Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter die Urlaubszeit nach Belieben nutzen, aber es ist Ihre Aufgabe, sicherzustellen, dass Sie das ganze Jahr über Mitarbeiter in allen Abteilungen haben, damit das normale Geschäft weitergeführt werden kann. Die einzige Möglichkeit, Mitarbeiterurlaube zu koordinieren, ist das Erstellen eines Hauptferienkalenders. Sie können verschiedene Softwareprogramme online oder auf Ihrem Computer verwenden, um Zeitpläne zu vergleichen und die Urlaubszeiten von Mitarbeitern richtig zu verwalten. Sie können auch einen Papierkalender führen, wenn Sie diese Methode bevorzugen.
Artikel, die Sie benötigen
-
Kalenderprogramm
-
Kalendervorlage
Elektronischer Kalender
Navigieren Sie zu der ausgewählten Kalendersoftware auf Ihrem Computer oder im Internet. Zum Erstellen eines elektronischen Kalenders stehen verschiedene Programme zur Verfügung, darunter Textverarbeitungsprogramme, Kalendersoftware oder Online-Programme.
Wählen Sie die Option zum Hinzufügen eines neuen Kalenders und fügen Sie einen Namen für den Haupturlaubskalender des Unternehmens hinzu. Speichern Sie es auf Ihrer Festplatte oder an dem gewünschten Ort in Ihrem Netzwerk oder Internet, je nach der ausgewählten Software. Blockieren Sie Tage oder Wochen, an denen Mitarbeiter keine Ferien nehmen können, und Manager nicht über diese Option informieren.
Erstellen Sie die Profile für die von Ihnen gewählte Software, die die Berechtigungen und Optionen der Benutzer bestimmt. Beispielsweise benötigen Sie und Ihre Sicherung globale Administratorrechte, um alle Änderungen vorzunehmen. Manager müssen jedoch nur Ereignisse mit Start- und Stoppzeiten hinzufügen, die Sie später genehmigen. Fügen Sie dem Programm Benutzer und deren Benutzernamen hinzu und fügen Sie ihnen das richtige Profil hinzu. Lassen Sie die Manager ihre individuellen Passwörter erstellen oder generische Kennwörter hinzufügen, die sie ändern können. Um den Kalender für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen, erstellen Sie ein Profil und ein Kennwort, die nur Anzeigeoptionen enthalten, die jeder Mitarbeiter verwenden kann. Wenn Sie viele Mitarbeiter haben, möchten Sie möglicherweise mehrere generische Benutzer und Kennwörter mit Anzeigeoptionen erstellen.
Erstellen Sie eine elektronische Vorlage, mit der Mitarbeiter Urlaubszeiten von ihren Vorgesetzten anfordern können. Fügen Sie einen Platz für die Genehmigung des Vorgesetzten hinzu. Sie können diese Vorlage aus einem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm erstellen. Machen Sie diese Vorlage für alle Manager verfügbar, die sie ihren Mitarbeitern geben können, wenn sie Urlaub beantragen müssen.
Abteilungsleiter müssen Urlaubsanträge von Mitarbeitern genehmigen. Lassen Sie die Urlaubsanträge vom Manager in den elektronischen Kalender eingeben, aber leiten Sie eine Kopie der genehmigten Urlaubsanfrage an Sie weiter. Einige Unternehmen verlangen, dass Manager diese Anfragen bei ihrem Eintreffen weiterleiten, während andere an einem bestimmten Wochentag Aktualisierungsanfragen für den Kalender benötigen. Überprüfen und genehmigen Sie die hinzugefügten Ferien nach Bedarf.
Drucken Sie regelmäßig eine Kopie des Hauptferienkalenders aus und posten Sie ihn in der Mitarbeiterlounge, der Küche oder im Pausenraum.
Behalten Sie den Überblick über alle Urlaubsanfragen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Zeit für den Urlaub haben. Drucken Sie die genehmigten Urlaubsanträge aus und bewahren Sie eine Kopie in ihren Personalakten auf. Leiten Sie eine elektronische Kopie der Urlaubsanfrage an die Personalabrechnung für ihre Unterlagen weiter.
Papierkalender
Laden Sie einen kostenlosen Kalender aus dem Internet herunter oder wählen Sie eine Kalendervorlage aus dem von Ihnen gewählten Softwareprogramm aus. Drucken Sie eine Kopie dieses Kalenders. Bei Bedarf erhalten Sie auch leere Kalendervorlagen von Büromärkten. Stellen Sie den Kalender an einem zentralen Ort auf, z. B. in der Büroküche, im Pausenraum oder in der Poststelle.
Blockieren Sie Wochen, in denen Mitarbeiter keinen Urlaub nehmen können. Sie können diese Bereiche grau darstellen oder an den Tagen, an denen Mitarbeiter nicht abheben dürfen, ein großes X setzen.
Fordern Sie die Mitarbeiter auf, ihre Freistellungsanforderungen aufzuschreiben und zur Genehmigung an ihren Vorgesetzten weiterzuleiten. Sobald der Manager die Genehmigung erteilt hat, wird die Anforderung an Sie weitergeleitet. Überprüfen Sie anschließend den Kalender, um sicherzustellen, dass alle Bereiche Ihres Unternehmens über die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern verfügen, bevor Sie die Auszeitanfrage genehmigen.
Fügen Sie die genehmigten Ferien nach Bedarf dem Unternehmenskalender hinzu. Leiten Sie genehmigte Urlaubsanträge an die Personalabrechnung weiter und bewahren Sie eine Kopie für die Personalakte des Mitarbeiters auf.
Tipps
-
Bevor Sie einen Betriebsurlaubskalender einrichten, überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien und -verfahren für Urlaube. Wenn Sie noch keinen Kalender haben, müssen Sie die Richtlinien und Vorgehensweisen für die Beantragung von Urlaubsreisen gemäß den für elektronische Kalender oder Papierkalender festgelegten Verfahren erstellen.
Stellen Sie sicher, dass die Richtlinie Informationen enthält, die besagen, dass Anforderungen der Genehmigung des Managers und der verfügbaren Urlaubszeit unterliegen. Um eventuelle Probleme mit der Richtlinie zu klären, möchten Sie möglicherweise eine Sprache angeben, die die Grundlage für die Fairness in der Reihenfolge des ersten Angebots darstellt, aber angeben, wenn mehrere Mitarbeiter sich gleichzeitig für einen Ruhetag im selben Zeitraum bewerben, und Urlaubsreisen von gewährt werden Dienstalter.
Fügen Sie das Formular für die Freistellungsanfrage in den Abschnitt "Verfahren" des Mitarbeiterhandbuchs ein. Geben Sie aktualisierte Kopien aus, um sie bei Bedarf in das Handbuch aufzunehmen.
Warnung
Überprüfen Sie Ihre Richtlinien und Verfahren, um sicherzustellen, dass sie den Bundes- und Bundesgesetzen entsprechen. Während Unternehmen nicht verpflichtet sind, Arbeitnehmerurlaube zu gewähren, müssen sie in der Programmverwaltung die Bundes- und Landesgesetze einhalten.
Fügen Sie in die Richtlinien ein Urlaubsguthaben-Diagramm ein, damit die Mitarbeiter wissen, auf wie viel Urlaub sie aufgrund ihrer Dienstjahre Anspruch haben.
