Projektmanagement bezieht sich im Wesentlichen auf den Prozess und die damit verbundenen Aktivitäten der Planung, Organisation und Kontrolle von Ressourcen, um bestimmte Ziele zu erreichen. Projekte werden in der Regel durch Faktoren wie Umfang, Budget und Zeitaufwand eingeschränkt. Daher muss das Projektmanagement die Ressourcenzuteilung optimieren und ordnungsgemäß integrieren, um diese Einschränkungen zu überwinden und vordefinierte Ziele zu erreichen. Das Verwalten von Projektaktivitäten kann als eine Abfolge von Schritten betrachtet werden, die gemäß den fünf Phasen, die den Projektlebenszyklus definieren, abgeschlossen werden müssen.
Initiation
Die Projektinitiierung beginnt den Projektlebenszyklus und umfasst das Zusammenstellen eines Teams, das von einem Projektmanager geleitet wird, und einen Überblick über das Projekt bieten. Die Übersicht beinhaltet normalerweise die Definition des Projektgrundes, der Geschäftsziele und der Strategie, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Darüber hinaus werden ein vorläufiger Geltungsbereich, ein Budgetvorschlag, Meilensteine und ein Fertigstellungsdatum angegeben. Diese Phase betrifft in der Regel Führungskräfte, die auf Basis einer Machbarkeitsstudie einen Business Case für das Projekt erstellen und eine Projektcharta entwickeln, die die Projektvision, den Umfang, die Erwartungen und den Umsetzungsplan festlegt.
Planung
Bei der Planung werden alle für den Projektabschluss erforderlichen Aufgaben in einer Tabelle dargestellt und realistische Termine für die Fertigstellung von Aufgaben bereitgestellt. In der Planungsphase wird häufig ein Projektmanagementplan erstellt, der das Team leitet. Das PMP enthält eine detaillierte Aufschlüsselung der erforderlichen Fähigkeiten, der Risikobewertung, der Nichtarbeitsressourcen und der Meilensteine für jede Aufgabe. Es identifiziert die Stakeholder und definiert die Kriterien für den erfolgreichen Abschluss jeder Aufgabe - wie und wann Aktivitäten durchgeführt werden, zu befolgende Verfahren, Berichtshäufigkeit und Kommunikationskanäle.
Ausführung
Während der Ausführungsphase wird die geplante Lösung implementiert, um die Anforderungen des Projekts zu erfüllen. Das Projektteam und die erforderlichen Ressourcen werden gesammelt und verwendet, um die gewünschten Ergebnisse des Projekts zu erstellen. Es handelt sich um eine iterative Phase, die Fehlerbehebung, Tests und Überprüfungen umfasst, um bestimmte Produktanforderungen zu erfüllen. Der Projektmanager überwacht die ordnungsgemäße Ressourcenzuteilung, um das Projekt im Zeitplan zu halten. Er unterhält auch die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern - den Mitgliedern des Projektteams, der Geschäftsleitung und den Anbietern -, um den Projektstatus zu besprechen.
Steuerung
In der Kontrollphase werden Projekttests und -überwachungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass die ausgeführte Arbeit dem Plan und den Erwartungen der Stakeholder entspricht. Ziel ist die Projektabnahme durch den Auftraggeber. Die Projektergebnisse werden ständig überwacht. Wenn Abweichungen auftreten oder der Kunde eine bestimmte Änderung anfordert, werden die Daten an die Ausführungsprozesse zurückgemeldet, so dass Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Diese Phase ist abgeschlossen, wenn die Ergebnisse - die endgültigen Ergebnisse des Projekts - vom Kunden als den im Plan festgelegten Qualitätsstandards festgelegt bestätigt wurden.
Schließung
Die Abschlussphase umfasst in der Regel die Dokumentation des Projekts - ein Prozess, der beginnt, wenn die Ergebnisse vom Auftragnehmer freigegeben und vom Auftraggeber förmlich angenommen werden. Alle relevanten Materialien werden übergeben, einschließlich Projektdokumentation, Handbücher und Quellcode. Alle Unterlagen der Vertragsverwaltung sind abgeschlossen, hervorgehoben durch die unterzeichneten Vertragsdokumente der Annahme. Ein formeller Projektüberprüfungsbericht, in dem der Projekterfolg ermittelt und bewertet wird, sowie eine kritische Überprüfung der gewonnenen Erfahrungen werden dem Kunden ebenfalls zur Verfügung gestellt.
