Sicherheitsvorkehrungen werden geschrieben, um Krankheiten und Verletzungen zu vermeiden, und dienen als Hilfsmittel und Leitfaden zum Schutz der Mitarbeiter. Wenn ein Unternehmen über eine Reihe von schriftlichen Sicherheitsverfahren verfügt, müssen die Mitarbeiter nicht raten, ob sie die Maschinen korrekt bedienen oder im Notfall das Protokoll einhalten. Durch schriftliche Sicherheitsanweisungen wissen andere, wie sie Gefahren erkennen und beseitigen können, wie sie sich und andere schützen können und was im Notfall zu tun ist.
Kenne dein Schreibziel. Workforce Safety and Insurance besagt, dass Sie zuerst den Grund oder das Hauptziel für das Schreiben von Sicherheitsverfahren kennen sollten. Mögliche Gründe können die Verringerung der Anzahl der Unfälle, die Bereitstellung schriftlicher Sicherheitsanweisungen, die Verringerung der Schadensersatzansprüche der Arbeitnehmer usw. sein.
Kennen Sie Ihr Publikum und wissen Sie, wer die Sicherheitsverfahren anwendet. Sie müssen wissen, ob Sie Sicherheitsverfahren für die Mitarbeiter eines Unternehmens, für Management, Gewerkschaftsvertreter oder staatliche Regulierungsbehörden verfassen. Sobald Sie diese Details ermittelt haben, können Sie Sicherheitsverfahren auf eine auf das Publikum zugeschnittene Weise erstellen.
Entscheiden Sie sich für ein Sicherheitsverfahren, mit dem Mitarbeiter Sicherheitsinformationen schnell finden können. Workforce Safety and Insurance empfiehlt die Verwendung von 8,5 x 11-Zoll-Papier, das gelocht und in eine Sammelmappe eingelegt werden kann.
Erstellen Sie einen Umriss. Listen Sie die wichtigsten Sicherheitspunkte in einer logischen Reihenfolge auf, damit Sie Ihre Gedanken ordnen können. Laut OSHA führt ein gut organisierter Plan zu angemessenen Maßnahmen und beseitigt Verwirrung, Sachschaden und Verletzungen.
Schreibe eine kurze Einführung. In der Einleitung wird der Zweck des Verfahrens und die für die Durchsetzung verantwortliche Person erläutert.
Schreiben Sie die Verfahrensschritte in Reihenfolge. Schreiben Sie die Schritte des Sicherheitsverfahrens auf eine übersichtliche und prägnante Weise. Verwenden Sie Präsens-Verben, als ob Sie mit einer Person sprechen würden, die zur gleichen Zeit die Prozedur durchführt. Workforce Safety and Insurance empfiehlt Ihnen, Ihre Sätze und Absätze kurz zu halten, Illustrationen mit Beispielen zu verwenden, Fachjargon zu vermeiden und mit einem positiven Tonfall zu schreiben.
Teilen Sie umfassende Sicherheitsverfahren. Wenn Sie ein Sicherheitsverfahren schreiben, das mehr als ein paar Seiten umfasst, z. B. einen Notfall-Evakuierungsplan, teilen Sie den Text in mehrere kürzere Verfahren und Abschnitte auf.
Bearbeiten Sie Ihr Schreiben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechtschreibung und Grammatik korrekt sind und dass Ihre Einführung, die Sicherheitsschritte und die Zusammenfassung übereinstimmen. Verwenden Sie die Hilfe eines Kollegen, um zu testen, was Sie geschrieben haben, um sicherzustellen, dass das Sicherheitsverfahren klar und leicht verständlich ist und keine wichtigen Schritte verpasst.
Tipps
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Schreiben Sie oben auf jeder Seite den Namen des Unternehmens, das Handbuch, den Titel und den Abschnittsnamen (falls zutreffend).
Nummerieren Sie immer Ihre Prozeduren.
Schreiben Sie die Seitennummern auf folgende Weise: „Seite 1 von (Gesamtzahl der Seiten).“
