Der Erfolg oder Misserfolg einer Organisation hängt oft von ihrer Fähigkeit ab, mit ihren Mitgliedern zu kommunizieren, so The Communications Department der California State University. Neue Technologien, gemischt mit kulturell unterschiedlichem Publikum, haben die Bedeutung der Organisationskommunikation erhöht, das Feld jedoch auch komplexer gemacht. Das Verständnis einiger allgemeiner Hindernisse kann die Kommunikationsfähigkeit eines Unternehmens verbessern.
Fehlerhafte Struktur
Das Publikum braucht eine Struktur, um eine Nachricht zu verstehen, und viele Kommunikationen sind zum Scheitern verurteilt, weil ihnen die richtige Organisation fehlt. Die Struktur ist kritisch, denn ohne Einführung, Körper und Nähe kann das Publikum die Informationen nur schwer aufbewahren, abrufen und verarbeiten. Diese Regeln gelten für jegliche Kommunikation, von E-Mails bis zu öffentlichen Präsentationen und für Zielgruppen jeder Größe.
Annahmen
Zwei verbreitete Kommunikationsannahmen bedeuten ein Desaster für den Erfolg einer organisatorischen Kommunikation. Man geht davon aus, dass alle Mitglieder der Organisation über dieselbe Wissensbasis wie der Absender der Nachricht verfügen. Die andere geht davon aus, dass sich Informationen von selbst aus genau und effektiv verbreiten, wenn nur ein oder zwei Mitglieder sie erhalten. Die Free Management Library, ein Online-Leitfaden für Führungsartikel, empfiehlt dem Management, mit seinen Mitgliedern proaktiv, durchdacht und strategisch zu kommunizieren. Zu den spezifischen Empfehlungen der Free Management Library gehören regelmäßige Treffen zwischen Mitarbeitern und Führungskräften sowie zwischen verschiedenen Abteilungen. Weitere Tipps umfassen das schriftliche Kopieren von Stellenbeschreibungen, Mitarbeiterhandbüchern und anderen wichtigen Unternehmensmaterialien.
Übermäßige Abhängigkeit von der Technologie
Eine zu große Abhängigkeit von neuen Technologien wie SMS, Twitter oder anderen Social-Media-Websites kann dazu führen, dass nicht alle Mitglieder der Organisation die Nachricht buchstäblich erhalten. Ein schickes Blog ist beispielsweise für Mitglieder, die eine Aufgabe ohne Internetzugang ausführen müssen, nicht so nützlich. Jim Shaffer, Autor von "The Leadership Solution", empfiehlt den Verantwortlichen für die Organisationskommunikation, ihre Pläne zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie Methoden verwenden, die Informationen liefern, die Kunden und Mitarbeiter benötigen, anstatt sich auf trendige oder attraktive Formate zu verlassen.
Zu viel Information
Ein weiterer häufiger Irrtum ist der Glaube, dass das Hinzufügen von Details zu Details zu einer Kommunikation überzeugender wird, wenn tatsächlich zu viele Informationen ein Publikum abschalten. Einfachheit ist der Schlüssel zum Aufbau einer organisatorischen Kommunikation, die bei einem Publikum bleibt. Unabhängig davon, wie sehr Sie ein Produkt lieben, eine Idee verstehen oder Erfahrung mit einer Branche haben, halten Sie sich an zwei oder drei Hauptpunkte, anstatt über alles, was Sie wissen, zu sprechen oder zu schreiben, um Ihre Botschaft zu vermitteln.
Nonverbals vergessen
Die Verantwortlichen für die organisatorische Kommunikation müssen auf nonverbale Signale achten, die entweder eine vorbereitete Nachricht verbessern oder deren Bedeutung vollständig beeinträchtigen oder verzerren können. In der westlichen Kultur zeigen Augenkontakt, richtige Körperhaltung und der Situation angemessene Kleidung, dass der Absender der Nachricht interessiert ist, respektvoll, aufrichtig und glaubwürdig ist, so mindtools.com.
