Wenn eine Organisation externe Hilfe für ein Projekt sucht, gibt sie häufig eine RFP oder eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen aus. Die Auftragnehmer antworten dann auf die Ausschreibung und erläutern, wie sie das Projekt unterstützen können und warum ihr Unternehmen oder Team die beste Option für die Aufgabe ist. Um möglichst vollständige Antworten zu erhalten und die richtige Wahl zu treffen, müssen die RFP einige grundlegende Informationen enthalten.
Eine Ausschreibung muss immer mit einer Einführung und einem Überblick über die ausstellende Organisation und das Problem oder Projekt, bei dem Hilfe benötigt wird, beginnen. Die Einführung umfasst in der Regel nicht mehr als ein oder zwei Absätze und muss auch das Fälligkeitsdatum des Projekts und das vorgeschlagene Budget enthalten. Durch die Einbeziehung dieser Informationen können Unternehmen entscheiden, ob sie auf die Ausschreibung reagieren.
Projekt Details
Der zweite Teil einer RFP muss Details zu dem spezifischen Projekt oder Programm enthalten. Geben Sie Einzelheiten zu Zweck und Struktur des Projekts sowie Details zu dem daran arbeitenden Team, Ort, Zeitplan und Status an. Diese Informationen helfen den Befragten, den Kontext des Projekts zu verstehen. Sie können dann ihre Antwort an die Bedürfnisse der anfragenden Organisation anpassen.
Leistungsumfang
Eine RFP muss genau angeben, welche Dienstleistungen Sie von einer externen Firma suchen. Dieser Leistungsumfang ist wahrscheinlich der wichtigste Teil der Ausschreibung, da die befragten Unternehmen sorgfältig darauf achten werden, Vorschläge zu entwickeln, die alle Ihre Bedürfnisse erfüllen. Sie müssen zwar bestimmte Aufgaben einschließen, die für den Abschluss des Projekts von entscheidender Bedeutung sind, die Liste der erforderlichen Dienste muss jedoch relativ allgemein sein, da jedes antwortende Unternehmen seine eigene Herangehensweise an das Projekt hat. Wenn Sie zulassen, dass Fremdfirmen ihre Ideen und Prozesse detailliert beschreiben, können Sie eine fundiertere Entscheidung über das beste Unternehmen für den Job treffen.
Budget
Während einige Unternehmen, die RFPs ausgeben, zögern, Budgetinformationen anzugeben, sollten Sie, wenn Sie ein striktes Budget haben, diese in die RFP aufnehmen. Die Ausschreibung muss einen Abschnitt enthalten, in dem die Unternehmen aufgefordert werden, detailliert anzugeben, wie sie das Budget verwenden möchten, sowie eine Aufschlüsselung ihrer Abrechnungs- und Zahlungsanforderungen und -verfahren. Geben Sie auch Informationen über die Art des Vertrags, den Sie vergeben, und die Dauer des Vertrags an.
Qualifikationen
Wenn Sie sich für eine externe Firma für die Zusammenarbeit mit Ihrer Firma entscheiden, möchten Sie die beste und am besten qualifizierte Firma, die Sie sich leisten können. Die Ausschreibung muss einen Abschnitt enthalten, in dem die antwortenden Unternehmen ihre Qualifikationen für den Job detailliert beschreiben können. Wenn Sie nach bestimmten Erfahrungen suchen, bitten Sie die Befragten, ihre Fähigkeiten und Erfahrungen in diesem Bereich detailliert anzugeben. Außerdem können Sie Referenzen anfordern, entweder für das gesamte Unternehmen oder für die einzelnen Teammitglieder.
Bewertung und Einreichung
Die Angebote müssen eine Aufschlüsselung der Bewertungskriterien und Anweisungen für die Einreichung des Vorschlags enthalten. Seien Sie klar und präzise und geben Sie Datum und Uhrzeit der Frist sowie eine spezifische Adresse an, an der Sie Vorschläge erhalten. Wenn es Umstände gibt, die zur sofortigen Disqualifikation führen würden, dann schließen Sie diese auch ein.
