Freiwillige sind das Lebensblut einer gemeinnützigen Organisation. Viele gemeinnützige Organisationen haben nicht genügend Personal, um eine Organisation effektiv zu führen. Freiwillige schließen die Lücke. Organisationen, die Richtlinien und Verfahren für ihr Freiwilligenprogramm entwickeln und hervorheben und die Rollen und Verantwortlichkeiten von Freiwilligen definieren, profitieren von den Vorteilen eines erstklassigen Freiwilligenprogramms.
Schreibe eine Einführung. Geben Sie den Namen der Agentur, das Leitbild und die Grundwerte, eine Liste der Mitarbeiter und eine Liste der Vorstandsmitglieder an. Freiwillige helfen nicht nur bei Projekten, sondern sind auch Botschafter Ihrer Organisation. Sie müssen wissen, wie die Agentur arbeitet und welche Personen die Agentur administrativ vertreten. Geben Sie auch Informationen darüber an, wem die Agentur dient, was sie tut, um zu helfen und welche Programme sie unterstützt.
Stellen Sie den Freiwilligen die Agentur im ersten Absatz des Handbuchs vor und begrüßen Sie sie. Freiwillige sind zwar keine bezahlten Mitarbeiter, müssen jedoch vom ersten Tag an mit Respekt behandelt werden. Stellen Sie sicher, dass deren Wert als zentral für die Mission der Organisation anerkannt wird. Schreiben Sie zwei kurze Sätze, um sich bei den Freiwilligen im Voraus für ihren Dienst bei der Agentur zu bedanken und sie wissen zu lassen, wie wichtig sie für die Mission sind.
Erstellen Sie das Handbuch im 8 1/2-Zoll-mal-11-Zoll-Format oder vorzugsweise 6 Zoll-mal-9-Zoll-Format, damit es leicht zu tragen ist und Freiwillige es als Referenz zur Hand haben. Das Handbuch kann auch in einem Ordner mit drei Ringen abgelegt werden, sodass Aktualisierungen problemlos hinzugefügt werden können. Richten Sie Richtlinien und Verfahren Schritt für Schritt in einer einfachen, klaren Sprache ein. Verwenden Sie keine 10-Dollar-Wörter, um Punkte zu machen. Freiwillige kommen aus allen Bildungsbereichen, und die Sprache Ihres Handbuchs sollte auf einem Bildungsniveau sein, das jeder verstehen kann.
Erstellen Sie Stellenbeschreibungen für die Freiwilligenpositionen. Beschreiben Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten, damit die Freiwilligen die Position auswählen können, die ihren Interessen am besten entspricht. Stellenbeschreibungen helfen Ihrer Agentur, Freiwillige mit einer geeigneten Gelegenheit zu kombinieren. Menschen freiwillig aus verschiedenen Gründen, und sie haben unterschiedliche Fähigkeiten. Eine gute Stellenbeschreibung ermöglicht es Freiwilligen, die richtige Gelegenheit für sie und für Ihre Organisation zu wählen. Fügen Sie Beispielkopien von Anmeldeformularen, Anmeldeformularen usw. hinzu. Agenturen verfügen über Datenbank-Tracking für Freiwilligenstunden: Arbeitszeitblätter erleichtern die Nachverfolgung von Stunden.
Beschreiben Sie die Arten der Erst- und Zusatzausbildung, die dem Freiwilligen zur Verfügung stehen. Schreiben Sie Orientierungsdaten auf und erfahren Sie, wie sie ihre Fähigkeiten aktualisieren oder neue lernen können. Entwickeln Sie einen Terminkalender für Schulung und Orientierung. Informieren Sie die Freiwilligen, wenn Sie eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben müssen. Wenn dies der Fall ist, überprüfen Sie die Aussage mit ihnen, beantworten Sie alle Fragen und erklären Sie den Grund für die Erklärung. Lesen Sie das Freiwilligenhandbuch sorgfältig durch und geben Sie den Freiwilligen Zeit, Fragen zu stellen. (Es ist immer schön, bei den freiwilligen Orientierungen einfache Erfrischungen zu sich zu nehmen.)
Beschreiben Sie den Prozess für das Screening von Freiwilligen. Lassen Sie sie wissen, ob sie eine Hintergrundüberprüfung benötigen, ob die von ihnen gewählte Freiwilligenposition spezielle Lizenzen, Risiken, medizinische Freigaben, TB-Tests, Abzeichen usw. hat. Wenn Sie erwarten, für die Agentur zu fahren, erklären Sie, welche Art von Versicherung erforderlich ist, oder ob eine zusätzliche Versicherung erforderlich ist, um als Freiwilliger für Ihre Agentur zu arbeiten.Erklären Sie etwaige Haftungsfragen und haben Sie Unterlassungserklärungen, wenn Sie Freiwilligenpositionen mit hohem Risiko haben. Freiwillige müssen die Risiken bestimmter Freiwilligenangebote kennen. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Verzichtserklärungen einschließen, und erläutern Sie während der Orientierung die Gründe dafür. Geben Sie den Freiwilligen die Möglichkeit, diese Formulare zu unterschreiben. Dieses Verfahren schützt die Agentur bei einem Unfall.
Erläutern Sie, wie sich Freiwillige für Preise qualifizieren. Wenn die Agentur über ein Anerkennungsprogramm verfügt, geben Sie an, wann sie abgehalten wird, wie die Agentur Freiwillige erkennt, ob es sich um eine Galaveranstaltung, ein Mittagessen oder eine besondere Preisverleihung handelt, und die Kleiderordnung der Veranstaltung. Wenn die freiwillige Anerkennungsveranstaltung ein besonderer Anlass für Freiwillige ist, beschreiben Sie sie, damit sie verstehen, dass die Mitarbeiter der Agentur "Freiwillige" für diese Veranstaltung werden und die Freiwilligen zu Gästen werden.
