Durch eine effektive Überprüfung der Geschäftsprozesse wird sichergestellt, dass die Unternehmensabläufe die gewünschten Ergebnisse auf die effizienteste Weise erzielen. Sie können beispielsweise eine Geschäftsprozessprüfung durchführen, bevor Sie neue Hardware oder Software erwerben. Um eine Geschäftsprozessüberprüfung durchzuführen, stellen Sie ein Team von Mitarbeitern zusammen, das alle Ebenen der Organisation repräsentiert, die von Änderungen des aktuellen Geschäftsprozesses betroffen sind. Durch das Zusammenstellen der richtigen Mitarbeiter können Sie Probleme erkennen, Verbesserungspotenziale ermitteln, Projektmanager zuweisen, schnelle Korrekturen implementieren und einen langfristigen Plan entwickeln.
Planen Sie Ihren aktuellen Prozess. Listen Sie die kritischen Geschäftsprozesse auf, die zur Herstellung Ihrer Produkte und Dienstleistungen verwendet werden. Besprechen Sie Probleme in der aktuellen Umgebung, z. B. Verzögerungen beim Erhalt von Verbrauchsmaterial oder Probleme mit der Lieferantenqualität. Halten Sie eine Reihe von Besprechungen für das Team ab, um darüber nachzudenken, warum die Probleme bestehen und wie mit ihnen umgegangen wird. Recherchieren Sie, um zu erfahren, wie andere Unternehmen mit ähnlichen Problemen umgehen. Verwenden Sie kostenlose Geschäftsprozess-Mapping-Tools wie Gliffy, Bonita Open Solution oder Questetra BPM, um Ihren aktuellen Prozess zu dokumentieren.
Überprüfen Sie die dokumentierten Geschäftsprozesse, um sicherzustellen, dass die Details die Geschäftsabläufe genau widerspiegeln. Verteilen Sie beispielsweise Fehlerbehebungsprozeduren an alle Mitarbeiter, die Kundendienstanrufe bearbeiten. Beobachten Sie das Personal anhand der Verfahren und notieren Sie jede Abweichung, um festzustellen, ob das Personal zusätzliche Fähigkeiten, Kenntnisse, Schulungen oder Erfahrung benötigt, um den Geschäftsprozess effektiv zu gestalten.
Mögliche Veränderungen erkennen. Bestimmen Sie, wie sich die Änderungen auf die aktuellen Verfahren auswirken können. Beobachten Sie das Personal, das Aufgaben ausführt, um Annahmen zu überprüfen. Befragen Sie Mitarbeiter, um sich über die Prozessprobleme Ihrer Organisation zu informieren. Führen Sie eine Umfrage durch oder führen Sie Fokusgruppen durch, um deren Verbesserungsvorschläge zu sammeln. Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie die richtige Lösung kennen, beispielsweise den Kauf neuer Hardware oder Software, ohne zu verstehen, wie sich das neue System auf die Organisation auswirkt.
Entwerfen Sie einen neuen Prozess. Bei der Neugestaltung von Geschäftsprozessen muss sichergestellt werden, dass alle Prozesse für Unternehmensfunktionen den aktuellen strategischen Zielen entsprechen. Optimieren Sie den Prozess basierend auf der im Rahmen der Geschäftsprozessprüfung durchgeführten Analyse. Überprüfen Sie Ihren neuen Prozess mit dem Team, um Abhängigkeiten zwischen Organisationen und mögliche Probleme zu ermitteln. Dokumentieren Sie alle vom Business Process Review Team empfohlenen Änderungen und veröffentlichen Sie die Schlussfolgerungen in einem Newsletter, einer E-Mail oder einem anderen Kommunikationsmechanismus des Unternehmens.
Bewerten Sie Ihre Implementierung. Messen Sie betriebliche Aktivitäten wie Kundenzufriedenheit, Produktfehler oder -kosten, um festzustellen, ob die durch Ihre Überprüfung erzielten Verbesserungen Auswirkungen haben. Führen Sie spätere Überprüfungen durch und passen Sie Ihre Prozesse entsprechend an, wenn innerhalb des erwarteten Zeitrahmens keine Verbesserungen vorgenommen wurden.
