Die Mitarbeiter sind von ihren Gehaltsschecks abhängig, um ihren Lebensstil aufrechtzuerhalten. Sie erwarten daher von ihrem Arbeitgeber, dass sie korrekt und pünktlich bezahlt werden. Bei Gehaltsscheckfehlern geraten die Mitarbeiter oft in Panik. Es gibt mehrere Gründe, warum Abrechnungsfehler auftreten. Oft ist das Abrechnungssystem schuld.
Definition
Ein Abrechnungssystem ist das Medium, über das der Arbeitgeber seine Abrechnung abwickelt. Es gibt kein festes System, dem die Arbeitgeber folgen müssen. Dies hängt normalerweise von der Struktur und den Bedürfnissen der Organisation ab. Innerhalb des Systems muss eine Grundlage eingerichtet werden, z. B. ein Zahlungsdatum und eine Zahlungsmethode, z. B. direkte Einzahlung und / oder Live-Schecks.
Handbuch
Eine manuelle Abrechnung erfolgt vollständig von Hand. Die Probleme mit einem manuellen System sind vielfältig. Der Fehlerraum ist hoch, da alle Abrechnungsaufgaben manuell ausgeführt werden. Dies umfasst die Berechnung von Arbeitszeitnachweisen, Löhnen und Steuern, das Ausstellen von Schecks, das Vorbereiten von W2, die Überprüfung der Abrechnung und die Erfassung von Abrechnungstransaktionen. Steuerfehler können bei diesem System leicht auftreten, was zu Strafen seitens der Regierung führt. Ein manuelles Abrechnungssystem kann effektiv sein, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben.
Inhouse computerisiert
Ein eigenes computergestütztes Abrechnungssystem existiert, wenn der Arbeitgeber eine Abrechnungssoftware verwendet. Kleine Unternehmen verwenden im Allgemeinen eine Buchhaltungssoftware mit einer zugehörigen Gehaltsabrechnungsfunktion, wie z. B. Quickbooks. Große Unternehmen verwenden ein teureres und kundenspezifischeres Abrechnungssystem wie Ultipro, das über eine HR-Funktion verfügt. In diesem System sind betriebsinterne Mitarbeiter enthalten. Das Hauptproblem ist, dass es für den Arbeitgeber teuer sein kann. Sie muss den Gehältern Gehaltszahlungen und Sozialleistungen zahlen, außerdem muss sie die Software kaufen und warten. Systemstörungen können dazu führen, dass die Mitarbeiter der Lohnabrechnung Überstunden leisten, was zu Überstundenvergütungen und Kosten für den technischen Support führt.
Externe
Ein externes Abrechnungssystem liegt vor, wenn der Arbeitgeber seine Abrechnung an einen Abrechnungsdienstleister auslagert. Für eine geringe Gebühr entlastet ihn der Anbieter von sämtlichen Abrechnungspflichten, einschließlich der Leistungsverwaltung (z. B. Gesundheit und Ruhestand). Der Anbieter befindet sich normalerweise außerhalb des Standortes. Wenn Probleme mit der Gehaltsliste auftreten, weiß der Arbeitgeber dies möglicherweise erst am Zahltag. Wenn der Abrechnungsanbieter mehrere Kunden hat, kann es außerdem schwierig sein, sofort Hilfe zu erhalten, wenn Probleme mit der Abrechnung auftreten. Bestimmte Informationen, z. B. Steuerdokumente, sind möglicherweise nicht leicht zugänglich, wenn der Arbeitgeber einen Abrechnungsdienstleister verwendet. Er muss die Informationen anfordern, deren Eintreffen einige Zeit dauern kann.
Lösung
Es ist wahrscheinlich, dass Probleme mit der Gehaltsabrechnung auftreten werden. Der Schlüssel ist, sie zu minimieren. Der Arbeitgeber sollte die Anforderungen seines Unternehmens prüfen, bevor er das System einführt. Wenn sie zum Beispiel ein kleines Unternehmen hat, aber mit einem Wachstum rechnet, sollte ihr Lohnabrechnungssystem diese Fähigkeit bieten.
