ecke des Dokuments ein. Wenn Sie ein Logo haben, importieren Sie es und positionieren Sie es links von Ihrem Firmennamen und Ihrer Adresse. Fügen Sie in der unteren Zeile unter Ihren Adressinformationen die Umsatzsteuernummer Ihres Einzelhandels hinzu, sodass Sie die Befreiung von der Umsatzsteuer für bestimmte Arten von Geschäftsbedarfsartikeln.
Erstellen Sie einen Platz für die Bestellnummer, indem Sie "Bestellung" eingeben **** ____ "im oberen mittleren Bereich des Dokuments. Wenn Sie Ihre Bestellung zum Kauf von Waren verwenden, weisen Sie in diesem Bereich eine Nummer zu, die in etwa wie" Bestellung 00012 "aussieht. Wenn Sie in Quickbook oder Peach Tree arbeiten, wird die Software angezeigt vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer.
Erstellen Sie in der oberen rechten Ecke des Dokuments einen Abschnitt "Fälligkeitsdatum". Legen Sie die Schriftart für diese Informationen auf 20 oder 22 Punkte fest, damit der Anbieter weiß, wann Sie die Lieferung benötigen.
Erstellen Sie individuelle Spalten für jedes Detail des Produkts, das Sie erwerben möchten. Gemeinsame Spalten enthalten Datum, Menge, Artikelbeschreibung und Produktpreis. Einige Anbieter benötigen jedoch zusätzliche Informationen wie die UPC-Nummer oder die Katalognummer. Erstellen Sie drei "verschiedene" Spalten, um eindeutige Produktkennungen zu ermöglichen.
Erstellen Sie eine Zwischensumme, Steuer und Gesamtsumme unter den Spalten, die den gesamten Einkauf summieren.
Erstellen Sie am unteren Rand der Seite einen Abschnitt "Lieferanweisungen", der Platz für eine Lieferadresse (falls von der Firmenadresse abweichend) sowie spezielle Anweisungen für den Ort, an den der Zusteller die Produkte bringen soll, enthalten soll.
Erstellen Sie eine Signaturzeile für die Unterschrift des berechtigten Zeichners. Sie können die Person dazu veranlassen, jede Bestellung zu unterzeichnen, aber bei vielen Textverarbeitungsprogrammen können Sie eine grafische Signatur importieren und in das Dokument einfügen.
Geben Sie am Ende des Formulars die Einkaufsbedingungen an, wie Annahme der Lieferung, beschädigte Ware, Rechnungsanforderungen und Zahlungsbedingungen.
