Ein Zuschussadministrator ist für die Beaufsichtigung von Zuschussvorschlägen, die Überwachung der Zuschussmittel und die Sicherstellung, dass alle Zuschussaktivitäten dem Vertrag entsprechen, verantwortlich. Der Administrator muss mit allen Terminen und messbaren Ergebnissen vertraut sein und Korrespondenz herstellen, Berichte erstellen und Aufzeichnungen führen, um nachzuweisen, dass alle Bedingungen der Finanzhilfe erfüllt sind. Datenerhebung, Dateneingabe und -analyse sind Teil des Prozesses. Die Verwaltung von Finanzhilfen ist eine berufliche Tätigkeit, die ein sorgfältiges Eingehen auf Details und technische Sachkenntnis erfordert.
Organisieren
Sammeln und organisieren Sie den Finanzhilfevorschlag, das gesamte Sicherheitsmaterial und die nachfolgende Korrespondenz im Zusammenhang mit dem Preis. Verwenden Sie die Zuschussabschnitte als Ausgangspunkt für die Organisation, z. B. mit einer Datei für jedes messbare Ergebnis. Speichern Sie alle Daten, die unter den Ergebnissen gesammelt wurden, auf die sie sich beziehen, sodass die Informationen jederzeit verfügbar sind, wenn es an der Zeit ist, Monats- oder Jahresberichte zu erstellen. Für die ordnungsgemäße Verwaltung eines Zuschusses ist viel Papierarbeit erforderlich, und dies muss sorgfältig organisiert werden.
Identifizieren und senden Sie die erforderlichen Formulare auf die im Vertrag festgelegte Art und Weise. Durch das frühzeitige Erstellen einer Checkliste und eines Zeitplans wird die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt.
Ermitteln und Implementieren von Datenerfassungssystemen, die zur Erfüllung der Bedingungen der Finanzhilfe erforderlich sind. Jedes im Zuschuss angegebene messbare Ergebnis muss durch Dokumentation nachgewiesen werden. Wenn Sie beispielsweise versprochen haben, 50 Studenten anzumelden, benötigen Sie schriftliche Anmeldeformulare und Anmeldeunterlagen.
Überwachen Sie die Budgets: Verfolgen Sie die Ausgaben, um sicherzustellen, dass Einkäufe und Ausgaben gemäß den Einzelposten im Budget vorgenommen werden, und veröffentlichen Sie regelmäßig Berichte zu den Ausgaben, sodass die Mitarbeiter wissen, wo sie in Bezug auf Einkaufs- und Budgetbeschränkungen stehen.
Erhalten Sie die Genehmigung für Änderungen der Finanzhilfe, wie dies durch die Vertragsbedingungen zulässig ist, wenn die Gewährungsfrist fortschreitet und der Änderungsbedarf offensichtlich wird. Jede Änderung der Förderbedingungen muss vom Chief Executive Officer der Organisation genehmigt werden.
Überwachen Sie den Fortschritt in Richtung auf Ziele und zugesagte Ergebnisse und schlagen Sie Änderungen vor, wenn diese nicht erreicht werden. Wenn beispielsweise die Anwesenheitsziele nicht erreicht werden, muss der für die Rekrutierung verantwortliche Mitarbeiter gewarnt werden, damit er Korrekturmaßnahmen ergreifen kann.
Tipps
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Schreiben Sie das Gehalt des Administrators als Einzelposten im Budget in die Finanzhilfe. Wenn der Administrator mehr als eine Finanzhilfe bearbeitet, schreiben Sie sie als Prozentsatz der Zeit ein, die für die Verwaltung jeder Finanzhilfe erforderlich ist.
Warnung
Machen Sie nicht den Fehler, zu erwarten, dass das vorhandene Personal Zeit für die Verwaltung eines beträchtlichen Zuschusses findet. Die Gewährung von Zuschüssen in Höhe von 100.000 USD und mehr erfordert viel Zeit und Fachwissen, um sicherzustellen, dass Compliance sichergestellt ist. Compliance ist erforderlich, wenn Sie die Finanzierung zukünftig sicherstellen möchten.
