Wie in vielen Bereichen des modernen Lebens hat der Computer die Art und Weise der Rechnungslegung sowohl für private Finanzen als auch für kleine und große Unternehmen verändert. Anstatt endlose Reihen von manuellen Eingaben und Berechnungen von Hand vorzunehmen, haben Computer den Rechnungslegungsprozess nach Eingabe der Basisdaten weitgehend automatisiert. Die rechnergestützte Buchhaltung ist jedoch nicht ohne Nachteil, und die Vor- und Nachteile sollten vor der Verwendung der rechnergestützten Buchführung in Betracht gezogen werden.
Erhöhte Produktivität
Computer sind für ihre Effizienz bekannt und die Buchhaltung bildet keine Ausnahme von dieser Regel. Durch die Verwendung von computergesteuerter Buchhaltung entfallen doppelte Einträge, handschriftliche Ledger und Notizen sowie manuelle Berechnungen. Das spart Personalzeit und ermöglicht es dem gleichen Personal, eine größere Anzahl von Transaktionen und Berichten abzuwickeln.
Automatisierte Berichterstellung
Die computergestützte Buchhaltung muss nicht mehr jedes Mal von Hand Standard-Finanzberichte erstellen, sondern ermöglicht die fast sofortige Erstellung von Standardberichten, wie z. B. Kontostände, Test-Salden, Hauptbücher, Gewinn- und Verlustrechnungen und andere typische Berichtsanforderungen.
Erhöhte Genauigkeit
Da für eine genaue Abrechnung so viele Berechnungen erforderlich sind, sind Computer eine ideale Lösung für menschliche Fehler. Während bei der Dateneingabe möglicherweise noch Fehler gemacht werden, erhöhen die Berechnungen des Computers die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Unternehmensberichte.
Flexibilität und Aktualität
Die computergestützte Buchhaltung zeichnet sich durch die Bearbeitung von Daten aus und bietet eine Flexibilität bei der Berichterstellung und Datenanalyse, die mit der manuellen Buchhaltung nicht übereinstimmen kann. Solange Daten zeitnah eingegeben werden, können sofort aktualisierte Berichte erstellt werden, die die neuesten Informationen des Unternehmens enthalten.
Einfacher Datenschutz
Falls Daten beschädigt werden oder Berichte beschädigt werden oder verloren gehen, bietet die computergestützte Buchhaltung eine sofortige Wiederherstellung aus der Sicherung, sodass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Digitale Sicherungen können vor Ort oder außerhalb des Unternehmens aufbewahrt werden, um wichtige Informationen zusätzlich zu schützen.
Mitarbeiterzufriedenheit
Durch die Eliminierung eines Großteils der Routinearbeit, die mit der manuellen Buchhaltung verbunden ist, ermöglicht die computergestützte Buchhaltung den Mitarbeitern, sich auf weitreichendere Aufgaben zu konzentrieren und den Zeitaufwand für langweilige, sich wiederholende Aufgaben wie manuelle Berechnungen zu minimieren. Infolgedessen können die Mitarbeiter mit einer höheren Arbeitszufriedenheit rechnen.
Anfangskosten
Trotz vieler Vorteile besteht ein Nachteil der computergestützten Buchhaltung in den Anfangskosten der Einrichtung des Systems. Während der Preis für Computer Jahr für Jahr dramatisch gesunken ist, bleibt die Buchhaltungssoftware teuer und kann Tausende von Dollar kosten.
Schulung der Mitarbeiter
Computergestützte Buchhaltungssysteme erfordern auch eine spezifische Softwareschulung für das Personal, wodurch dem Unternehmen zusätzliche Schulungskosten entstehen und die Bereitstellungszeit des Systems verlängert wird, bevor es eingesetzt werden kann.
Zuverlässigkeit
Computergestützte Buchhaltungssysteme sind naturgemäß anfällig für Probleme wie Computerviren, Stromausfälle und Hardwareausfälle, die die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems beeinträchtigen können. Bei der Behebung von Computerproblemen gehen Zeit und Produktivität verloren.
Bereitstellungsprobleme
Erhebliche Schwierigkeiten für das Unternehmen können sich daraus ergeben, dass die Buchhaltungssoftware nicht ordnungsgemäß eingerichtet wurde oder das falsche Softwarepaket ausgewählt wurde, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.Eine unzureichende oder ungenaue Berichterstattung kann zur Folge haben, dass Zeit zur Behebung des Problems oder zur Bereitstellung einer neuen Softwarelösung verloren geht.
