Eine Organisationsprüfung kann aus der Analyse Ihrer Geschäftsfunktionen, der Mitarbeiterstruktur, der Betriebsprozesse oder einer Kombination davon bestehen. Für Kleinunternehmer umfasst eine effektive organisatorische Überprüfung die Struktur und Leistung Ihrer Abteilungen oder Funktionsbereiche sowie die Überprüfung der Mitarbeiter in jedem Bereich.
Untersuchen Sie die Funktionsstruktur des Unternehmens
Bestimmen Sie zu Beginn Ihrer Organisationsüberprüfung, welche Art von Organisationsstruktur Sie haben. Viele kleine Unternehmen beginnen mit einer flachen Struktur, die aus dem Eigentümer und mehreren Schlüsselmitarbeitern besteht, die zusammenarbeiten, um die Produktions-, Marketing-, Vertriebs-, Finanz- und Personalaktivitäten des Unternehmens zu steuern. Es gibt keine Manager, bei denen der Eigentümer alle oder die wichtigsten Entscheidungen trifft. Diese Struktur hat keine Schichten von Mitarbeitern wie Direktoren, Manager und Koordinatoren. Eine Funktionsstruktur teilt Ihre Organisation nach Aufgaben auf, z. B. Buchhaltung, Personalwesen, Produktion, Marketing und Vertrieb. Unternehmen mit dieser Struktur erstellen Abteilungen mit dedizierten Managern und einer Mitarbeiterhierarchie. Um diese Abteilungen und ihre Manager zu überwachen, können Unternehmen eine „C-Suite“ einrichten, die aus einem Managementteam mit einem Chief Executive Officer, einem Chief Operating Officer und einem Chief Financial Officer besteht. Größere Unternehmen verfügen über komplexere Strukturen, einschließlich Matrix- und Bereichsorganisationen, um viele Mitarbeiter, Abteilungen, Unternehmensbereiche und sogar verschiedene Unternehmen zu führen, die unter einem Unternehmensdach tätig sind.
Untersuchen Sie Ihr Organigramm
Wenn Sie die Art Ihrer Organisationsstruktur bestimmt haben, sehen Sie sich Ihr Organigramm an. Hierbei handelt es sich um ein Diagramm Ihrer Mitarbeiterpositionen, aus dem hervorgeht, wer wo arbeitet, wer für wen arbeitet und wie der "Totem Pol" Ihres Unternehmens ist. Vergleichen Sie Ihr Organigramm mit Ihrer Organisationsstruktur, um festzustellen, ob Ihre Positionen effektiv mit den verschiedenen Funktionen übereinstimmen, die Sie ausführen müssen. Zum Beispiel: Melden sich Ihre Vertriebsmitarbeiter an den Marketing Manager oder umgekehrt, und welche Vorteile / Probleme ergeben sich daraus? Beaufsichtigt Ihr Produktionsleiter Ihren Vertriebsleiter oder arbeitet er unabhängig?
Analysieren Sie Prozesse und Prozeduren
Nachdem Sie Ihre Funktionsbereiche und Ihre Mitarbeiter überprüft haben, bewerten Sie die Prozesse und Verfahren, die Ihr Unternehmen verwendet, um Produkte und Dienstleistungen vom Konzept bis zur Lieferung zu bringen.Untersuchen Sie nicht nur die Prozesse, die jede Abteilung für ihre Arbeit verwendet, sondern auch die Interaktion zwischen den Abteilungen. Verfügen Sie beispielsweise über ein nahtloses System für Vertriebsmitarbeiter, die Bestellungen eingeben, Ihre Buchhaltungsabteilung dann Kreditprüfungen durchführt und neue Kunden genehmigt, Ihre Lagerfüll- und Versandaufträge und Ihre Buchhaltungsabteilung Rechnungen sendet?
Überprüfen Sie die Finanzdaten
Wenn Sie nicht über ein Hauptbudget verfügen, erstellen Sie ein Budget, um die Auswirkungen Ihrer Vorgänge auf Ihr Endergebnis zu ermitteln. Ein Master-Budget ist ein Finanzinstrument, das Ihr Jahresbudget, Ihr Hauptbuch, Ihre Kapitalflussrechnungen, Ihre Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Ihre Bilanz- und Debitorenberichte integriert. Zählen Sie Ihre wichtigsten Ausgabenbereiche auf, z. B. Arbeit, Material, Verwaltung oder Marketing. Bestimmen Sie, ob Sie diese durch eine verbesserte Organisationsstruktur oder Neuausrichtung der Mitarbeiter oder durch bessere Prozesse und Abläufe reduzieren können. Ordnen Sie Ihre Einnahmequellen und Profit Center ein und bestimmen Sie, ob organisatorische oder personelle Änderungen Ihre Leistung in diesen Bereichen verbessern können.
Empfehlungen geben
Nachdem Sie Ihre Geschäftsstruktur, Ihr Organigramm, Prozesse und Verfahren analysiert haben, listen Sie die zu verbessernden Bereiche auf und machen Sie Vorschläge. Treffen Sie sich mit jedem Abteilungsleiter einzeln, um Ihre Ergebnisse zu überprüfen. Halten Sie sich mit den Rückmeldungen von Führungskräften an einem Gruppentreffen mit Ihren Führungskräften zusammen, um Ihre Ergebnisse zu diskutieren und um Informationen zu bitten. Teilen Sie ihnen Ihre Ziele mit, z. B. die Senkung der Gemeinkosten oder der Produktionskosten, die Verringerung des Abfalls, die Steigerung des Umsatzes oder die Verkürzung der Versandzeiten, der Retouren oder der Kundenbeschwerden. Verwenden Sie das Feedback des Teams, um Ihren Abschlussbericht und Ihre Empfehlungen zu erstellen.
