Während der Mitarbeiter möglicherweise bestrebt ist, seinen Gehaltsscheck schnell ersetzen zu lassen, muss die Personalabrechnung die Ängste des Mitarbeiters mit dem Bedarf des Unternehmens in Einklang bringen, um sicherzustellen, dass die Neuausstellung ordnungsgemäß behandelt wird. Sie müssen dem Mitarbeiter gegenüber einfühlsam sein und sicherstellen, dass der ursprüngliche Scheck noch nicht eingelöst wurde.
Schauen Sie sich die Details des verlorenen Schecks in Ihrem Abrechnungssystem an. Neben dem Namen des Zahlungsempfängers müssen Sie Datum, Anzahl und Höhe des Schecks kennen.
Wenden Sie sich an Ihre Bank, um zu überprüfen, ob der Scheck nicht eingelöst wurde.
Fordern Sie Ihre Bank auf, eine Scheckzahlung zu tätigen. Zahlungsstopp-Anträge werden in der Regel erst 24 Stunden nach ihrer Erteilung wirksam. Die Regeln können jedoch je nach Finanzinstitut variieren. Daher ist es ratsam, mindestens 24 Stunden zu warten, bevor der Scheck ersetzt wird, um sicherzustellen, dass die Zahlung nicht mehr erfolgreich ist.
Warten Sie 24 Stunden und vergewissern Sie sich, dass die Stop-Zahlung erfolgreich war. Wenn es erfolgreich war, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Stellen Sie dem Mitarbeiter eine Ersatzprüfung aus. Sie müssen diesen Prozess über Ihr Abrechnungssystem abschließen, damit die Ersatzprüfung aufgezeichnet wird und auf dem Formular W-2 des Mitarbeiters enthalten ist. Der Ersatzscheck muss die gleichen Einnahmen, Steuern, Abzüge und den Nettolohn haben wie der ursprüngliche Scheck. Wenn Sie die Ersatzprüfung nicht direkt in Ihrem Abrechnungssystem anlegen können, geben Sie die Scheckdetails in das System ein.
Besorgen Sie sich die erforderlichen Unterschriften für die Ersatzprüfung. Stellen Sie sicher, dass Sie die Begleitdokumentation für die Person beifügen, die die Überprüfung zur Überprüfung unterschreibt.
Annullieren Sie den ursprünglichen Scheck in Ihrem Abrechnungssystem. Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Löhne und Steuern im Formular W-2, Jahreslohn und Steuerbescheinigung des Mitarbeiters nicht doppelt gezählt werden, und die Prüfung von Ihrer ausstehenden Checkliste entfernt werden.
Legen Sie dem Mitarbeiter den Ersatzscheck vor.
Tipps
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Fordern Sie die Mitarbeiter auf, eine eidesstattliche Erklärung zu unterzeichnen, in der sie darauf hinweist, dass ihr Gehaltsscheck verloren ist, und damit einverstanden ist, dass sie nicht versuchen wird, den Scheck einzulösen, wenn sie den Scheck findet. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern direkte Einzahlungs- oder Payroll-Debitkarten anbieten können, sollten Sie deren Teilnahme fördern, um die Anzahl der Probleme mit verloren gegangenen Schecks zu verringern. Wenden Sie sich an Ihre Bank, um die Richtlinien für die Zahlungseinstellung zu bestimmen. Wenn die Abbruchzahlung nicht erfolgreich war, benachrichtigen Sie den Mitarbeiter und fordern Sie eine Kopie des stornierten Schecks an, um festzustellen, wer ihn eingelöst hat. Was Sie als Nächstes tun, hängt von den Fakten und Umständen ab, wie der Scheck eingelöst wurde.
Warnung
Bei einigen Scheckeinlösungsdiensten wird ein Scheck eingelöst, auf den eine Zahlung eingestellt ist. Je nach den gesetzlichen Bestimmungen des Staates haften Sie möglicherweise immer noch für die Zahlung dieses Schecks an den Scheckeinzahlungsservice.
