Nach professionellen Standards müssen Auditoren Audits mit gebührender professioneller Sorgfalt planen. Dazu gehört das Verständnis der Geschäftsprozesse, Ziele und Risiken des Prüfkunden. Ein allgemeines Werkzeug, das bei der Auditplanung verwendet wird, ist die Checkliste oder der Fragebogen vor dem Audit. Die Prüfliste kann vielfältig eingesetzt werden, z. B. das Sammeln vorläufiger Informationen zum Umfang der Prüfung, das Bestimmen der wichtigsten Geschäftsrisiken, das Erkennen von Bereichen für mehr Aufmerksamkeit bei der Prüfung und die Unterrichtung des Kunden über den Datenbedarf.
Sammlung von Kundeninformationen
Checklisten vor der Prüfung werden häufig verwendet, um während der Planungsphase einer Prüfung wichtige Informationen vom Prüfungsmandanten zu sammeln. Bei einer Abschlussprüfung kann der Prüfer beispielsweise eine Prüfliste senden, in der er bestimmte Informationen wie Kontoauszüge, Leasingverträge und Versicherungspolicen für einen bestimmten Zeitraum anfordert. Ein Fragebogen kann auch an den Kunden gesendet werden, um wichtige Informationen zu Geschäftszielen und Risiken zu sammeln. Der Prüfer kann dieses Wissen nutzen, um die Feldarbeit der Prüfung zu zielen und zu priorisieren.
Audit Information Kommunikation
Eine Checkliste vor dem Audit kann auch als Werkzeug verwendet werden, um wichtige Informationen für den Audit-Client bereitzustellen. Beispielsweise kann eine Mitteilung Datum und Dauer einer bevorstehenden Prüfung, Umfang und Ziele und Prüfungsziele des vorläufigen Prüfauftrags, wie z. B. Büroräume und Anforderungen an den Datenzugriff, ankündigen. Diese Ankündigung kann mit vorläufigen Informationsanfragen kombiniert werden. Die Informationen können entweder während der Planung an den Prüfer weitergeleitet oder dem Prüfer am Prüfort zur Verfügung gestellt werden.
Interne Informationssammlung
Eine Checkliste vor dem Audit kann auch als internes Dokument für das Auditteam dienen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen gesammelt werden. Bei einer Checkliste kann es beispielsweise erforderlich sein, dass der Prüfer intern bestimmte Berichte und Metriken wie Abschlüsse und Leistungskennzahlen erstellt. Durch das Sammeln dieser Informationen unabhängig vom Prüfungsmandanten wird die Genauigkeit der Daten glaubwürdiger. Außerdem kann der Prüfer mithilfe eines Checklistenansatzes Informationen von Drittanbietern wie Lieferanten, Gläubigern und Kunden sammeln.
Interne Qualitätssicherung
Ein weiterer Zweck einer Checkliste vor der Prüfung besteht darin, sicherzustellen, dass die Richtlinien und Praktiken der internen Prüfung befolgt werden. Eine Checkliste kann beispielsweise Elemente wie erforderliche Daten, Berichte oder Analysen für jedes Audit oder die Genehmigung von Auditzielen, -umfang und -testverfahren durch das Auditmanagement enthalten. Andere Checklistenpunkte können die Kommunikation mit dem Audit-Client und die Überprüfung der Reiseabwicklung von Auditoren umfassen. Die Checkliste-Dokumentation kann externen Parteien glaubhaft machen, dass der Audit-Planungsprozess bestimmten Standards folgte.
