In der Geschäftswelt befinden wir uns in Meetings, in denen wir viele Entscheidungen treffen. Am Ende eines Meetings erfassen die Protokolle des Meetings Entscheidungen, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer weitere Maßnahmen ergreifen. Das Sitzungsprotokoll umfasst alle Aspekte eines Meetings, von der Teilnehmerliste und der Agenda bis zu den zu ergreifenden Maßnahmen und Entscheidungen, die für weitere Meetings getroffen werden. Durch das Festlegen von Besprechungsprotokollen anhand bestimmter Schritte stellen Sie sicher, dass Ihr Team, Ihre Kollegen und Manager die Diskussionsthemen und Erwartungen für weitere Maßnahmen kennen.
Verwenden Sie die Besprechungsagenda als Richtlinie, um Ihr Besprechungsprotokoll zu verfassen. Die Tagesordnung des Treffens ist die Leitlinie des Treffens. Es aktualisiert die Teilnehmer und informiert sie über die Ziele, ihre Rolle bei der Erreichung der Ziele und die spezifischen Elemente, die ihnen zugewiesen werden. Da das Treffen auf einer Tagesordnung beruht, wird die Tagesordnung zum Leitfaden für das Protokollieren.
Beschreiben Sie kurz die Rollen der Teilnehmer beim Meeting oder die zur Diskussion stehenden Projekte. Erläutern Sie die Rolle jedes Teilnehmers, damit die Nichtteilnehmer wissen können, wer für welche Abteilung zu welchem Zweck anwesend war. Durch die Gliederung der Rollen der Teilnehmer wird sichergestellt, dass jede Person das Meeting gezielt besucht. Die Rollen der Teilnehmer sind für den Moderator und die Teilnehmer des Meetings wichtig, sodass Besprechungsdiskussionen fortgeführt werden können, ohne sich mit den zuvor besprochenen Themen zu belasten.
Heben Sie die Ziele des Treffens hervor, indem Sie sie klar angeben. Zum Beispiel: um Entscheidungen zu treffen, Ideen zu sammeln oder das Team über den Fortschritt zu informieren. Die Auflistung der Ziele hilft den Lesern des Protokolls, den Zweck der Besprechung klar zu verstehen. Das Ziel oder der Zielteil ist das, was viele Führungskräfte lesen. Wenn sie nicht an den Zielen beteiligt sein müssen, ist keine weitere Lektüre erforderlich. Wenn ein Manager ein berechtigtes Interesse an den Zielen hat, kann er an der nächsten Sitzung teilnehmen.
Schreiben Sie die in der Besprechung getroffenen Entscheidungen. Notieren Sie sich alle getroffenen und diskutierten Entscheidungen, um die Tagesordnung der nächsten Sitzung festzulegen. Durch das Aufschreiben der Entscheidungen können Teilnehmer und Nichtteilnehmer überprüfen, ob Folgemaßnahmen von ihnen erforderlich sind, auf die sie sich dann vorbereiten können. In der Besprechung hervorgehobene Entscheidungen werden nachgeahmt, sofern nicht in einer anderen Besprechung weitere Diskussionen erforderlich sind. Dies wäre eine Entscheidung an sich. Das Erfassen und Teilen der in einer Besprechung getroffenen Entscheidungen ist entscheidend für genaue und nützliche Minuten.
Schreiben Sie "Next Step" -Aufgaben mit einem Namen der verantwortlichen Person daneben. Diese Schritte ermöglichen es dem Meeting-Moderator, sich auf das nächste Meeting vorzubereiten und den Teilnehmern und Nicht-Teilnehmern bewusst zu sein, wofür sie nach dem Meeting verantwortlich sind. Dadurch wird sichergestellt, dass sich die Teilnehmer auf die nächste Besprechung vorbereiten, indem sie entweder ihre Aufgaben erfüllen oder sie an eine andere Person delegieren, die sie abschließen und an der nächsten Besprechung teilnehmen kann.
Senden Sie einen Entwurf des Sitzungsprotokolls an die Teilnehmer. Mit dem Entwurf können die Teilnehmer die Protokolle bearbeiten, indem sie die Notizen, die nächsten Schritte und Entscheidungen aktualisieren. Ein Entwurfsüberblick stellt sicher, dass alle Informationen ordnungsgemäß erfasst wurden und dass Einzelpersonen die ihnen zugewiesenen Aufgaben oder Abteilungen verwalten. Geben Sie im Rahmen des Entwurfs des Überprüfungsprozesses allen Teilnehmern eine Frist für Kommentare. Wenn keine Änderungen eingehen, gilt das Protokoll als von allen Parteien akzeptiert.
Versenden Sie das Meeting-Protokoll. Nachdem alle Rückmeldungen gesammelt wurden, senden Sie das Sitzungsprotokoll an alle Personen, die zum Meeting eingeladen wurden. Kopieren Sie andere Mitarbeiter oder Teilnehmer, die informiert werden müssen. Das Protokoll sollte innerhalb von 24 Stunden nach Ende des Meetings oder 12 Stunden vor dem nächsten Meeting gesendet werden, je nachdem, was zuerst eintritt.
Tipps
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Nicht alle Informationen müssen in den Sitzungsprotokollen erfasst werden, Highlights sind ausreichend. Sitzungsprotokolle sind wirksam, wenn sie das Meeting mit Entscheidungen und Verantwortlichkeiten zusammenfassen. Wenn Sie die Besprechung erleichtern, bitten Sie jemanden, Notizen für das Team zu machen.
