Den Mitarbeitern entstehen Ausgaben für Unterkunft, Verpflegung, Transport und Nebenkosten (Wäsche, chemische Reinigung, Parken und Trinkgeld), wenn sie von ihren Arbeitsplätzen mitgenommen werden. Einige Unternehmen benötigen detaillierte Ausgabenberichte, zusammen mit Belegen, in denen das Geld dokumentiert wird, um die tatsächlich gezahlten Beträge zurückzuzahlen. Andere entscheiden sich für einen bestimmten Betrag, den die Mitarbeiter auf Geschäftsreisen aufwenden können. Nolo definiert diese "Zahlung eines festgelegten Betrags für jeden Tag für einen Mitarbeiter oder Vertreter" als "Tagegeld".
Bedeutung
Da die Erstattung der Reisekosten steuerliche Auswirkungen auf den Mitarbeiter und die Organisation hat, hat der IRS ein „Erlösverfahren“ eingeführt, in dem die zulässigen Tagegelder und das Berichtswesen definiert sind. Der IRS erlaubt zwei Tagegeldoptionen: einen "Tagessatz für kombinierte Unterbringungs- und Verpflegungskosten" oder "einen Tagessatz für die Verpflegungskosten allein". Allerdings weist der Steuerberater darauf hin, dass "das Steuerverfahren nicht zwingend vorgeschrieben ist" als Unternehmen "Kann tatsächlich zulässige Ausgaben verwenden", vorausgesetzt, es führt Aufzeichnungen mit "ordnungsgemäßer Begründung".
Rate Information
Die General Services Administration (GSA) legt die Tagessätze für kontinentale Standorte in den USA (CONUS) fest. Das US-Außenministerium aktualisiert die Tagessätze für ausländische Standorte jeden Monat, während das Ausschuss für Reise- und Transportbeihilfen des US-Verteidigungsministeriums die jährlichen Tagessätze für Alaska, Hawaii, Guam und andere nicht-kontinentale Standorte in den USA berechnet. CONUS-Raten sind in der IRS-Publikation 1542 zu finden.
Typen
Die GSA-Tagestabellen enthalten die Preise für Unterbringung, Mahlzeiten und Nebenkosten - M & IE. Die IRS definiert M & IE als „alle Mahlzeiten; Zimmerservice; Wäsche, Trockenreinigung und Pressen von Kleidungsstücken und Spitzen. “Darüber hinaus bietet die GSA zwei Tagesoptionen: einen Standardtarif und den sogenannten High-Low-Tarif. Der Standardsatz für den Bundesstaat weist den kontinentalen US-Dollar einen „city-by-city“ -Dollar zu. Der Hoch-Niedrig-Satz gilt für niedrigere Standorte und ein anderer für Standorte mit höheren Kosten. Nach Angaben des Evangelischen Rates für finanzielle Rechenschaftspflicht ist für die hohe niedrige Rate weniger Verwaltungsaufwand erforderlich.
Dokumentation
Nach Angaben des IRS sind Erstattungen für Tagegeld nicht als Lohn zu versteuern, wenn der an den Arbeitnehmer gezahlte Betrag „gleich oder niedriger als der Bundessatz für Tagegeld“ ist und der Arbeitnehmer innerhalb von 60 Tagen eine Spesenabrechnung einreicht. Spesenabrechnungen müssen den Geschäftszweck, das Datum und den Ort der Reise enthalten.
Überlegungen
Die IRS-Bestimmungen beschränken die Selbstkosten für Selbstständige auf Essenskosten. Wie andere Geschäftsreisende sollten auch Selbständige den Zweck, Zeitpunkt und Ort ihrer Reisen dokumentieren. Das IRS-Einnahmenverfahren umfasst Schritte zur Berechnung abzugsfähiger Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen für Mitarbeiter, die nicht für Geschäftsmahlzeiten und Nebenkosten erstattet werden, so der Steuerberater.
