Wenn ein Projekt keinen guten Kommunikationsplan hat, ist es zum Scheitern verurteilt. Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers ist es, einen effektiven und effizienten Kommunikationsplan zu entwickeln und zu organisieren. Dies wird das Projektteam motivieren und die zeitnahe Projektabwicklung ermöglichen. Ein guter Kommunikationsplan sollte eine offene und transparente Atmosphäre schaffen, in der sich alle wohl fühlen, wenn sie Ideen und Input einbringen. Ein Projektmanager, der sich wie ein Diktator verhält, wird sich selbst besiegen.
Einführung
Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie: (1) Entwickeln und definieren Sie das Projekt. Als Projektmanager sind Sie die primäre Informationsquelle. Ihre Aufgabe ist es, effektiv zu kommunizieren, um das Projektteam zu lenken und zu motivieren. (2) Erstellen Sie ein Forum, in dem Sie Ideen austauschen können. Lassen Sie alle im Team wissen, dass ihr Beitrag wertvoll ist. Kommunikation ist ein Dialog und kein Monolog. Der Kommunikationsplan sollte die Interaktion und den Input aller Beteiligten fördern und fördern. (3) Kommunikationsziele klarstellen. Die Ziele einer guten Kommunikation sollen es ermöglichen, das Projekt effektiv und pünktlich abzuschließen. Dies hilft, Überraschungen zu vermeiden, Doppelarbeit zu vermeiden und Auslassungen aufzudecken.
Verantwortlichkeiten delegieren Einzelne Mitglieder des Projektteams sollten wissen, was ihre besonderen Verantwortlichkeiten sind und wem sie verantwortlich sind. Jeder sollte die Kommunikationsziele kennen.
Verwenden Sie verschiedene Medien und Methoden, um die Kommunikation auf dem neuesten Stand zu halten und um alle auf dem Laufenden zu halten. Dazu gehören E-Mail-Updates, Projektnotizen, persönliche Begegnungen und regelmäßige Berichte.
Legen Sie eine Zeitleiste für Berichte und Überprüfungen fest. Neben dem täglichen Informationsaustausch planen Sie Termine und Fristen für Berichte ein. Dies wird das Team motiviert und strukturiert halten. Es hilft auch, Aufgaben zu priorisieren.
Überprüfen Sie den Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass er effektiv arbeitet. Wenden Sie sich an das Team. Werden die erforderlichen Informationen zeitnah übermittelt. Wenn nicht, welche Verbesserungen können vorgenommen werden, um es zu verbessern?
