Das Protokoll der Personalversammlungen enthält eine schriftliche Aufzeichnung der getroffenen Entscheidungen, der erörterten Themen, der Abstimmungen, der erteilten Aufträge und anderer Angelegenheiten, die den Stab betreffen. Es ist wichtig, die Details der Besprechung sowie das Wesentliche der Diskussionen zu erfassen. Sie müssen nicht jedes während des Meetings gesprochene Wort aufzeichnen, Sie sollten jedoch in der Lage sein, den Teilnehmern eine genaue Aufzeichnung des Meetings zur Verfügung zu stellen.
Artikel, die Sie benötigen
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Notizen-Tools
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Recorder
Bereiten Sie sich auf das Meeting vor, indem Sie den Raum besuchen, um festzustellen, wo Sie sitzen sollten, um den besten Aussichtspunkt zu finden, und finden Sie Steckdosen, wenn Sie sie benötigen. Sehen Sie sich die vorangegangenen Minuten an, um sich mit den vergangenen Minuten vertraut zu machen.
Fordern Sie eine Kopie der Tagesordnung an, um das Protokoll nach Themen zu organisieren. Fordern Sie eine Liste der eingeladenen Teilnehmer an, und überprüfen Sie die Teilnehmer, indem Sie sie auffordern, sich beim Betreten des Meetings anzumelden.
Notieren Sie sich Datum und Uhrzeit des Treffens. Schreiben Sie jede Bewegung so, wie sie präsentiert wurde, Wort für Wort. Zeichnen Sie die Stimmen auf und nehmen Sie an, wie viele Stimmen dafür gestimmt haben. Geben Sie den Namen des Motion-Makers an und wer die Bewegung auslöst.
Verwenden Sie Aufzählungszeichen, um wichtige Diskussionsthemen wie Budget, Wahlen oder die Planung von Firmenevents hervorzuheben. Beachten Sie die Vor- und Nachteile, die während der Diskussion angesprochen wurden, und wer die einzelnen Aussagen gemacht hat. Beenden Sie jedes Diskussionsthema mit dem Ergebnis. Dies wird ein Antrag und eine Abstimmung, ein Auftrag zur Recherche des Themas oder eine bestimmte Aktion sein.
Schreiben Sie die Minuten in einem übersichtlichen und leicht lesbaren Format, um sie leichter verfolgen zu können. Finden Sie Apps und Tools, die bereits erstellt wurden, um die Protokollierung effizienter zu gestalten. Diese finden Sie auf Websites wie z. B. onenote.com, wenn Sie Windows verwenden. Unter evernote.com finden Sie Schreibwerkzeuge, agreeo.com nach Tools zum Mitnehmen von Notizen und zum Teilen von Protokollen und Google-Dokumente mit Vorlagen für Protokollprotokolle für Besprechungen.
Schreiben Sie das Protokoll so bald wie möglich nach dem Meeting auf, während die Diskussionen noch in Ihrem Kopf sind, vorzugsweise innerhalb von 24 Stunden. Schreiben Sie durchgehend in die dritte Person.
Senden Sie einen Entwurf an den Manager oder Supervisor, der die Besprechung geleitet hat, bevor Sie ein Protokoll an die übrigen Teilnehmer senden. Nehmen Sie Korrekturen vor und senden Sie eine Kopie an alle Teilnehmer der Besprechung. Hängen Sie geeignete Dokumente an, beispielsweise eine Kopie eines Budgets, eine Liste mit Aktionselementen oder eine Liste mit Kontaktnummern.
Tipps
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Erstellen Sie eine Vorlage, um den Protokollierungsprozess zu vereinfachen. Verwenden Sie es immer und immer wieder, wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen.
Verwenden Sie ein Aufnahmegerät, wenn Sie sich Sorgen um die Genauigkeit machen. Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass sie aufgenommen werden, bevor Sie den Recorder einschalten.
Warnung
Lassen Sie sich nicht enttäuschen, wenn Sie die Diskussion aus den Augen verlieren oder einen Punkt nicht verstehen. Wenn Sie verwirrt werden, brechen Sie das Verfahren ab und bitten Sie um Klarstellung, um sicherzustellen, dass Sie korrekt berichten.
