Scheduling ist eine der profanen administrativen Aufgaben, die niemand machen möchte. Wenn jedoch keine systematische Methode zur Erfassung wichtiger Termine und Meilensteine entwickelt wird, können die besten Pläne zerstört werden. Ein Hauptkalender sollte wichtige Daten enthalten, automatisiert sein und ein Tickler-System enthalten, um Personen über anstehende Daten zu informieren. Um einen Masterkalender effektiv zu erstellen, muss er intuitiv, effizient und für alle Benutzer gut geschrieben sein.
Bestimmen Sie eine Person, die für Wartung und Backup verantwortlich ist. Diese Person sollte für die Überprüfung und Eingabe von Schlüsseldaten im Kalender vor der Verteilung verantwortlich sein.
Geben Sie die endgültigen Termine und Fristen ein. Endtermine sind vielleicht der wichtigste Grund, einen kommunalen Meisterkalender zu erstellen und zu pflegen. Diese Daten sollten hervorstechen und fett, farbig oder in Großbuchstaben eingegeben werden.
Arbeiten Sie mit Fachleuten und Supportmitarbeitern zusammen, um die Tickler-Termine vor dem Stichtag festzulegen. Dies ist abhängig von der Aktivität und Organisation. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht eine Woche vor einem großen Budget-Meeting eine Erinnerung einreichen. Für eine Happy Hour der Gruppe ist möglicherweise nur eine Stunde vor dem Ereignis eine Erinnerung erforderlich. Sie möchten auch rechtzeitig für die Reise bauen, wenn sich die Veranstaltung nicht im unmittelbaren Büro befindet.
Bestimmen Sie einen Prozess, um Benutzer über Änderungen zu informieren. Dies kann ein formeller oder informeller Prozess sein. Es sollte jedoch in den Verfahren klar umrissen werden. Sie müssen auch eine Möglichkeit angeben, um die Änderung zu bestätigen. Dies kann eine schnelle E-Mail mit einer Bestätigungsanfrage an alle Mitarbeiter oder Besprechungsteilnehmer sein.
Stellen Sie eine Option bereit, um Folgetermine aufzunehmen. Folgetermine sind Termine, die sich aus einem anderen Meeting ergeben. Das heißt, sie sind an ein ursprüngliches Meeting angehängt. Ein Beispiel wäre eine AR (erforderliche Aktion), die vor dem nächsten Meeting abgeschlossen werden muss. Die Möglichkeit, Folgetermine an das ursprüngliche Meeting anhängen zu können, ist eine gute Möglichkeit, den Prozess zu automatisieren und das nächste Meeting oder die nächste Veranstaltung effizienter zu gestalten.
Drucken Sie den Hauptkalender täglich und wöchentlich aus und verteilen Sie ihn. Dies ist abhängig von der Organisation optional.
Platzieren Sie den Kalender an einem zentralen Ort. Dies kann online, in einer gemeinsam genutzten Datei oder in einem gemeinsam genutzten Bulletin Board sein.
