Die Gestaltung eines internen Kontrollsystems für Ihr Unternehmen erfordert die Planung und das Verständnis der detaillierten Abläufe des Unternehmens. Interne Kontrollen dienen mehreren Zwecken, aber die wichtigsten sind, um sicherzustellen, dass das Unternehmen wie beabsichtigt arbeitet, und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, Waren oder Geld falsch zu verwenden. Interne Kontrollen ermöglichen es einem Unternehmer, sicher zu sein, dass alles richtig funktioniert, ohne dass er jede Facette der Operation persönlich überwachen muss.
Überprüfen Sie alle wichtigen Prozesse in Ihrem Unternehmen: Produktion, Bestandsverwaltung, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Bankabstimmung und alle anderen Prozesse, bei denen Betrug durch Diebstahl oder Verschleierung möglich ist. Geben Sie in jedem Teil des Prozesses, für den eine Person verantwortlich ist, Namen oder Jobtitel an. Wenn Sie nicht sicher sind, wie ein Prozess funktioniert, verbringen Sie Zeit "im Feld" und beobachten Sie den Prozess oder stellen Sie Fragen an die Verantwortlichen.
Bewerten Sie jeden Schritt jedes Prozesses auf Schwachstellen in der Kontrolle, die eine Möglichkeit zum Stehlen von Unternehmensvermögen ermöglichen. Konzentrieren Sie sich auf Bereiche, in denen eine einzelne Person sowohl das Verwahrvermögen als auch die Buchhaltung für sie hat. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter die Registrierkasse kontrolliert und auch am Ende der Nacht für den Abgleich verantwortlich ist, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, Geld zu stehlen und durch Fälschen des Abgleichs zu verbergen. Ein anderes Beispiel ist, dass ein einzelner Mitarbeiter für das Öffnen der eingehenden Post verantwortlich ist und auch für die Erfassung der in der Post eingegangenen Debitorenschecks verantwortlich ist.
Ändern Sie die Verfahren für die Bereiche, in denen Sie schwache interne Kontrollen bewertet haben. Trennen Sie die Verwahrungsfunktion nach Möglichkeit von der Berichterstellungsfunktion. Während Sie möglicherweise nicht über genügend Mitarbeiter verfügen, um unterschiedliche Aufgaben für jeden Job zu erledigen, müssen Sie unter den Mitarbeitern verschiedene Funktionen auswählen, um inkompatible Funktionen nach Möglichkeit zu trennen.
Dokumentieren Sie die neuen Verfahren gründlich und machen Sie die Mitarbeiter mit ihnen vertraut. Bitten Sie die Mitarbeiter um Rückmeldung, wie effizient die neuen Verfahren sind. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Verfahren aus betriebswirtschaftlicher und betrieblicher Sicht und nicht nur als Kontrolle sinnvoll sind. Passen Sie die Verfahren entsprechend dem Feedback an, beachten Sie jedoch immer den Zweck der Bedienelemente.
Führen Sie eine verbindliche Urlaubsrichtlinie ein, falls Sie dies noch nicht getan haben. Die Mehrheit der chronischen Diebstahlprobleme in Unternehmen darf fortbestehen, da niemand sonst die Funktionen des Diebes übernimmt.Wenn die Diebe zum Urlaub gezwungen werden müssen und jemand anderes für sie eintritt, können sie das Verbrechen nicht länger verbergen. Diese Richtlinie kann Diebstahl verhindern sowie aufdecken, wenn dies der Fall ist.
Tipps
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Beurteilen Sie mindestens einmal jährlich die Wirksamkeit Ihrer internen Kontrollen und verbessern Sie diese gegebenenfalls.
Warnung
Haben Sie keine Angst davor, starke interne Kontrollen zu implementieren, da Sie befürchten, dass Ihre Mitarbeiter glauben, dass Sie ihnen nicht vertrauen. Ehrliche Mitarbeiter möchten in einer angemessen gestalteten Umgebung arbeiten.
