Ein Projektbeschaffungsplan beschreibt und dokumentiert alle Einkäufe von externen Lieferanten, die erforderlich sind, um die Anforderungen eines bestimmten Projekts zu erfüllen. Je nach Art des Projekts benötigt ein Projekt möglicherweise Computer, Papier oder anderes Zubehör. Die Erfordernisse des Projekts und die Art und Weise, wie die Lieferungen beschafft werden, ermöglichen ein angemessenes Budget und eine angemessene Planung. Ein guter Beschaffungsplan enthält auch konkrete Schritte zur Einleitung und Durchführung von Käufen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Angebote fair und im besten Interesse des Unternehmens erfolgen.
Definieren Sie die Anforderungen des Plans. Alle Ziele des Plans einbeziehen. So erhalten Sie beispielsweise Waren von den besten Lieferanten zu den niedrigsten Kosten.
Listen Sie das Beschaffungsteam auf. Diese Liste enthält alle Parteien, die in die Beschaffungsentscheidungen einbezogen werden. Geben Sie Namen und Kontaktinformationen für jede Person oder Gruppe an.
Dokumentieren Sie die Begründung für die Beschaffung. Geben Sie die Gründe an, aus denen die Verbrauchsmaterialien benötigt werden und wie sie verwendet werden. Identifizieren Sie die Artikel, die im Laufe des Projekts beschafft werden. Geben Sie die Menge der benötigten Artikel an.
Erstellen Sie eine Zeitleiste, die alle Einkäufe angibt, die über die Dauer des Projekts getätigt werden. Der Einkauf von Massengütern oder zu bestimmten Jahreszeiten kann zu Einsparungen führen. Fügen Sie diese Besonderheiten als Teil der Zeitleiste hinzu.
Definieren Sie den Lieferantenauswahlprozess. Dies umfasst alle Schritte, die zum Erhalten von Geboten erforderlich sind. Bestimmen Sie eine Mindestanzahl von Geboten, die Sie erhalten, bevor Sie einen Lieferanten auswählen. Geben Sie alle Vertrags- oder Zahlungsbedingungen an, die vor der Auswahl des Lieferanten vereinbart werden müssen.
Erstellen Sie eine Liste von Aufgaben, die zum Kauf eines Artikels ausgeführt werden sollen. Identifizieren Sie alle Dokumente, die zur Bearbeitung einer Bestellung ausgefüllt werden müssen. Kaufaufträge müssen möglicherweise vom Management genehmigt werden.
Tipps
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Überprüfen Sie den Beschaffungsplan regelmäßig. Änderungen der Lieferantenkonditionen und anderer Marktfaktoren können den Plan positiv oder negativ beeinflussen. Passen Sie den Plan an die Geschäftsanforderungen an.
