Bei Geschäftsvorgängen kann es vorkommen, dass ein Problem auftritt, das nicht einfach durch Telefonanrufe gelöst werden kann. Probleme können sich aus der Qualität der eingegangenen Ware, verspäteten Lieferungen, schlechtem Service, Zahlungsstrafe oder nicht fristgerechter Erledigung einer Aufgabe ergeben. Sie müssen Ihre Bedenken schriftlich formulieren.
Überprüfen Sie die Bestellung und die Vereinbarung auf die fraglichen Bedingungen für Waren oder Dienstleistungen, mit denen Sie nicht zufrieden sind. Wenn Sie bereits telefoniert haben, senden Sie einen Brief mit den Problemen und den Angaben des Verkäufers.
Schreiben Sie dem Lieferanten einen Brief mit Ihren Bedenken. Behalten Sie Kopien aller Briefe, die Sie an den Verkäufer senden. Senden Sie nach jeder Kontaktaufnahme dem Verkäufer eine Bestätigungs-E-Mail, in der die zufriedenstellend behandelten Probleme und alle noch offenen Probleme aufgeführt sind. Dies kann eine kurze Notiz sein, aber respektvoll und professionell bleiben.
Wenn Sie keine vollständige Zufriedenheit erhalten haben, müssen Sie Ihre Beschwerden in einem formelleren Unzufriedenheitsschreiben an einen Verkäufer angeben. Die wichtigsten Punkte, die in das Schreiben aufgenommen werden sollen, sind: Vertragsbedingungen, Liefer- oder Leistungstermine, aufgetretene Probleme und Kopien der E-Mails, die Sie bezüglich der Probleme gesendet haben.
Eine Klage ist zwar immer möglich, um ein Problem mit einem Verkäufer zu lösen, dies sollte jedoch der letzte Ausweg sein. Klagen sind teuer und zeitaufwändig. Wenn eine Klage unbedingt erforderlich ist, sind die Beschwerdebriefe des Verkäufers ein großer Gewinn für Ihren Fall.
Tipps
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Halten Sie den Ton professionell und verwenden Sie keinen Sarkasmus oder Drohungen. Das Ziel ist es, Probleme zu lösen, die sie nicht verschlimmern.
