Es ist eine gute Geschäftspraxis, die Sozialversicherungskarte eines neuen Mitarbeiters zu prüfen und zu kopieren, anstatt nur die Nummer aufzuschreiben. Dies kann helfen, Fehler zu vermeiden, beispielsweise die Erstellung von Lohn- und Steuererklärungen von W-2 mit falschen Sozialversicherungsnummern. Korrigieren Sie in diesem Fall den Fehler in Ihren Unterlagen und senden Sie Ihrem Mitarbeiter ein neues W-2-Formular.
Korrigieren und erneut drucken
Sobald der Fehler entdeckt wird, geben Sie die korrekte Nummer in den Abrechnungssatz des Mitarbeiters ein, um sicherzustellen, dass er nicht erneut auftritt. Korrigieren Sie dann den Fehler und drucken Sie ein neues W-2-Formular für die Sozialversicherungsverwaltung und den Mitarbeiter erneut aus. Informieren Sie Ihren Mitarbeiter, dass er keine geänderten Steuererklärungen abgeben muss, da sich der Fehler nicht auf die Ergebnisinformationen ausgewirkt hat.
Füllen Sie das Formular W-2C aus
Wenn Sie das W-2-Formular Ihres Mitarbeiters bereits eingereicht haben, müssen Sie ein geändertes W-2C-Formular bei der Social Security Administration einreichen. Füllen Sie nur den oberen Abschnitt aus, wenn alle im Formular verbleibenden Informationen korrekt sind. Geben Sie Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen in Feld A, Ihre Bundesarbeitgeber-Identifikationsnummer in Feld B und das Steuerjahr in Feld C ein. Geben Sie die korrekte SSN des Mitarbeiters in Feld D ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in Feld E, um die eingegebene Nummer anzugeben eine korrigierte Nummer und geben Sie in Feld F die falsche Nummer ein, die Sie ursprünglich gemeldet haben.
