Ein Artikel der Business Week im Juni 1975 führte die Idee des papierlosen Büros ein. In Büros wird jedoch immer noch Papier und in vielen Fällen große Mengen an Papierprodukten verwendet. Und mit dem Wachstum von Home Business und Home Offices wird immer mehr Papier verwendet. Ein verantwortungsbewusstes Management des Büromaterials beinhaltet nicht nur das Wissen, was zu kaufen und zu lagern ist, sondern auch, wie der Verbrauch reduziert werden kann, wie altes Briefpapier wiederverwendet werden kann und wie Schreibwaren recycelt werden können.
Artikel, die Sie benötigen
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Schreibwaren
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Lagerort
Machen Sie eine Bestandsaufnahme, welche Schreibwaren das Büro bereits hat, indem Sie eine Liste aller Typen (Dateien, Papierunterlagen, Briefkopf usw.) und deren Anzahl erstellen. Schauen Sie in den dafür vorgesehenen Stauraum, ob es einen gibt, und fragen Sie die Leute, was sie auf ihren Schreibtischen haben.
Fragen Sie die Leute, welche Schreibwaren derzeit verwendet werden und wie viel sie schätzen, dass sie in den nächsten drei Monaten verwendet werden. Starten Sie eine Masterliste. Finden Sie auch heraus, welche Briefpapier-Leute möchten, dass sie noch nicht verfügbar sind.
Vergleichen Sie die Master-Liste der in den nächsten drei Monaten benötigten Personen mit der Liste der Schreibwaren, die bereits im Büro verfügbar sind.
Erwägen Sie die Wiederverwendung von Briefpapier, das nur teilweise verwendet wird. Schneiden Sie Papier ab, das nur auf einer Seite beschriftet oder fotokopiert wurde, und binden oder befestigen Sie es zu Notizblöcken. Verteilen Sie alte Visitenkarten, auf denen die Benutzer Notizen machen oder Listen erstellen können. Verwenden Sie alte Umschläge, um Quittungen oder als Dateiordner zu speichern. Ermutigen Sie die Menschen, ihre eigenen Wege zur Wiederverwendung von Papier zu entwickeln.
Wählen Sie aus, wo Sie die Schreibwaren kaufen möchten, indem Sie die Preise vergleichen. Prüfen Sie, ob die Lieferanten Rabatte für Großeinkäufe anbieten und ob sie eine häufige Käuferkarte für zusätzliche Einsparungen anbieten. Vergleichen Sie die Preise für individuell gedruckte Firmenbriefköpfe. Die Preise eines lokalen Druckers können mit denen eines großen Schreibwarenladens vergleichbar sein.
Legen Sie einen Platz zur Aufbewahrung des Büromaterials bereit. Dies kann ein Schrank oder nur eine Schublade in einem Aktenschrank sein. Legen Sie eine Methode fest, wie die Büroangestellten auf das Briefpapier zugreifen können. Wenn das Briefpapier kontrolliert werden soll, weisen Sie einer Person zu, den Schlüssel zu behalten, und entwickeln Sie ein System, in dem die Mitarbeiter das von ihnen genommene Briefpapier abmelden müssen. Ordnen Sie das Briefpapier im Raum an, und halten Sie ähnliche Gegenstände zusammen.
Stellen Sie einen Zeitplan auf, um regelmäßig den Bestand an Schreibwaren zu überprüfen und die Nachbestellungen zu ordnen. Abonnieren Sie die Newsletter Ihrer Lieferanten, um über Aktionen oder Verkäufe auf dem Laufenden zu bleiben.
Tipps
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Richten Sie Papierkörbe für Altpapier ein und fordern Sie die Benutzer auf, diese zu verwenden. Zerkleinern Sie Papier, das vertrauliche Informationen enthält, und bringen Sie es zu Ihrer örtlichen Recycling-Stelle.
