Es kommt selten vor, dass eine Firma ihre Buchhaltung mit dem altmodischen Columnar Pad und Bleistift-Setup durchführt. Computer haben einen großen Einfluss auf die Art und Weise, wie Buchhaltung durchgeführt wird, nicht nur für die großen Firmen, sondern auch für die kleinen Unternehmen.Buchhaltungssysteme sind erschwinglich und relativ einfach zu verwenden, sodass sie für viele Unternehmen eine praktikable Alternative sind.
Hauptbuch
Die Verwaltung eines Hauptbuchs, des Rückgrats eines Buchhaltungssystems, ist die übliche Verwendung eines Computers im Finanzbereich. Kontocodes können problemlos hinzugefügt oder zurückgezogen werden, wodurch das Hauptbuch sehr flexibel wird. Segmente innerhalb der Verrechnungscodes können für bestimmte Funktionen festgelegt werden, um die Berichterstellung zu erleichtern. Zum Beispiel könnte ein Abrechnungscode für Ausgaben im System als 60235 eingerichtet werden. Die "6" bedeutet, dass das Konto eine Ausgabe ist, die "2" könnte bedeuten, dass eine Abteilung, z. B. der Verkauf, und die "35" eine identifizieren kann spezielles Marketingprogramm im Vertrieb. Dieses Setup ermöglicht eine einfache Abfrage der Ausgaben einer bestimmten Abteilung oder eines Marketingprogramms.
Abbrechnungsverbindlichkeiten
Das Bezahlen von Rechnungen kostet oft viel Zeit und Energie, besonders wenn das manuelle System verwendet wird. Mit der Software können Sie gleichzeitig eine Rechnung bezahlen und den mit der Zahlung verbundenen Aufwand buchen. Sie können Ihre Rechnungen stapelweise bezahlen und alle Schecks gleichzeitig drucken. Das spart viel Zeit. Keine handschriftlichen Schecks oder manuell eingegebenen Ausgaben mehr. Sobald Anbieter in das System eingegeben werden, müssen Sie ihre Namen und Adressen nicht immer wieder schreiben. Die Software speichert diese Informationen und Sie geben nur die Rechnungsnummern und -beträge ein, wobei der Rest bereits ausgefüllt ist. Dies ist ein wesentlicher Vorteil des Computers System.
Berichterstattung
Einfaches Reporting ist ein bekannter Vorteil eines computergestützten Buchhaltungsprogramms. Fehler können leicht identifiziert und korrigiert werden, und Sie können Berichte innerhalb von Minuten erneut ausführen. Dies ist mit dem manuellen System nicht möglich. Da alle Berechnungen von einem Computer durchgeführt werden, ist die Genauigkeit der Berichte sehr hoch, was die Zuverlässigkeit der Finanzinformationen erhöht. Nachdem Buchhaltungsdaten in das System eingegeben wurden, können sie durch Berichte und Abfragen, die normalerweise einfach zu verwenden und zu ändern sind, zusammengestellt und bearbeitet werden. Buchhaltungssysteme bieten eine Vielzahl von Berichtsoptionen, einschließlich der Möglichkeit, Daten in eine Kalkulationstabelle zu exportieren, wo Sie die Informationen bearbeiten können.
Lohn-und Gehaltsabrechnung
Die Lohnbuchhaltung, ein Unterabschnitt der Buchhaltung, wird häufig mit Computern und nicht von Hand bearbeitet. Komplexe Berechnungen wie Leistungen und Steuern werden von einem Computer ausgeführt, um die Richtigkeit und Effizienz zu erhöhen. Änderungen können einfach und zeitnah vorgenommen werden. Wenn ein Mitarbeiter seinen Steuerbetrag erhöhen möchte, werden diese Informationen in das System eingegeben und der Rest wird von einem Abrechnungssystem verarbeitet. Um Fehler zu minimieren, können Arbeitszeitblätter ohne menschliches Eingreifen direkt in das System hochgeladen werden. Dies ist eine erhebliche Zeitersparnis für jedes Unternehmen mit vielen stundenweisen Mitarbeitern.
