Praktisch mit Ihrem Unternehmen umzugehen, ist eine gute Sache, aber das gilt nicht immer für jede Betriebsphase. Die Dateneingabe ist ein Schlüsselaspekt des Geschäfts, in dem der Übergang zu automatischen Prozessen fast immer besser ist. In sehr kleinen Unternehmen, in denen der Eigentümer der Hauptbetreiber ist, kann es dennoch sinnvoll sein, alle Daten manuell einzugeben, obwohl ein Upgrade auf ein automatisches System für reibungslosere Abläufe sorgen kann. Für Unternehmen mit mehr als einem oder zwei Mitarbeitern kann es auch finanziell sinnvoll sein, so schnell wie möglich von der manuellen Dateneingabe abzurücken.
Nachteil: Menschlicher Fehler
So wie wir es versuchen, Menschen sind fehleranfälliger als Computer. Während ein Computersystem gelegentlich Störungen aufweist, zeichnet es im Allgemeinen Daten auf und organisiert sie auf eine genauere Art und Weise als Menschen, wobei eine geringere Fehlerprüfung erforderlich ist. Die manuelle Datenverarbeitung erfordert weitaus mehr Augen, um die Daten zu überprüfen und auf Genauigkeit zu überprüfen.
Nachteil: Geschwindigkeit
Die manuelle Eingabe von Daten nimmt viel Zeit in Anspruch. Maschinen und Computer sind in der Regel schneller als Menschen, sodass sich die Mitarbeiter auf andere Dinge konzentrieren können. Anstatt den ganzen Tag Zahlen einzugeben, könnten Ihre Mitarbeiter mehr Zeit damit verbringen, Inventar zu überprüfen, Diagramme zu erstellen oder Projektionen für zukünftiges Wachstum zu erstellen.
Nachteil: Arbeitskosten
Es kostet viel Geld, Menschen für die manuelle Dateneingabe zu bezahlen, und hält Unternehmer und andere Mitarbeiter davon ab, mehr Zeit in den Punkt zu investieren, in dem sie am meisten zur Vision und Mission des Unternehmens beitragen. Viele von ihnen können jetzt von einer Person erledigt werden, was bedeutet, dass Sie weniger Mitarbeiter für die Dateneingabe benötigen oder dass Sie Ihre Mitarbeiter in Bereichen einsetzen können, in denen ihre Geschenke besser eingesetzt werden können, um das Wachstum des Unternehmens zu beschleunigen.
Vorteil: Systemkosten
Die manuelle Dateneingabe erfordert keine teuren Systeme, Maschinen und Programme. Kleinunternehmer haben nicht immer ein großes Startkapital, wenn sie ihre Betriebsabläufe auf den Weg bringen. Ein manuelles Verarbeitungssystem ermöglicht es einem Unternehmen, in das Spiel einzusteigen, ohne viel wertvolles Kapital in Computer, Maschinen und Computerverarbeitungsmethoden investieren zu müssen.
Vorteil: Leichter Start für kleine Unternehmen
Einige Unternehmer haben ein gutes Gespür dafür, wie Daten auf Papier mithilfe von Ledger-Blättern nachverfolgt werden können, sind jedoch mit Computersystemen nicht so vertraut. In einer Zeit, in der Sie wahrscheinlich viele Dinge gleichzeitig lernen, um Ihr Geschäft in Gang zu setzen, ist es möglicherweise vorzuziehen, das Lernen eines Dateneingabesystems vorübergehend zu verschieben. Solange Sie genaue Aufzeichnungen manuell aufbewahren, können Sie mit dieser Option warten, bis der Rest Ihres täglichen Betriebs routinemäßiger ist.
Vorteil: Erhöhte Übersicht
Wenn Sie die Aufzeichnungen manuell aufbewahren, haben Sie die Kontrolle darüber, in welche Kategorien die einzelnen Nummern eingegeben werden. Wenn Ihr Unternehmen spezielle Anforderungen hat, die Verkäufe oder Trends automatisiert schwer nachvollziehen können, müssen Sie diese Nummern möglicherweise manuell nachverfolgen.Beispielsweise können Sozialdienste, die Änderungen in der Familiendynamik oder Erleichterung von emotionaler Belastung aufzeichnen, manuelle Datenverarbeitungsmethoden für genauer halten als automatisierte Methoden.
Umstellung von manueller auf moderne Datenerfassung
Während die manuelle Dateneingabe bei einem sehr kleinen Unternehmen manchmal am einfachsten ist und geringere Kosten zur Folge hat, um den Ball ins Rollen zu bringen, müssen die Methoden eines wachsenden Unternehmens immer größer werden. Wenn Sie bereit sind, von der manuellen Dateneingabe zu einem etwas anspruchsvolleren Element überzugehen, können Sie Programme wie Quicken, QuickBooks oder das kostenlose Programm ZipBooks betrachten. Jedes Tabellenkalkulationsprogramm kann Ihnen dabei helfen, andere Kennzahlen wie Programmerfolgsraten, Mitarbeiterentwicklung oder Änderungen in der Dynamik und Prognose auf leicht verständliche Weise zu kategorisieren. Es ist ratsam, die Daten der Vergangenheit in einigen Monaten oder Jahren einzugeben, damit Sie bei der Eingabe der neuen Zahlen Trends erkennen können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wenden Sie sich an einen Steuerberater oder einen Spezialisten für Dateneingabe für einmalige Hilfe oder regelmäßig Unterstützung bei der Verwaltung genauer Datensätze für Ihr Unternehmen.
