Die Person, die Kunden beim Betreten eines Büros begrüßt, zeigt ein Bild des Unternehmens. Eine unorganisierte, gleichgültige Rezeptionistin präsentiert das Unternehmen als unprofessionell und gefühllos. Wenn Sie von einem aufmerksamen Mitarbeiter herzlich begrüßt werden, fühlen sich die Kunden wertgeschätzt und können dazu führen, dass sie eine längere Geschäftsbeziehung mit dem Unternehmen pflegen. Denken Sie auch daran, dass sich Besucher in bestimmten Büros wie einem Arzt oder Therapeutenbüro und vor wichtigen Besprechungen wie Interviews nervös fühlen können. Eine freundliche Begrüßung kann helfen, sie zu beruhigen.
Positionieren Sie Ihren Schreibtisch so, dass er dem Eingang zugewandt ist, und Sie sehen die Kunden, wenn sie eintreten. Stellen Sie sicher, dass das Büro zu Beginn eines jeden Tages ordentlich aussieht, und halten Sie es den ganzen Tag über organisiert. Bringen Sie die Pakete umgehend aus oder legen Sie sie außer Sicht. Bewahren Sie die Unterlagen ordnungsgemäß auf, und Ihr Terminkalender ist zugänglich. Lassen Sie die entsprechenden Computerprogramme laufen, damit Sie die Informationen eines Kunden problemlos abrufen können.
Lächeln und begrüßen Sie den Kunden, vermitteln Sie echte Herzlichkeit und Begeisterung. Verwenden Sie eine Begrüßung, die signalisiert, dass Sie ihn erwartet haben, wenn dies der Fall ist - aber nur, wenn Sie wissen, dass dies der Kunde ist, den Sie erwartet haben. Wenn Sie um 9 Uhr morgens einen Klienten in Ihrer Kanzlei erwarten und ein Mann, der für ein Geschäftstreffen verkleidet ist, hereinkommt, könnten Sie lächeln und sagen: "Hallo, sind Sie John? Es ist sehr schön, Sie kennenzulernen." Geben Sie niemals den vollständigen Namen des Kunden an - behandeln Sie diese Informationen vertraulich. Verwenden Sie eine allgemeinere Begrüßung, wenn Sie den Kunden nicht kennen, z. B. "Guten Morgen, willkommen in der XYZ-Firma. Wie kann ich Ihnen heute helfen?"
Unterstützen Sie den Kunden, indem Sie einen Termin vereinbaren, ihm die auszufüllenden Unterlagen geben oder ihm mitteilen, dass Sie der zuständigen Person mitteilen, dass sie angekommen ist. Lassen Sie den Kunden wissen, wie lange er warten muss. Fragen Sie sie, ob sie Fragen hat, und beantworten Sie sie nach besten Kräften. Wenn Sie die Antwort überprüfen müssen, versichern Sie ihr, dass Sie dies tun werden.
Ermutigen Sie den Kunden, sich während des Wartens zu entspannen. Bieten Sie dem Kunden Erfrischungen wie Wasser, Kaffee oder Tee an, sofern verfügbar. Wenn der Kunde das Angebot ablehnt, teilen Sie ihm bitte mit, wenn er seine Meinung ändert. Wenn Sie mit dem Kunden sprechen, lächeln Sie weiter und suchen Sie Augenkontakt. Sie vermitteln Wärme und Begeisterung.
Bitten Sie den Kunden höflich, nur einen Moment zu warten, wenn Sie den Anruf entgegennehmen müssen. Beantworten Sie das Telefon mit einer Begrüßung wie: "Guten Morgen, das ist Terri von XYZ Firm. Können Sie einen Moment warten?" Danken Sie dem Anrufer für das Halten und versichern Sie, dass Sie mit ihr Recht haben. Dann betreuen Sie den Kunden im Büro.
Befolgen Sie das Protokoll Ihres Büros, um Kunden bei den Mitarbeitern vorzustellen. Rufen Sie den Mitarbeiter sofort nach Ankunft des Kunden auf, wenn Sie wissen, dass der Mitarbeiter keinen anderen Besucher trifft. Andernfalls rufen Sie den entsprechenden Mitarbeiter telefonisch an, wenn der Termin des Kunden beginnen soll.
Begleiten Sie den Kunden zum Büro des Mitarbeiters, wenn dies das in Ihrem Büro akzeptierte Verfahren ist und der Mitarbeiter angegeben hat, dass er die Besprechung beginnen möchte. Alternativ können Sie den Mitarbeiter in den Wartebereich einladen, um den Kunden zu treffen. Stellen Sie den Kunden und den Mitarbeiter vor, wenn sie noch nicht getroffen wurden, und verwenden Sie dabei Nachnamen oder Vornamen, je nachdem, was Ihr Unternehmen bevorzugt.
