Das Feiern eines Gebäude-Engagements ist für jede Organisation das Ergebnis jahrelanger Arbeit und Planung. Es gibt viele Möglichkeiten, diese Gedenkfeier zu planen. Genießen Sie die Zeit, die Sie kreativ einsetzen, um herauszufinden, welche Komponenten für Ihre Veranstaltung am besten geeignet sind. Wird es einen Bandschnitt geben? Was ist mit einem Mittagessen? Möchten Sie eine religiöse Komponente hinzufügen? Viele dieser Ideen können von Ihrem Budget abhängen, sind aber eine Untersuchung wert. Wenn Sie einige Richtlinien festgelegt haben, starten Sie den Planungsprozess.
Stellen Sie das Datum einige Monate im Voraus ein. Stimmen Sie mit Ihrem Bauunternehmer zu einem voraussichtlichen Fertigstellungstermin ab. Überprüfen Sie die örtlichen Bauvorschriften. Möglicherweise benötigen Sie eine Belegungsbescheinigung, bevor Sie eine Veranstaltung im neuen Gebäude rechtmäßig veranstalten können. Wenn Sie eine gemeinschaftsweite Feier planen, überprüfen Sie die Kalender anderer Gruppen oder Institutionen, damit Sie nicht die besten Termine überbuchen.
Bereiten Sie die Gästeliste einige Monate im Voraus vor. Informieren Sie die eingeladenen VIPs über das Datum und teilen Sie ihnen mit, dass Sie Parkplätze und spezielle Sitzplätze für sie reservieren. Schätzen Sie die Anzahl der teilnehmenden Gäste: Sehen Sie sich Ihre Liste sorgfältig an und die Wahrscheinlichkeit, dass Personen teilnehmen. Je größer die Gästeliste ist, desto niedriger ist der Prozentsatz der Teilnahme. Bei Listen mit 500 oder mehr Gästen ist eine Anwesenheitsquote von 25 Prozent eine erste Schätzung. Caterer sind eine informierte Ressource, um die Anzahl der anwesenden Gäste zu schätzen.
Laden Sie einige Monate im Voraus Mitglieder des Klerus und andere Redner ein, von denen Sie hoffen, dass sie an dem Gottesdienst teilnehmen.
Senden Sie "Save the Date" -Nachrichten bis zu zwei Monate im Voraus per E-Mail an die gesamte Gästeliste.
Buchen und treffen Sie sich so früh wie möglich mit dem Caterer. Treffen Sie Entscheidungen in Bezug auf Raumplanung, Menü, Ausrüstungsbedarf, Parken, Blumenarrangements und Servicepersonal.
Ausrüstungsverleih und Dienstleistungen buchen. Beginnen Sie mit der Planung von Besprechungen für jeden von ihnen einige Monate im Voraus. Dies kann Ausrüstung (Stühle, Tische, Bettwäsche, Bühne, Soundsystem und Podium), Parkservice, Floristen, Musiker, Drucker und Fotograf umfassen. Beginnen Sie mit der Arbeit mit Medien, die die Veranstaltung abdecken könnten.
Maileinladungen drei Wochen vor der Veranstaltung. Handadresse wenn möglich.
Bestätigen Sie zwei Wochen im Voraus mit den Diensteanbietern und überprüfen Sie alle Angaben. Legen Sie einen detaillierten Zeitplan für den Tag der Veranstaltung fest und verteilen Sie ihn an die Dienstanbieter. Fügen Sie Kontaktinformationen zu Handynummern hinzu. Programme oder Bestellungen sollten zwei Wochen vor der Veranstaltung an den Drucker gesendet werden.
Reservieren Sie am Tag vor der Veranstaltung einen Parkplatz für VIPs, Geistliche und Caterer mit Verkehrskegeln und reservierten Parkschildern. Programm / Bestellungen vom Drucker abholen. Erhalten Sie Mietartikel und beginnen Sie mit dem Einrichten. Kontaktieren Sie die Medien erneut und reservieren Sie bei Bedarf einen Parkplatz.
Planen Sie am Tag der Veranstaltung den Plan und hängen Sie von den Fachleuten ab, die Sie für ihre Arbeit eingestellt haben.
Tipps
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Entwerfen Sie die Widmung, um die Absicht des Gebäudes zu berücksichtigen. Zum Beispiel könnten die Schüler eine bedeutende Rolle bei der Einweihung eines neuen Schulgebäudes spielen oder die Gäste könnten eingeladen werden, Wildblumensamen auf die Einweihung eines öffentlichen Gartencenters zu werfen. Wenn das Geld für das neue Gebäude gespendet wurde, planen Sie am Abend vor der Einweihung eine private "Schleich-Blick" -Party für Spender.
