Um ihre Angestellten für geleistete Dienste bezahlen zu können, müssen Arbeitgeber ein Abrechnungssystem entwickeln. Durch dieses System führt der Arbeitgeber eine Lohnabrechnung durch, die zeitnah und genau erfolgen muss, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen entsprechend erhalten. Die Art des Abrechnungssystems hängt vom Arbeitgeber ab.
Manuelle Abrechnung
Eine manuelle Abrechnung erfolgt von Hand. Dies bedeutet, dass alle Lohnberechnungen auf Papier durchgeführt werden. Dies beinhaltet die Berechnung von Stunden, gesetzlichen Abzügen (Steuern) und unfreiwilligen Abzügen (Kranken- und Rentenleistungen). Die Verwendung eines manuellen Abrechnungssystems hat den Vorteil, dass es sehr wenig kostet. Die manuelle Gehaltsabrechnung erfordert jedoch viel Zeit und Energie. Außerdem gibt es bei dieser Methode mehr Platz für Fehler. Die Gehaltsabrechnungen und Steuererklärungen der Angestellten sind daher für Ungenauigkeiten anfällig. Insbesondere aufgrund von Strafen seitens der Regierung können Fehler bei der Steuererklärung teuer werden.
Computergestützte Gehaltsabrechnung
Ein computergestütztes Gehaltsabrechnungssystem kauft der Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnungssoftware und verwendet sie als Mittel zur Verarbeitung der Gehaltsabrechnung. Diese Methode ist viel schneller als ein manuelles Abrechnungssystem. Einige Unternehmen stellen internes Personal für die Personalabrechnung ein, um ihre Personalabrechnung über das computergestützte Abrechnungssystem abzuwickeln. Das Personal der Lohnbuchhaltung ist dafür verantwortlich, alle zu zahlenden Löhne in das System einzugeben. Das System berechnet die Löhne, speichert Abrechnungsinformationen und druckt Schecks. Der Lohnbuchhalter kann auch auf Lohnabrechnungsberichte zugreifen, die es ihm ermöglichen, Fehler zu überprüfen und zu korrigieren, bevor der Mitarbeiter seinen Gehaltsscheck erhält. Die computergesteuerte Abrechnung reduziert auch die Anzahl der zu erledigenden Unterlagen, da die meisten Abrechnungsinformationen im System gespeichert werden können.
Externe Abrechnung
Mehrere Arbeitgeber ziehen es vor, ihre Lohnbuchhaltung an Unternehmen wie Paychex und ADP auszulagern. Diese externe Dienstleistung gibt dem Arbeitgeber mehr Zeit, sich auf andere Angelegenheiten der Lohnbuchhaltung zu konzentrieren. Eine externe Abrechnungsdienstleistung ist in der Regel für die gesamte Verarbeitung der Abrechnung ihrer Kunden verantwortlich, einschließlich Anpassungen der Abrechnung, Steuererklärungen und W2-Emissionen. Der Arbeitgeber muss lediglich die zu zahlenden Daten an die Gehaltsabrechnung zu zahlen; Gegen eine Gebühr übernimmt die Gehaltsabrechnung die Gehaltsabrechnung.
Ein System auswählen
Sehr kleine Unternehmen (weniger als 10 Angestellte) können ein manuelles Abrechnungssystem verwenden, wenn die Stunden pro Zahlungsperiode tendenziell gleich bleiben. Dieses System ist jedoch so veraltet, dass sich viele Unternehmen dieser Größe für ein computergestütztes System oder einen externen Abrechnungsservice entscheiden. Größere Unternehmen beschäftigen in der Regel Personal für die Personalabrechnung und verwenden ein internes EDV-System für die Personalabrechnung oder einen externen Abrechnungsservice.
Payroll-Komplexität
Die Komplexität der Gehaltsabrechnung bestimmt häufig, welche Art von Abrechnungssystem der Arbeitgeber benötigt. Wenn es beispielsweise eine Verarbeitung mit mehreren Zuständen, mehrere Pfändungen und Aufträge für untergeordnete Unterstützungsleistungen sowie unterschiedliche Entgeltsätze und Gehaltszyklen gibt, ist der Arbeitgeber besser in der Lage, ein computergestütztes Abrechnungssystem mit einem internen Abrechnungspersonal zu verwenden oder seine Abrechnung einem Mitarbeiter zu übertragen externe Gehaltsabrechnung
