Non-Profit-Organisationen müssen ständig nachweisen, woher sie kommen, wo diese Gelder fließen und wie viel Prozent für gemeinnützige Arbeit verwendet werden. Zwar gibt es keine offiziellen Anforderungen für eine Non-Profit-Prüfung, die meisten Organisationen verlangen jedoch eine Prüfung ihrer Satzung. Die jährliche Prüfung ist ein wesentlicher Bestandteil, um das Geschäftsjahr abzuschließen und um zu zeigen, dass die gemeinnützige Organisation das gespendete Geld je nach Auftrag der Organisation ausgegeben hat.
Audit-Definition
Ein Audit prüft und überprüft die Finanzbücher einer Organisation. Audits sind meistens mit IRS und Steuern verbunden, aber gemeinnützige Organisationen führen Audits durch einen ausgebildeten Wirtschaftsprüfer oder Wirtschaftsprüfer durch. Ein Audit prüft die Einlagen mit Schecks und Einzahlungsscheinen, prüft Belege und Kostenerstattungen und stimmt Kontoauszüge ab. Die Prüfung bietet einen Weg für eine gemeinnützige Organisation, um die Transparenz bei den Ausgabemethoden und beim Einsatz von Spenden zu gewährleisten.
Das Team
Der Schatzmeister führt die Bücher aller anderen gemeinnützigen Mitglieder als Mitunterzeichner für Schecks. Einige Firmen verlangen von Finanzsekretären, dass sie alle Einlagen danach kategorisieren, wie die Spenden bestimmt werden, und dann die Gelder einzahlen. Eine dritte Person, der Wirtschaftsprüfer, ist mit der Organisation vertraut, kann jedoch nicht an der Geldverwaltung teilnehmen. Der Abschlussprüfer führt die eigentliche Prüfung durch und verlangt vom Schatzmeister und Finanzsekretär eine Eingabe.
Eingehendes Geld
Bei der Prüfung werden die Verfahren überprüft, um sicherzustellen, dass ein Zwei-Personen-System verwendet wird, um das Bargeld genau zu zählen und es in die korrekten Unterkonten einzuzahlen. Da Geld für bestimmte Zwecke gespendet oder gewährt werden kann, müssen die Gelder bei Erhalt kategorisiert werden.
Ausgaben
Der Abschlussprüfer bestätigt, dass die Ausgaben rechtmäßig sind. Der Auditor verwendet Sitzungsprotokolle und genehmigte Budgets, um zu bestätigen, dass alle ausgegebenen Gelder ordnungsgemäß genehmigt wurden. Der Wirtschaftsprüfer prüft die Spesenbelege, die von jedem bereitgestellt werden, der mit seinem eigenen Geld etwas für ein bestimmtes Budget kauft. Alle Quittungen müssen dem vom Vorstand genehmigten Geld entsprechen. Non-Profit-Organisationen müssen über eine Open-Book-Richtlinie verfügen, sodass jeder die Ausgaben prüfen und Fragen stellen kann. Das Audit zeigt den Geldweg mit Validierung.
Abschluss des Geschäftsjahres
Um die Finanzbücher für das Geschäftsjahr zu schließen, erstellt der Abschlussprüfer anhand der Aufwands- und Aufwandsaufzeichnungen eine jährliche Bilanz mit möglichst vielen Details. Der Abschlussprüfer stimmt die Kontoauszüge ab, um ausstehende Schecks zu ermitteln, und er ermittelt weitere erwartete Mittel, die noch nicht eingetroffen sind. Ein im Geschäftsjahr gewährter, aber nicht finanzierter Zuschuss ist ein Beispiel für Einnahmen, die noch nicht in den Büchern stehen, jedoch Teil des Geschäftsjahres sind.
Steuerprüfung
Natürlich kann der IRS eine gemeinnützige Organisation prüfen, obwohl sie steuerbefreit ist. Bei der Prüfung des IRS wird nach bestimmten Gegenständen gesucht, beispielsweise einem Verhältnis von karitativer Arbeit zu Fundraising-Aktivitäten von 3: 1. Dies bedeutet für jeden Geldbeschaffer, dass eine Organisation mindestens drei Spendenkampagnen gemäß ihrer Satzungsaufgabe durchführen muss.
