Viele Menschen erschrecken, wenn sie hören, dass sie an einem Geschäftstreffen teilnehmen müssen. Sie haben Angst, dass es eine Zeitverschwendung sein wird, die spät beginnt und nichts bewirkt oder dass sie von ein oder zwei Leuten dominiert wird. Diese häufigen Probleme können vermieden werden, indem Sie die richtige Etikette für geschäftliche Besprechungen verwenden. Mithilfe von Etikette-Regeln können Sie das Meeting effizienter ausführen und sicherstellen, dass es produktiv ist.
Agenda
Erstellen Sie vor dem Meeting eine Agenda und verteilen Sie sie an alle, die eingeladen wurden. Auf diese Weise können die Menschen entscheiden, ob sie wirklich anwesend sein müssen. Andernfalls könnte jemand auftauchen und feststellen, dass die Agenda für ihn oder sie nicht wirklich relevant ist. Die Tagesordnung ist auch ein neutraler Prüfstein, um das Treffen in den Mittelpunkt zu stellen. Wenn die Diskussion anfängt zu wandern, können Sie etwas sagen: "Gemäß der Tagesordnung sollten wir darüber reden, was wir für die Einführung des neuen Produkts benötigen. Kommen wir zu diesem Thema zurück."
Zeitplan
Planen Sie genügend Zeit für die Besprechung ein, damit Sie die auf der Tagesordnung stehenden Punkte erledigen können, ohne die Teilnehmer zu bitten, eine zu große Zeitbindung einzugehen. Starten Sie das Meeting umgehend, um die Personen zu belohnen, die pünktlich aufgetaucht sind. Wenn Sie sich daran gewöhnen, spät zu beginnen, werden dadurch Personen belohnt, die gewöhnlich einige Minuten nach der festgelegten Startzeit auftauchen. Wenn Sie den Ruf haben, pünktlich zu beginnen, werden die Menschen lernen, zur richtigen Zeit aufzutauchen, um das unangenehme Gehen zu vermeiden, sobald das Meeting bereits begonnen hat.
Beenden Sie das Meeting zum angegebenen Zeitpunkt. Dies zeigt Respekt gegenüber den Zeitplänen anderer Personen, da einige Ihrer Teilnehmer nach dem Meeting möglicherweise andere Verpflichtungen festgelegt haben. Wenn ein Geschäft nicht abgeschlossen ist, planen Sie ein anderes Meeting.
Beteiligung
Ermutigen Sie die Teilnahme aller im Raum und sorgen Sie für eine sichere Umgebung für die Eingabe. Die Leute haben vielleicht Angst, etwas zu sagen, wenn sie der Meinung sind, dass ein oder zwei dominante Kollegen sie sofort abschießen werden. Implementieren Sie eine Regel "Nur eine Person spricht zu einer Zeit", und setzen Sie sie strikt durch. Wenn jemand versucht zu unterbrechen, sagen Sie: "Dies ist Sherrys Zeit zu sprechen. Denken Sie daran, wir waren uns alle einig, dass niemand unterbrechen würde, wenn jemand anderes spricht." Wenn einige Teilnehmer immer noch nicht bereit sind, einen Beitrag zu geben, versuchen Sie eine Methode, z. B. durch den Raum zu gehen, um das Feedback der jeweiligen Person zum jeweiligen Thema einzuholen. Auf diese Weise muss sich ein schüchterner Mensch keine Sorgen darüber machen, wann er den richtigen Zeitpunkt zum Sprechen hat.
Fazit
Fassen Sie am Ende des Meetings zusammen, was besprochen wurde und welche Entscheidungen getroffen wurden. Bestätigen Sie alle Aktionselemente, die Personen, die damit umgehen sollen, und die Fristen. Dies gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, sich zu äußern, wenn sie mit der Zusammenfassung nicht einverstanden sind. Wenn sich alle auf derselben Seite befinden, können Sie in der Zusammenfassung Besprechungsnotizen erstellen und diese umgehend versenden. Sie sollten nicht später als am Tag nach dem Treffen ausgehen.
