Die Organisationsstruktur wird von der Lamar University definiert als „das formale System von Aufgaben- und Berichtbeziehungen, das die Mitarbeiter kontrolliert, koordiniert und motiviert, damit sie zusammenarbeiten, um die Ziele einer Organisation zu erreichen.“ Die Verwaltung eines Büros kann je nach Geschäftsart unterschiedliche Organisationsstrukturen verwenden Jede in der Büroverwaltung verwendete Struktur hat Vor- und Nachteile. Bewerten Sie Ihr Büro und bestimmen Sie, welche Struktur am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Funktionelle Struktur
Eine funktionale Struktur teilt Personen mit ähnlichen Positionen, Fähigkeiten und Aufgaben in verschiedene Gruppen ein. Eine gemeinsame Funktionsstruktur ist ein Call Center für den Kundenservice. Jede Person führt dieselbe Aufgabe aus, verwendet dieselbe Ausrüstung und hat ein gemeinsames Ziel, um Kundenprobleme zu behandeln. Die Vorteile dieser Struktur sind, dass es einfach ist, mit einer bestimmten Gruppe zu kommunizieren, Entscheidungen schnell getroffen werden und Training und Entwicklung effektiver sind, da alle gleichzeitig das gleiche lernen. Die Nachteile dieser Struktur sind, dass sie die Vielfalt der Mitarbeiter einschränken, und es ist schwieriger, sich ändernde Anforderungen zu erfüllen.
Teilungsstruktur
Bereichsstrukturen sind breiter als funktionale Strukturen. Eine Funktionsstruktur basiert auf einer Gruppe von Personen mit der gleichen Aufgabe, während die Abteilungsstrukturen Teilabteilungen eines größeren Unternehmens sind. Wenn ein Unternehmen beispielsweise verschiedene Marken besitzt, kann eine Marke als eigene Abteilung betrachtet werden und verfügt über ein eigenes HR-Team, ein Marketing-Team, eine PR-Gruppe und eine Exekutivgruppe für die Division. Dies ermöglicht eine verbesserte Qualität der Produkte und Dienstleistungen, ein maßgeschneidertes Management, eine verbesserte Teamarbeit und eine schnelle Entscheidungsfindung. Diese Struktur erfordert jedoch hohe Betriebskosten, fördert nicht die Kommunikation zwischen den Abteilungen und erhöht die Konflikte.
Flache Struktur
Eine flache Struktur in der Büroverwaltung umfasst die Verwaltung und die Teammitglieder in Entscheidungsprozesse, Brainstorming und Feedback. Eine flache Organisation hat in Bezug auf Verwaltungsebenen eine begrenzte Hierarchieebene. Diese Struktur fördert eine offene Kommunikation und umfasst demokratische und delegative Verwaltungsstile.
Hohe Struktur
Eine große Organisationsstruktur hat mehrere Ebenen der administrativen Führung. Eine große Organisation verhindert, dass Mitglieder des Büros mit der Verwaltung interagieren. Rückmeldungen werden nicht ermutigt, und von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie den Anweisungen der Verwaltung ohne Fragen folgen. Ein maßgeblicher Verwaltungsstil wird häufig in hoch organisierten Bürostrukturen verwendet und wird häufig in Strafverfolgungsbehörden und im Militär gesehen.
