Ein Geschäftsanforderungsschreiben kann ein wirksames Mittel sein, um eine Zahlung anzufordern, Angebote oder Schätzungen einzuholen oder Informationen einzuholen. Professionell geschriebene Briefe sind spezifisch, detailliert und auf den Punkt. Sie liefern auch alle Informationen, die der Empfänger benötigt, um die Anforderung zeitnah und genau zu erfüllen.
Verwenden Sie professionelle Formatierung und Sprache
Ein Geschäftsanforderungsschreiben sollte auf den Briefkopf des Unternehmens geschrieben werden und von der Person oder Abteilung stammen, die den Antrag stellt. Beispielsweise sollte ein Brief an einen potenziellen Bewerber, der zusätzliche Informationen anfordert, von der Personalabteilung oder dem Einstellungsmanager stammen, während ein Anforderungsschreiben, in dem Produktmuster angefordert werden, von dem Vorgesetzten der Einkaufsabteilung kommen sollte. Folgen Sie der traditionellen Formatierung von Geschäftsbriefen und verwenden Sie eine formale Sprache, um ein professionelles Image zu vermitteln. Zum Beispiel: "Sehr geehrte Frau Smith."
Komm zum Punkt
Schreiben Sie eine Öffnung, die dem Leser sagt, was Sie auf Anhieb benötigen. Zum Beispiel: "Ihr Konto ist 90 Tage überfällig und erfordert sofortige Maßnahmen" oder: "Ihr Lebenslauf ist beeindruckend und ich würde gerne Empfehlungsschreiben sowie Ihre College-Abschriften sehen." Lassen Sie den Empfänger nicht durch überflüssige Informationen, um zu Ihrem Punkt zu gelangen.
Sei präzise
Geben Sie alle Informationen an, die der Empfänger benötigt, um Ihre Anfrage zu erfüllen, z. B. Bestellreferenz oder Kontonummern oder Kopien von Verträgen oder Richtlinien. Verweise auf Anlagen oder Anhänge im Hauptteil Ihres Schreibens. Zum Beispiel: „Wie Sie der beiliegenden Kopie unserer ursprünglichen Vereinbarung entnehmen können, ist die Produktlieferung für den ersten Montag eines jeden Monats geplant. Dies ist eine Aufforderung, dieses Datum bis zum dritten Montag jedes Monats zu ändern. “
Machen Sie Ihre Anfrage
Geben Sie genau an, was Sie als Nächstes tun möchten, sodass vom Empfänger kein Missverständnis entsteht. Zum Beispiel: „Ihre Rechnung muss bis zum 15. Juni 2015 vollständig bezahlt sein. Andernfalls müssen wir Ihren Service einstellen.“ Machen Sie es sich leicht, indem Sie einen selbst frankierten, frankierten Umschlag sowie einen Link zur Seite mit den Zahlungsoptionen Ihres Unternehmens beifügen, ein Versandetikett oder Ihre vollständige Postanschrift.
E-Mail-Anforderungsbriefe
Während der gleiche grundlegende Ansatz für E-Mails sowie für normale Postbriefe gilt, gibt es einige Unterschiede. Verwenden Sie Ihr Firmenlogo und Ihre elektronische Unterschrift und bewahren Sie alle anderen formalen Formulare für Geschäftsschreiben auf. Fordern Sie auch eine Empfangsbestätigung an, um zu überprüfen, ob der Empfänger Ihre Korrespondenz erhalten hat.
Aufzeichnungen machen
Drucken Sie eine Kopie Ihrer Anforderungsbriefe als Referenz. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Briefe schreiben. Falls eine Schuld an ein Inkassounternehmen oder einen Anwalt weitergeleitet werden muss, erhalten Sie eine Auflistung, die Sie darüber informiert, was Sie bisher unternommen haben, um die Forderung einzuziehen.
