Ein Arbeitszeitplan erleichtert die Organisation der Mitarbeiter und die Planung der Arbeitspläne im Voraus. Bitten Sie die Mitarbeiter, erste, zweite und dritte Anfragen zu bevorzugten Arbeitszeiten und -tagen zu stellen, um Beschwerden, Änderungen in letzter Minute und anhaltender Verspätung zu vermeiden. Sorgen Sie für eine ausreichende Abdeckung, wenn dies möglich ist, so dass die Arbeitsschichten stressfrei und effizient sind. Stellen Sie das Diagramm online zur Verfügung oder drucken Sie Kopien für jeden im Büro.
Laden Sie eine Arbeitszeitvorlage herunter. Wählen Sie eine Arbeitgeberzeitplanungssoftware aus, die für die Planung einer Arbeitswoche oder die Organisation von Schichtplänen konzipiert ist. Kostenlose Versionen sind online verfügbar. Für fortgeschrittene Software ist jedoch ein Abonnement oder eine einmalige Gebühr erforderlich.
Ändern Sie das Jahr, den Monat, die Woche und die Startzeit mithilfe der bereitgestellten Installationsanweisungen. Wählen Sie beispielsweise einen zweiwöchigen Arbeitsplan aus, der am 2. März 2011 beginnt und am 15. März 2011 endet.
Geben Sie den Namen jedes Arbeiters ein, der für eine bestimmte Schicht eingesetzt werden soll. Wenn beispielsweise John Q. Public um 9 Uhr morgens mit der Arbeit beginnt und um 15 Uhr endet, geben Sie seinen vollständigen Namen oder seine ID-Nummer in die entsprechenden Zeitfenster ein.
Schichten so organisieren, dass eine ausreichende Anzahl von Arbeitern für jede Schicht gilt. Weisen Sie Aufgaben innerhalb des Diagramms zu oder erstellen Sie ein zweites Diagramm, um Aufgaben zu organisieren. Ordnen Sie die zweite Karte nach Morgen-, Mittags- und Schlussschicht. Erstellen Sie bei Bedarf ein separates Diagramm für Mitarbeiter und Management.
Klicken Sie auf "Speichern", um die Änderungen zu speichern. Geben Sie einen Dateinamen ein, z. B. „Zweiwöchentlicher Büroarbeitszeitplan für März 2001“. Sperren Sie den Zeitplan mit einem vom Benutzer ausgewählten Kennwort, falls dies möglich ist, um Änderungen durch nicht autorisiertes Personal in letzter Minute zu vermeiden.
Drucken Sie den Zeitplan auf ein normales Blatt Papier im Letter-Format oder wählen Sie das Papierformat aus, das Ihren Büroanforderungen entspricht. Wenn die Vorlage auf eine Firmenwebsite hochgeladen werden kann, geben Sie den Mitarbeitern Kennwörter, um den Zeitplan rund um die Uhr anzuzeigen.
