Um eine erfolgreiche Veranstaltung zu planen, müssen Sie die strategischen Ziele der aufnehmenden Organisation kennen, bevor Sie mit der grundlegenden Meeting-Logistik beginnen. Anhand Ihrer strategischen Ziele können Sie effektiv planen, wie Sie die gewünschten Besucher ansprechen, den richtigen Ort auswählen, die besten Referenten auswählen und die attraktivsten Annehmlichkeiten und Aktivitäten entwickeln.
Definieren Sie Ihre strategischen Ziele
Die Ziele einer Organisation für eine Tagung stimmen nicht immer mit den Zielen der Tagungsteilnehmer überein. Informieren Sie sich über die Gründe der Organisation, die Konferenz zu veranstalten. Es könnte sein, Mitglieder anzuwerben und zu binden, Gewinne zu erwirtschaften, Vorstands- und Ausschussmitgliedern einen Urlaubsvorteil zu gewähren oder Medienwerbung für die Organisation zu erzeugen.
Legen Sie Ihren Taktischen Plan fest
Sobald Sie Ihre strategischen Ziele kennen, legen Sie Ihre taktischen Ziele fest, um diese zu erreichen. Dazu gehören die Auswahl von Seminaren und Referenten, um bestimmte Teilnehmer anzusprechen, eine umsatzbringende Messe zu veranstalten, Aktivitäten für Ehepartner hinzuzufügen, die Teilnahme zu erhöhen, soziale Veranstaltungen wie ein Golfturnier oder eine Flusskreuzfahrt zu organisieren, ein Preisbankett abzuhalten oder eine jährliche Abstimmung durchzuführen die Mitgliedschaft Ihr Marketingplan sollte die Werbe-, PR-, Werbe- und Social-Media-Strategien zur Förderung der Konvention enthalten.
Planen Sie das Budget
Bestimmen Sie die finanziellen Ziele der Organisation für die Convention und überprüfen Sie Ihre Zahlen. Sie können auf ein bestimmtes Budget beschränkt sein, wenn die Konvention eine Ausgabe ist. Die Organisation hat möglicherweise ein Gewinnziel oder es ist Ihnen erlaubt, basierend auf Ihrem erwarteten Umsatz auszugeben. Erstellen Sie Projektionen basierend auf optimistischen und konservativen Registrierungs- und Sponsoringeinnahmen.
Skizzieren Sie Ihre Agenda
Planen Sie als nächstes Ihre Veranstaltungsagenda. Wählen Sie Datum, Ort und Aktivitäten. Viele Konventionen haben ein Thema, das den allgemeinen Zweck der Veranstaltung erklärt und dazu beiträgt, die Teilnehmer anzuziehen. Möglicherweise müssen Sie Informationen zu Datumsangaben und potenziellen Orten von Ihrem Board oder Ihren Teilnehmern einholen und Standortbesuche an mehreren Orten durchführen, bevor Sie einen auswählen. Überprüfen Sie die Informationen zu früheren Konventionen, um Informationen zu den Veranstaltungsorten, zur Teilnahme, zur finanziellen Leistung sowie zum Feedback der Teilnehmer und Sponsoren zu erhalten. Erstellen Sie einen Kalender, der mit dem Einchecken der Teilnehmer beginnt und den Zeitplan für jeden Tag beschreibt.
Forschungslogistische Bedürfnisse
Beginnen Sie mit der Kontaktaufnahme zu Veranstaltungsorten, Referenten, Caterern, Unterhaltungsoptionen, audiovisuellen Unternehmen, Druckereien und Reiseunternehmen. Legen Sie fest, wie mit Marketing, Registrierungen, Sponsoren, Abzeichen, Check-Ins, Messeständen, Geschenktüten, Programmbüchern und Website-Seiten verfahren werden soll. Senden Sie Anfragen für externe Anbieter wie Resorts, Caterer, Golfplätze und Reisebüros. Stellen Sie Ihre gewünschte Lieferantenliste und Kosten zusammen.
Schreiben Sie einen Vorschlag
Bereiten Sie ein Dokument vor, das Ihrem Board oder dem Convention-Team Ihren Plan für die Convention zeigt. Geben Sie Ihr Verständnis für die Ziele der Organisation an und wie Sie diese Ziele erreichen möchten. Stellen Sie eine Agenda der Veranstaltung mit einem detaillierten Tagesplan bereit. Präsentieren Sie ein vollständiges Budget. Erläutern Sie, warum Sie Thema, Ort, Seminarthemen, Referenten und soziale Aktivitäten ausgewählt haben. Begründen Sie Ihre Anwesenheits-, Kosten- und Ertragsprognosen basierend auf Ihren Recherchen.
