Ein Inventarsystem ist für die Kontrolle der Einkaufskosten und das Erreichen der Kundendienstziele unerlässlich. Ein elektronisches Bestandsverwaltungsprogramm ist zwar ein hilfreiches Verwaltungswerkzeug, der Schlüssel zu einem guten System liegt jedoch in der Stärke der von Ihnen erstellten Verfahren. Zu den wichtigsten Elementen eines ausgereiften Systems gehören Artikelbeschreibungen, ein Nummerierungssystem, Standardmaßeinheiten und eine genaue Artikelkennzeichnung.
Artikelbeschreibungen und -nummern
Erstellen Sie eine Bestandsliste mit einer Beschreibung und einer eindeutigen vier- bis achtstelligen Nummer für jeden Artikel. Eine bewährte Methode zum Erstellen einer Beschreibung besteht darin, mit einem Nomen zu beginnen und dann Adjektive in absteigender Reihenfolge der Wichtigkeit zur Beschreibung des Elements zu verwenden. Beschreibungen wie "Tasse, Kaffee, groß, braun", "Tasse, Kaffee, mittel, weiß" und "Tasse, Kaffee, klein, weiß" sind einige Beispiele. Artikelnummern sollten lediglich einen Artikel identifizieren und nicht beschreiben. Sie können jedoch einige Buchstaben aus der Beschreibung am Anfang Ihrer Artikelnummer einfügen, um das Auffinden von Artikeln zu erleichtern. Zum Beispiel könnten Sie die Nummer "CUC101" zur Identifizierung einer Kaffeetasse und die Nummer "CUS101" zur Identifizierung einer Soda-Tasse verwenden.
Entscheiden Sie sich für Standardmaßeinheiten
Erstellen Sie eine Liste genehmigter Mengeneinheiten, um Auswahllisten und Inventarberichte zu erläutern. In den meisten Unternehmen sind Standardkennzahlen die Einheiten, in denen Sie normalerweise einen Artikel kaufen. Gebräuchliche Einheiten sind Abkürzungen für Begriffe wie Stück, Fuß, Pfund oder Gallonen. In den Best-Practice-Richtlinien wird empfohlen, eine Abkürzung zu wählen und sowohl die Rechtschreibung als auch das Aussehen einheitlich anzuwenden.
Standortnamen festlegen
Durch zugewiesene Standorte können Artikel in jedem Lagerraum oder Lagerhaus leichter gefunden werden, egal wie groß sie ist. Wenn Sie Artikel an mehreren Orten lagern, geben Sie jedem Standort einen Namen oder eine Codenummer, z. B. „M“ für das Hauptlager und „S“ für überschüssige Lager. Dann teilen Sie den Raum in Abschnitte auf und geben Sie jedem einen eindeutigen Namen. Beispielsweise können Abschnitte einer Gang- oder Abteilungsnummer entsprechen. Schließen Sie diese Aufgabe ab, indem Sie Regalpositionen für bestimmte Inventarartikel ermitteln. Die Clearly Inventory Company empfiehlt die Verwendung eines Nummerierungssystems, bei dem die niedrigste Nummer dem obersten Fach entspricht und zum Boden hin abfällt. Ein Etikett wie „M-2-4“ zeigt beispielsweise an, dass sich ein Artikel im vierten Regal in Gang zwei des Hauptlagers befindet.
Beschriften und Lagerbestand
Legen Sie für jede Inventarposition ein Etikett an, das der von Ihnen erstellten Bestandsliste entspricht. Führen Sie eine Inventurzählung durch, während Sie Artikel, Mengeneinheiten und Standortinformationen kennzeichnen, speichern und in eine Inventardatenbank eingeben. Drucken Sie das Kommissionieren und Empfangen von Dokumenten aus der Datenbank aus und verwenden Sie diese, um die Datenbank zu aktualisieren und Inventarberichte zu erstellen.
