Wie prüfe ich einen Lieferanten?

Qualitätslieferanten sind ein notwendiger Bestandteil einer Organisation, da sie Waren und Dienstleistungen bereitstellen, die Sie für Ihre Kunden einsetzen. Die Geschäftspraktiken von Lieferanten haben einen direkten Einfluss auf Ihre Organisation. Wenn Sie einen Lieferanten haben, der Ihre Produkte nicht rechtzeitig liefern kann, wirkt sich dies direkt auf Ihren Umsatz aus. Die Auditierung eines Lieferanten ist ein notwendiger Bestandteil eines Qualitätsmanagementsystems. Sie können sich entscheiden, einen neuen Lieferanten zu auditieren, weil Sie erwägen, ihn für Ihre geschäftlichen Anforderungen zu verwenden, oder Sie entscheiden sich, einen aktuellen Lieferanten aufgrund eines Vorfalls zu prüfen, der in der Vergangenheit aufgetreten ist.

Wenden Sie sich an Ihren Lieferanten, um einen Zeitpunkt für die Durchführung des Audits festzulegen. Achten Sie auf die Reaktion Ihres Lieferanten, insbesondere, ob er für die Durchführung eines Audits empfänglich ist oder nicht. Berücksichtigen Sie die Zeit Ihres Lieferanten und versuchen Sie, eine Prüfungszeit zu vereinbaren, von der beide Seiten profitieren.

Entwickeln Sie Ihren Prüfplan und überprüfen Sie die Qualitätshistorie Ihres Lieferanten. Ihr Prüfplan hängt von Ihrem Grund für die Durchführung der Prüfung ab. Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Lieferanten Produktionsprobleme hatten, sollten Sie mehr Zeit für die Überwachung des Produktionsbereichs aufwenden.

Kommen Sie rechtzeitig zu Ihrem Lieferanten. Es ist wichtig, dass Sie den Zeitplan Ihres Lieferanten berücksichtigen. Versuchen Sie nach Möglichkeit, Ihr Audit nicht neu zu planen, da dies Ihr Unternehmen unprofessionell erscheinen lässt.

Achten Sie auf den Parkplatz, den Müllcontainerbereich und den Front Office-Bereich, um zu sehen, ob sie ordentlich sind. Beachten Sie, wenn Sie professionell und höflich begrüßt werden. All dies spiegelt die Grundsätze des Managementteams des Lieferanten wider.

Machen Sie eine Tour durch die Anlagen. Suchen Sie nach Ausrüstungsfehlern oder Sicherheitsproblemen. Erkundigen Sie sich, wie viele Leiharbeiter und wie viele Mitarbeiter in den Einrichtungen arbeiten. Überprüfen Sie die Versandrichtlinien des Lieferanten und beobachten Sie die Produktions- und Montageprozesse. Dokumentieren Sie die Haltung des Managers, während Sie die Anlagen besichtigen und Ihre Prüfung durchführen.

Sehen Sie sich die Rechnungen und Preiskalkulationen eines vorhandenen Lieferanten an, um sicherzustellen, dass der Lieferant Sie korrekt belastet. Suchen Sie nach Abweichungen bei der Preiskalkulation, z. B. ungenauen Kosten und Preisänderungen, die vor dem geplanten Zeitpunkt vorgenommen wurden. Arbeiten Sie mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung zusammen, um nach Inkonsistenzen in Lieferantenrechnungen zu suchen, einschließlich unerklärlicher anderer Gebühren und ungenauer Versand- und Transportgebühren.

Überprüfen Sie die Geschäftsbedingungen eines neuen Lieferanten. Nach einigen Monaten der Verwendung eines neuen Lieferanten sollten Sie eine Beispielcharge der Rechnungen des Lieferanten Zeile für Zeile und die Geschäftsverträge überprüfen, um zu sehen, ob die Bedingungen übereinstimmen. Wenn Sie eine Diskrepanz feststellen, die zeigt, dass Sie zu viel berechnet haben, wenden Sie sich an den Lieferanten, um eine Rückerstattung zu verlangen.

Machen Sie gute Notizen von den Dingen, die Sie beobachten. Dies wird Ihnen helfen, wenn es an der Zeit ist, Ihre Bewertung zu schreiben und dem Management vorzulegen. Fügen Sie Ihren Notizen so viele Details wie nötig hinzu, damit Sie Probleme effektiv angehen können.

Schreiben Sie Ihre Bewertung. Beziehen Sie alle Empfehlungen in Ihre Bewertung ein und unterstützen Sie sie mit Nachweisen. Wenn Sie beispielsweise ein neues Gerät empfohlen haben, dokumentieren Sie das defekte Gerät, das Sie während der Prüfung festgestellt haben. Stellen Sie dem Lieferanten die Bewertung zur Verfügung und besprechen Sie alle Bedenken Ihres Lieferanten.