Die manuelle Buchhaltung beinhaltet die Verwendung von Papierbüchern und Journalen zur Erfassung von Finanztransaktionen. Diese Werkzeuge stammen aus einer vergangenen Zeit. Buchhalter - oft mit grünen Visieren und schwarzen Armbändern - würden die manuelle Buchhaltung verwenden, um die finanziellen Ergebnisse ihrer Unternehmen zu wahren. Unternehmen können heute noch für einige Prozesse die manuelle Buchhaltung verwenden. Nachteile können jedoch die manuelle Buchhaltung schwächen.
Zeitaufwendig
Rechnungslegungsprozesse, die Papierjournale und -bücher oder ähnliche Werkzeuge verwenden, benötigen viel Zeit, um die Aufgaben abzuschließen. Buchhalter müssen vor dem Erfassen von Einträgen Konten und Zeitschriften im System suchen. Das Prüfen von Kontensalden und das Überprüfen von Informationen ist ebenfalls schwierig. Die Buchhalter müssen möglicherweise auch mehrere Dokumente durchsuchen, um die von Führungskräften angeforderten Informationen zu finden. Das Kopieren dieser Informationen kann auch schwierig sein.
Irrtum vorbehalten
Fehler können bei manuellen Abrechnungsprozessen recht häufig sein. Häufige Fehler sind das Eingeben von Informationen in falsche Konten, das Übertragen von Zahlen oder das rückwärtige Aufzeichnen von Informationen. Während diese Fehler auch in modernen Abrechnungssystemen auftreten, haben manuelle Systeme keine internen Prüfungen und Salden. Buchhalter, die Fehler untersuchen, benötigen oft mehrere Stunden, um Einträge zu finden und zu korrigieren. Mehrere Buchhalter, die in mehreren manuellen Buchhaltungsledgern arbeiten, können diese Probleme verstärken.
Mangel an Sicherheit
Ein Mangel an Sicherheit ist ein weiterer häufiger Nachteil der manuellen Abrechnung. Möglicherweise können Unternehmen nicht verhindern, dass Mitarbeiter vertrauliche Daten in Papierbüchern und Journalen prüfen. Dateien, die auf einem Computer kopiert und gespeichert werden, sind möglicherweise weniger sicher. Dies kann es Mitarbeitern ermöglichen, Finanzinformationen durch Betrug oder Unterschlagung zu missbrauchen. Verärgerte Mitarbeiter können die Informationen irreparabel beschädigen und wichtige Finanzunterlagen zerstören.
Nur wenige Exemplare verfügbar
In großen Unternehmen ist die manuelle Buchhaltung oft schwierig, da mehrere Ledger und Journale fehlen. Die meisten Unternehmen verfügen über ein Journal für die Kreditorenbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung, die Personalabrechnung, das Anlagevermögen usw. Dies bedeutet, dass jeweils nur ein Buchhalter an einem Journal arbeiten kann. Die Aufteilung dieser Ledger in Nebenbücher kann zu einer geringeren Sicherheit und möglicherweise zu einer Vervielfältigung von Informationen im Buchhaltungssystem führen.
