Wenn Sie Ihr eigenes Geld für einen Kunden, einen Arbeitgeber, Ihre Kollegen oder einen Geschäftspartner ausgeben, können und sollten Sie damit rechnen, dass Sie es zurückbekommen.Vertriebsagenten, Lehrern, Rechtsanwälten und Finanzberatern können täglich erstattungsfähige Geschäftskosten entstehen. Diese Ausgaben werden zu Ihrer Gewinnspanne abgebaut, wenn Sie sie nicht enthalten.
Senden Sie einen Rückerstattungsbrief, bevor Sie Geld ausgeben
Wenn das Warten auf eine vorherige Genehmigung nicht zu einer verpassten Gelegenheit führt, fordern Sie die Rückerstattung an, bevor Sie Geld ausgeben. Wenn Sie Ihren Antrag schriftlich stellen, können Sie ein Budget für die Veranstaltung oder das Projekt erstellen und vorab begründen, wie und warum Geld jetzt sparen wird.
Beispiele:
Lieber Allen Jeffries:
Während der Einreichung Ihrer Gründungspapiere erfuhr ich, dass die Arizona Corporation Commission eine Gebühr von 35 USD für die beschleunigte Verarbeitung erhebt, um den gewünschten Firmennamen zu reservieren. Wie wir in unserer Sitzung am vergangenen Dienstag besprochen haben, erfordert der von Ihnen gewünschte Firmenname "Wild Turkey Surprise" eine Bearbeitungsgebühr von 10 USD, um ihn für die nächsten 120 Tage zu reservieren. Durch das Hinzufügen der beschleunigten Gebühr wird die Namensreservierung bis Freitag, 11. Mai anstelle von Donnerstag, 17. Mai gesichert. Durch die Zahlung der beschleunigten Bearbeitungsgebühr wird sichergestellt, dass Sie den Namen besitzen, bevor Alphabet Sign Company das von Ihnen bestellte Neon-Zeichen für die Westseite Ihres Restaurants erstellt. Es gibt uns auch Zeit, eine Antwort von Warner Brothers zu erhalten, um sicherzustellen, dass der Name nicht als Verletzung ihrer Marken oder Urheberrechte betrachtet wird.
Wenn es um das Timing geht, zahle ich die beschleunigten Bearbeitungskosten, wenn ich morgen nicht bis Mittag von Ihnen höre, und ich werde meinen Erstattungsantrag zusammen mit meiner üblichen wöchentlichen Spesenabrechnung einreichen.
Mit freundlichen Grüßen,
Alexis Chapman, CPA, Chapman Business Services
Per Diem-Etikette
Der Internal Revenue Service gibt an, dass ein Tagegeld für Unterbringung, Mahlzeiten und Nebenkosten gilt, wenn der Arbeitnehmer geschäftlich reist. Mitarbeiter müssen innerhalb von 60 Tagen eine Spesenabrechnung einreichen, sonst wird der Tagessatz steuerpflichtig. Der Bericht muss das Datum der Reise, den Geschäftszweck und den Ort der Reise enthalten. Der Arbeitnehmer muss auch Quittungen für die Unterbringung beifügen. Die gesamte Tagegeldzahlung wird steuerpflichtig, wenn Ihr Arbeitnehmer keine Spesenabrechnung einreicht.
Beispiel:
Anmerkung: Robert Morgan, Leiter der Buchhaltungsabteilung
Lieber Robert Morgan, Anbei ist meine Spesenabrechnung für März 2018. Ich habe meine Quittungen für den geplanten dreitägigen Aufenthalt im Sandals auf Sanibel Island zwischen dem 5. und 7. März für unser jährliches Verkaufstraining-Seminar beigefügt. Ich fügte die Gebühren für die zusätzlichen drei Übernachtungen in Denver, Colorado, zwischen dem 7. und 12. März hinzu, während der Bummelstreik in unserer Innenstadt in Angriff genommen wurde. Ich fügte auch die Quittungen für die chemische Reinigung meines Anzugs hinzu, nachdem ein Stürmer einen mit roter Farbe gefüllten Wasserballon auf mich geworfen hatte, sowie eine Schätzung der Kosten für ein neues Outfit. Der Reiniger konnte nicht alle Flecken entfernen. Ich habe ein Zitat von Men's Wearhouse, Ted's Clothiers und The Suit Depot für eine neue Jacke, Hose, Hemd, Krawatte und Schuhe beigefügt, da sie alle erhebliche Schäden hatten.
Mit freundlichen Grüßen,
James S. Corwin, Verkaufsleiter, Geschäft Nr. 3126, Phoenix, Arizona
Lehrer
Viele Schulen erstatten den Lehrern keine von ihnen gekauften Gegenstände im Klassenzimmer. Schulbezirke können jedoch mindestens einen Teil der Weiterbildungskosten übernehmen, einschließlich der Bezahlung von Reisen, Unterkunft, Büchern, Testgebühren und Lernmaterialien. Sie können bis zu 250 US-Dollar pro Jahr von Ihrer Einkommensteuererklärung abziehen, wenn Ihr Distrikt Sie nicht erstattet. Wenden Sie sich an Ihren Schulleiter und Schulleiter, bevor Sie Geld ausgeben.
Beispiel:
Sehr geehrter Herr Polk, Die diesjährige Klasse ist um 10 Prozent größer als im Vorjahr, aber ich habe nur 15 Lehrbücher in brauchbarem Zustand für meine 33 Schüler erhalten. Sie haben zwar Recht, dass Schüler im Unterricht ein Buch teilen können, aber zu Hause nicht gemeinsam lernen können. Beim Drucken all dieser zusätzlichen Arbeitsmappen-Seiten muss ich vor dem 30. September die gesamte jährliche Papierpauschale durchlaufen. Ich habe keine andere Wahl, als neue Lehrbücher oder mehr Kopierpapier zu kaufen.
Ich habe ausgerechnet, dass selbst wenn alle Seiten fehlerfrei gedruckt werden, ich zwischen dem 1. Oktober 2018 und dem 31. Mai 2019 noch 32 zusätzliche Kopien Papier benötigen werde. Bei den Massenpreisen wurde ich mit 4 US-Dollar für insgesamt 128 US-Dollar kalkuliert. Da die meisten Eltern bereits 65 US-Dollar pro Jahr für Schulgebühren zahlen, ist es meines Erachtens eine Last, von ihnen zu verlangen, Kopien zu zahlen, wenn ihre Kinder bereits Schulbücher haben sollten. Ich bin bereit, die Zeitung selbst zu kaufen, solange der Schulbezirk mich irgendwann zurückzahlen wird. Zum Vergleich habe ich Preise von Staples, Office Depot und Walmart enthalten.
Mit freundlichen Grüßen,
Angel Harris, 5. Klasse, Rolling Hills Middle School
Arbeitskollegen
Wenn Sie einem Kollegen Geld, Werkzeuge oder Vorräte verleihen, sollten Sie sich vorher einig sein, ob es sich um ein Geschenk oder einen Kredit handelt. Die meisten Kollegen bemühen sich, die Bücher ins Gleichgewicht zu bringen, aber einige vergessen vielleicht Ihre Großzügigkeit, wenn Sie keine Rückzahlung verlangen. Wenn Sie eine schriftliche Vereinbarung getroffen haben, haben Sie bei Bedarf einen kleinen Schadensfall. Wenn Ihr Arrangement verbal und privat wäre und niemand sonst anwesend wäre, hätten Sie kaum Glück, Ihr Geld oder Ihr Eigentum zurückzugeben.
Beispiele:
Musterbrief zur Kostenerstattung nach vorheriger schriftlicher Vereinbarung:
Lieber Bob:
Als ich Ihre Transitkarte für März gekauft habe, hatten Sie das Verständnis, dass Sie mich entweder zurückzahlen oder mir eine Karte für April kaufen würden. Ich habe eine Kopie der Rückerstattungsvereinbarung beigefügt, die Sie vor dem Kauf Ihres Passes unterzeichnet haben. Bitte zahlen Sie mir die 62 $ an diesem Freitag, oder ich muss eine verspätete Gebühr von 5 $ hinzufügen. Vielen Dank, dass Sie sich um dieses ASAP gekümmert haben.
Mit freundlichen Grüßen,
Roland
Erstattungsschreiben ohne vorherige schriftliche Vereinbarung:
Lieber Zach,
Die drei Mittagessen, die ich Ihnen letzte Woche gekauft habe, beliefen sich auf 39,20 $. Bitte zahlen Sie mindestens die Hälfte davon bis zum Freitag und den Rest bis zum 24. April. Ich verstehe, dass Sie kämpfen, aber ich habe einen Teil des Gasgeldes dieser Woche verwendet, um diese Mahlzeiten für Sie zu kaufen. Vielen Dank, dass Sie sich sofort um das Problem gekümmert haben.
Ihr Teammitglied,
Janet
