Event-Management umfasst die Anwendung von Projektmanagement-Praktiken, um besondere Anlässe wie Parteien, Geldbeschaffer, Sportaktivitäten und andere Angelegenheiten zu entwerfen, zu planen und zu koordinieren. Abhängig von der Größe des Ereignisses werden Informationssysteme (Computersoftware, die typischerweise aus einem Datenrepository und einer Benutzerschnittstelle zum Manipulieren der Daten besteht) verwendet, um Personal und Ressourcen zu verfolgen.
Geschichte
Die Event-Management-Branche ist in den letzten 50 Jahren enorm gewachsen, da Events nicht mehr ausschließlich in Großstädten stattfinden. Seit 1949 stellt der Verbindungsrat des Konvents Werkzeuge und Programme für Fachleute der Industrie bereit. Die Exchange-Initiative "Accepted Practices Exchange" hat sich seit 1997 für die Entwicklung relevanter Standards eingesetzt. Insbesondere versucht der Technologiebeirat, Standardformulare und Protokolle für Informationssysteme für das Veranstaltungsmanagement zu entwickeln. Durch die Kompatibilität der Systeme fördern diese Standards die Effizienz. Einst ein relativ unregulierter Beruf, ist Event Management inzwischen sogar ein Studienfach an Universitäten, die Zertifikate und Diplomprogramme anbieten. Diese Programme bieten spezielle Anweisungen zu häufig verwendeten Aufgaben des Informationssystems für das Ereignismanagement, mit denen viele Planungs- und Logistikfunktionen automatisiert werden.
Funktion
Ein Ereignisverwaltungsinformationssystem soll das Nachverfolgen von Personal und Ressourcen erleichtern, die zum Ausführen von Ereignissen erforderlich sind. Normalerweise dient es in erster Linie dazu, Planungs- und Registrierungsunterstützung bereitzustellen. Darüber hinaus ermöglichen andere Funktionen die Anpassung des Personalbedarfs an die Verfügbarkeit der Veranstaltungsmitarbeiter. Das System verfolgt auch Kosten und Ausgaben. Nach dem Ereignis erstellt das System Berichte für das Verwaltungspersonal. Ereignisverwaltungsinformationssysteme ermöglichen Planern die Verwendung von Prozessen und Technologien zur Koordinierung von Aktivitäten, die zu einem gut durchgeführten Ereignis führen.
Eigenschaften
Durch die Verwendung spezieller Software und Hardware zur Manipulation von Informationen und Daten nach festgelegten Verfahren stellen Event-Management-Informationssysteme Event-Managern die Informationen zur Verfügung, die sie zur Aufrechterhaltung eines Wettbewerbsvorteils benötigen. Veranstaltungsmanagement-Informationssysteme unterstützen die Organisation von Unterhaltungs-, persönlichen oder geschäftlichen Aktivitäten. Mit skalierbaren Systemen können Sie Ihre Veranstaltung planen, vermarkten und verkaufen. Mit anderen Worten, egal wie groß oder wie klein Ihre Konferenz, Party oder Messe ist, ein Event-Management-Informationssystem hilft Ihnen bei der Planung und Durchführung.
Leistungen
Die Automatisierung des Registrierungsprozesses mithilfe eines Ereignisverwaltungs-Informationssystems reduziert Fehler und spart Zeit und Geld. Die Online-Verwaltung von Spenden erhöht die Wahrscheinlichkeit von Beiträgen. Mechanismen zur Erstellung von Newslettern und anderer Online-Kommunikation bieten eine kostengünstige (und umweltfreundliche) Möglichkeit, ein breites Publikum zu erreichen und die Beteiligung zu steigern. Im Allgemeinen können Sie mit Informationssystemen für das Ereignismanagement die Kommunikation optimieren und Ihre Betriebskosten senken.
Überlegungen
Verwenden Sie Ihre Datenbanken, um Ihr Publikum für jede Veranstaltung genau zu bewerten. Bestimmen Sie geeignete Marketingstrategien basierend auf den Ergebnissen Ihrer vergangenen Ereignisse. Analysen mit logistischen Daten durchführen, um Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungen erforderlich sind.
