So schreiben Sie eine Standardarbeitsanweisung. Eine Standard Operating Procedure oder "SOP" ist ein Dokument, das Anweisungen zum Ausführen einer Aufgabe enthält. Es stellt sicher, dass Routinearbeiten sicher und gemäß den geltenden Bestimmungen ausgeführt werden. Sie können eine autorisierende Standard Operating Procedure schreiben, indem Sie diese Schritte ausführen.
Bitten Sie die Mitarbeiter, die die SOP verwenden, um Informationen, wie die Arbeit ausgeführt werden soll. Erwarten Sie, dass das Dokument mehreren Entwürfen unterzogen wird, bevor ein Final generiert werden kann. Lassen Sie die Mitarbeiter die Entwürfe selbst auf zusätzliche Vorschläge überprüfen.
Bereiten Sie einen ersten Entwurf vor. Dieser Entwurf sollte alle notwendigen Schritte des Verfahrens aufzeigen. Stellen Sie fest, ob große Schritte in kleinere Schritte unterteilt werden können. Erstellen Sie ein einfaches Flussdiagramm, das als wertvoller erster Entwurf dient.
Schreiben Sie die erste Seite mit einer kurzen Einführung, die einen Überblick über den gesamten Auftrag gibt. Auf diese Weise müssen Mitarbeiter, die normalerweise jeweils einen Schritt lesen und ausführen, den Job von Anfang bis Ende vor dem Beginn in der Vorschau anzeigen.
Bereiten Sie auf der ersten Seite einen Header vor. Es muss den Firmennamen und das Logo der Geschäftseinheit, den Dokumenttitel, das Erstellungsdatum und die spezifische Dokumentennummer enthalten, die vom Dokumentsteuerungspersonal zugewiesen wird. Geben Sie auch eine durch die Änderungssteuerung generierte Ausgabenummer an.
Erstellen Sie eine Tabelle direkt unter der Überschrift "Änderungshistorie und Genehmigungen". Fügen Sie Spalten für das Ausgabedatum der SOP, eine Beschreibung der Änderungen und Signaturen für den SOP-Ersteller, den Abteilungsleiter und den Qualitätskontrollmanager ein. In der Beschreibung der Änderungen sollten alle Änderungen an der SOP seit ihrer Erstellung kurz zusammengefasst werden. Jede Revision muss von ihrem Initiator unterzeichnet werden.
Beginnen Sie die zweite Seite mit dem Zweck der SOP. Dazu gehören der Geltungsbereich, der Inhalt des Dokuments, Begriffsbestimmungen oder Abkürzungen, die in dem SOP verwendet werden, Verantwortlichkeiten des an dem Verfahren beteiligten Personals und Verweise auf Dokumente, auf die sich das SOP bezieht, wie Handelsnormen.
Beenden Sie die SOP, indem Sie die Vorgehensweise in kurzen Schritten beschreiben. Verwenden Sie eine einfache Sprache und vermeiden Sie es, mehrere Schritte im selben Satz zu beschreiben. Sobald die Aufgabe detailliert ist, datieren Sie das Dokument und lassen Sie es von den zuständigen Aufsichtsbehörden unterschreiben. Senden Sie das SOP per E-Mail an die Dokumentenverwaltungsabteilung und den für die Implementierung des Verfahrens zuständigen Vorgesetzten.
